Системный подход.
Предполагает, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов. А именно: люди, структура, задачи и технологии, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды. Краткое изложение эволюции теории и практики управления дает общее представление о развитии научной мысли по менеджменту. Хронологическая последовательность этого развития предложено Меснером.
Лекция 3. Общие функции управления
Вся практика становления и развития менеджмента подтверждает большое значение функций менеджмента. Успешная управленческая деятельность в существенной мере определяется глубиной усвоения руководителем природы и содержания функций управления, уровнем их профессионального выполнения.
Функцией в менеджменте называют особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект.
Кабушкин Н.И. считает, что функции управления тесно связаны с процессом менеджмента, так как он представляет собой совокупность и непрерывную последовательность взаимосвязанный действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально – экономической системы.
Анализ Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления).
Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.
Таким образом, под функцией управления понимаются специализированные виды управленческой деятельности, характеризующиеся однородностью осуществляемых работ и их целевой направленностью.
В литературе по управлению до сих пор недостаточно разработана классификация функций управления по четко определенным признакам. Так называемый функциональный подход к управлению обычно представляется как логическая серия этапов, которые может выбирать руководитель, чтобы осуществлять процесс управления.
Дорофеев В.Д. отмечает, что деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в то же время неразрывно связанные функции необходимо при описании системы управления как интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели. Выделение каждой функции отдельно делается в процессе исследования и на практике достаточно условно, т.к. они обычно частично совпадают и переплетаются, часто невозможно определить, когда человек исследует или выполняет только одну функцию или где одна функция заканчивается, а другая начинается.
Надо отметить также, что хотя функции выполняются всеми руководителями, они выполняются неодинаково руководителями разного ранга. Следует также заметить, что руководители независимо от ранга редко выполняют все функции во всей полноте. Другими словами руководитель выполняет только часть функции планирования, часть функции организации и т.д. Поэтому очень важно понять соотношение основных элементов каждой функции в процессе управления.
Таким образом, категория функций управления является одной из фундаментальных в теории управления.
Функции управления - это часть управленческой деятельности. Они определяют формирование структуры управленческой системы. Невозможно найти один, универсальный принцип классификации функций управления. Правомерные различные принципы разделения одного и того же объема управленческой деятельности происходят не только под влиянием объекта управления, но и под влиянием законов, присущих самому управлению.
Автором развернутой классификации функций управления с позиций самого управления был Анри Файоль. Критерием классификации он взял фактор времени, и функции в его классификации предстают как последовательные этапы реализации управляющего воздействия и выделил пять основных функций:
1. предвидение и планирование, сущность которых состоит в реализации возможности оптимального использования ресурсов;
2. организация — «выстраивание структуры предпринимательства как материальной, так и человеческой;
3. отдание распоряжений — «поддержание активности в среде персонала»;
4. координация — «работа вместе, в тесной взаимосвязи, объединив усилия и гармонически действуя», что достигается путем постоянного циркулирования информации, организации регулярных встреч управляющего звена с персоналом;
5. контроль — «наблюдение за тем, чтобы все происходило в соответствии с установленными правилами и сделанными распоряжениями».
Большинство более поздних исследователей согласны с Файолем А.в том, что руководитель выполняет пять основных функций (планирование, организация, отдание распоряжений, координация и контроль), но их перечень отличается от функций по Файолю. Так, Десслер Г. приводит такой набор функций:
- планирование — постановка целей и стандартов, разработка правил и последовательности действий, разработка планов и прогнозирование некоторых возможностей в будущем;
- организация — постановка определенных задач перед каждым подчиненным, разделение на отделы, делегирование части полномочий подчиненным, разработка каналов управления и передачи информации, координация работы подчиненных;
- управление персоналом — решение вопроса об определении стандарта для кандидатов, подбор работников, их отбор, установка стандартов работы, компенсации работникам, оценка выполнения работ, консультирование работников, обучение и развитие работников;
- руководство — решение вопроса, как заставить работников выполнять работу, оказание моральной поддержки, мотивация подчиненных;
- контроль — установление таких стандартов, как квота продаж, качество, уровень продуктивности; проверка соответствия выполнения работ этим стандартам; их корректировка при необходимости.
В отличие от Файоля Адаир Д.— автор модели функционального руководства, описанной в его книге «Эффективное руководство», — полагает, что руководитель выполняет семь основных функций:
1. определение задания. По мнению Адаира, чтобы достичь поставленной цели, особенно при реализации долгосрочных проектов, ее необходимо разбить на ряд конкретных выполнимых заданий;
2. планирование. Задача руководителя состоит в том, чтобы негативную ситуацию превратить в позитивную с помощью творческого планирования. Необходимо творчески мыслить самому, пользоваться идеями других, оценивать возможные варианты и помнить, что в процессе анализа возможностей всегда больше, чем на исходной позиции;
3. инструктаж. После определения того, что делать для достижения цели и когда ее можно достичь, необходимо сформулировать, как это сделать. На этот вопрос отвечает третья функция руководителя — инструктаж. Для руководителя жизненно необходимо умение проводить собрания и писать четкие инструкции. Адаир называет пять основных разделов инструктажа: подготовка; разъяснение; упрощение; оживление; быть самим собой;
4. контроль. Адаир предупреждает, что бесполезно контролировать других, если вы не умеете контролировать себя;
5. оценка работы. Нельзя ожидать, что сотрудники будут хорошо работать, если они не видят результатов труда. Людям нужна оценка их работы. Очень важно, чтобы руководитель умел ценить и отмечать хорошую работу. Обычно оценка включает похвалу, сравнение и осуждение, и охватывает три сферы предположенного плана действий: оценка последствий; оценка работы коллектива; оценка сотрудников;
6. мотивация. Задача руководителя — применить теорию мотивации на практике. Успех стимулирует человека, поэтому высокие, но достижимые цели, регулярные отчеты, похвала, награды дают новый импульс и стимул для работы коллектива;
7. организация. Руководитель сам лично не обязан выполнять работу, но он должен быть уверен, что она выполняется, и будут завершена. Его задача состоит в том, чтобы инфраструктура работала эффективно и своевременно. Организованность подразумевает прежде всего самоорганизованность, а затем создание структуры, позволяющей коллективу эффективно выполнять работу.
Есть и другие подходы к классификации функций менеджмента. Так, в работе российских специалистов в области управления Зиновьева В.И. и Зиновьевой И.В. предлагается несколько нестандартный подход, и выделяются следующие функции менеджмента:
структура,
финансы,
бизнес-план,
маркетинг,
учет,
экономика,
логистика.
Такой подход основан на большом практическом опыте работы указанных авторов и активно используется практиками менеджмента, как в России, так и за рубежом.
Кузнецов Ю.В. предлагает собственную классификацию функций менеджмента, отраженных в таблице 1. В основе данной классификации положен принцип системности.
Таблица 1.
Классификация функций менеджмента
Критерий классификации |
Состав функций менеджмента |
Содержание управленческой деятельности |
- прогнозирование и планирование; -организация; - активизация (мотивация и стимулирование); - контроль; - координация; - регулирование; - исследование. |
Организационная роль функций |
- интеграция (объединение); - дифференциация (разделение). |
Направление деятельности |
- интрафункции; - инфрафункции (направленность на внешнюю среду). |
Сферы развития объекта управления |
- управление экономическими процессами (финансы, инвестиции); - управление социально-психологическими процессами (удовлетворенность трудом, атмосфера); - управление организационными процессами (изменения, перераспределение обязанностей); - управление технологическими процессами (технологии). |
Этапы производственного процесса |
- подготовка производства; - процесс производства; - обеспечение производства; - процесс реализации продукции. |
Тип производства |
Функции управления разнообразными блоками диверсифицированного производства |
Масштаб времени |
- стратегическое управление; - текущее управление; - оперативное управление. |
Этапность процесса управления |
- целеполагание; - определение ситуации; - определение проблемы; -решение. |
Основные факторы производственного процесса |
- управление продуктом; - управление персоналом; - управление информацией. |
Анализ описанных выше классификаций функций менеджмента позволяет утверждать, что область деятельности, называемая менеджментом фирмы, может быть разделена на отдельные функции, которые сосредоточены в трех основных группах:
- общее управление (установление нормативных требований и политики управления, политики инноваций, планирование, организация работы, мотивация, координация, контроль, ответственность);
- управление структурой предприятия (его создание, предмет деятельности, правовые формы, связи с другими предприятиями, территориальные вопросы, организация, реконструкция, ликвидация);
- конкретные области управления (маркетинг, НИОКР, производство, кадры, финансы, основные фонды).
Если структурные стороны деятельности предприятия определены, то все функции управления разделяются на общие и конкретные.
Общие функции выделяются по этапам (стадиям) управления. К ним относятся:
- прогнозирование и планирование;
- организация работы;
- мотивация;
- координация и регулирование;
- контроль, учет, анализ.
Функции, выделяемые по сфере деятельности, называются конкретными. К ним можно отнести:
- перспективное и текущее экономическое и социальное планирование;
- организация работ по стандартизации;
- учет и отчетность;
- экономический анализ;
- техническая подготовка производства;
- организация производства;
- управление технологическими процессами;
- оперативное управление производством;
- метрологическое обеспечение;
- технологический контроль и испытания;
- сбыт продукции;
- организация работы с кадрами;
- организация труда и заработной платы;
- материально-техническое снабжение;
- капитальное строительство.
Таким образом, общие функции управления представляют собой части управленческого цикла, определяют специализацию труда.
Галькевич Р.С. отмечает, что характерной особенностью общих функций является их взаимное проникновение друг в друга. Например, планирование организуется, координируется, стимулируется, контролируется, анализируется. Организация планируется, координируется, стимулируется, контролируется и т.д..
Теоретический анализ источников по проблеме сущности функций менеджмента позволяет сделать ряд выводов:
- функция управления - вид деятельности, основанный на разделении и кооперации менеджмента и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект со стороны субъекта управления;
- функции управления и установление объема работ по каждой функции являются основой для формирования структуры управляющей системы и взаимодействия ее компонентов;
- в настоящее время не существует единой классификации функций менеджмента.
Каждый человек планирует свою жизнь, ставит определенные цели и делает определенные попытки, чтобы их достичь. То же самое происходит и с организацией, которая развивается и совершенствуется в соответствии со стратегическими целями. Руководитель осуществляет общую координацию, направляя и организуя все человеческие ресурсы для движения организации вперед.
Когда цель достигнута, то ставится другая, т.е. управление – это циклический процесс, состоящий из конкретных управленческих работ, называемых функциями управления. Можно сказать, что функция определяет необходимые действия (шаги).
Функция управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.
Каждая функция управления характеризуется целевой направленностью и имеет свои особенности, однако все они взаимосвязаны между собой и образуют систему. Только их совокупность полностью раскрывает процесс управления.
Можно выделить следующие основные функции управления, которые называются практически всеми учеными в области менеджмента: планирование, организация, мотивация и контроль. Взаимосвязь этих функций представлена на риcунке 1.
Планирование
Организация
Мотивация
Контроль
Рис. 1.. Взаимодействие функций управления
Звальный П.Н. отмечает, что существует не только тесная связь между данными функциями, но и элементы этих функций являются составной частью каждой из них.
Действительно, для того, чтобы осуществить функцию планирования следует правильно организовать работу, мотивируя персонал.
Рассмотрим подробнее каждую из выделенных функций.
Планирование представляет собой начальную и особо важную, общую (универсальную) функцию в работе менеджеров организации независимо от иерархического уровня и специфики работы.
Кузнецов Ю.В. утверждает, что план организации должен быть достаточно детальным, чтобы можно было вовремя предвидеть и решать возникающие проблемы, а также координировать усилия различных подразделений.
Севостьянов И. отмечает гибкость планирования, чтобы специалисты могли реагировать на неожиданные возмущения со стороны внешней среды и с выгодой использовать появляющиеся возможности.
Руководители организации должны учитывать, что планирование – это экономическая функция управления, выступающая как основное средство использования экономических законов в процессе хозяйствования.
Следует заметить, что при планировании часто базируются на данных прошлого, но стремятся определить и контролировать развитие предприятия в перспективе.
В экономической литературе существует много подходов к пониманию природы планирования. В таблице 2. приведены наиболее распространенные определения планирования в организации.
Обобщая приведенные выше определения, можно сделать вывод, что большинство авторов в качестве необходимого элемента планирования выделяют определение целей организации и путей их достижения.
Таким образом, под функцией планирования понимается определение целей организации и путей их достижения.
Таблица 2.