Раздел 9 Оформление документов о трудовой деятельности работников

9.1 Порядок формирования личных дел работников

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Личное дело ведется кадровой службой соответствующей организации и хранится у нее. Работники этой службы несут ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в личном деле.

Нумерация личных дел производится по мере формирования новых дел и поступления их в кадровую службу на хранение. Личные дела регистрируются в специальном журнале по определенной форме (приложение 5 к Инструкции), которая содержит следующие сведения: номер дела; фамилия, имя, отчество государственного служащего; дата поступления личного дела на учет; дата снятия личного дела с учета.

Личные дела в кадровой службе хранятся как документы строгой отчетности. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя кадровой службы.

Выдача личных дел во временное пользование производится с согласия руководителя организации или руководителя кадровой службы под расписку в контрольной карточке (приложение 6 к Инструкции), которая заводится специально для этих целей. При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Самим работникам личные дела предоставляются для ознакомления только в помещении кадровой службы. Личные дела уволенных работников передаются в архив организации в установленном порядке.

Согласно требованиям нормативных актов по архивам и делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив, что в свою очередь предполагает их полное оформление. Полное оформление, кроме составления внутренней описи, включает в себя нумерацию листов дела, составление заверительной записи, переплет (подшивку) дела и др. Дела, не передаваемые в архив, подлежат частичному оформлению: такие дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительная надпись не составляется и т.д.

В соответствии со ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела, являются документами по личному составу.

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, обязаны оформлять и хранить документы по личному составу в целях обеспечения прав и законных интересов граждан (ст.9). Законом установлен предельный срок хранения таких документов, который составляет 75 лет (ст.19).

Следует иметь в виду, что право граждан на тайну личной жизни охраняется законодательством Республики Беларусь, а сбор и внесение в личные дела работников сведений об их личной жизни или членов их семей, других близких родственников запрещено законом. Согласно ст.28 Конституции Республики Беларусь государство обеспечивает свободу, неприкосновенность и достоинство личности, а каждый гражданин имеет право на защиту от незаконного вмешательства в его личную жизнь.

В соответствии с Инструкцией о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 03.07.1996 № 21, к таким сведениям относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации; об имущественном положении, источниках доходов; о деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной собственности (авторское право, изобретательское и патентное право, право на научные открытия, а также другие права, относящиеся к интеллектуальной деятельности в области производства, науки, литературы и искусства); сведениях, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, безопасности членов его семьи и имущества и др.

Закон РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» запрещает сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений о личной жизни государственного служащего или членов его семьи, других близких родственников, а также сведений об их вероисповедании и принадлежности к политическим партиям, другим общественным объединениям, преследующим политические цели, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами РБ.

Указом Президента РБ от 26.07.2004 № 354 «О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций» утверждено Положение об организации работы с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций. Данным Положением определяется порядок организации и основные направления работы с руководящими кадрами государственных органов и иных государственных организаций. Порядок формирования, хранения и использования данных о руководящих кадрах, ведения их личных дел определяется соответствующими правовыми актами государственных органов (организаций). На руководящих работников, должности которых включены в кадровый реестр Главы государства, оформляются дубликаты личных дел, хранящиеся в Администрации Президента Республики Беларусь.

9.2 Документы входящие в личное дело

1) Внутренняя опись документов личного дела (составляется по утвержденной форме согласно приложению 1 к Инструкции)

• Содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

• Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

• Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание»

2) Личный листок по учету кадров (оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции)

• Заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

• На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

• Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

3) Дополнение к личному листку по учету кадров (оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции)

• Отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами

4) Автобиография (составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4 и подписывается составителем с указанием даты)

• Кратко излагаются основные этапы жизни и деятельности работника в хронологическом порядке и отражаются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество;

- дата и место рождения;

- полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

- трудовая деятельность;

- профессия;

- общественная работа, участие в выборных органах;

- отношение к воинской службе и воинское звание;

- наличие правительственных и других наград и поощрений;

- сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях)

5) Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.)

• Включаются в личное дело и должны быть заверены в установленном порядке

6) Заявление о приеме на работу (оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке) (Приложение 6)

• В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления

7) Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)

8) Трудовые договоры (контракты) с работниками

• Включаются в состав личных дел по решению кадровой службы (специалиста по кадрам)

9) Заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника

• Данные документы включаются в процессе ведения личных дел работников

10) Копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

9.3 Порядок обеспечения нанимателей трудовыми книжками

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72) (далее — Инструкция), трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной работой. На основании записей в трудовой книжке определяется характер выполняемой работы и трудовой стаж (общий, непрерывный, стаж определенной работы (специальный стаж)).

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается на руководителей организаций. За своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу непосредственно отвечает специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) руководителя организации.

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях — иных мер воздействия. Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу нанимателем заполняется трудовая книжка утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 г. в соответствии с предъявляемыми работником документами в его присутствии. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и гербовой печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя — печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается, если иное не предусмотрено Инструкцией.

Так, в случае утраты трудовой книжки после истечения года со дня увольнения нанимателем по письменному заявлению работника, утерявшего трудовую книжку, выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью «Дубликат» (п. 51 Инструкции). На надомников, ранее не работавших, нанимателем заводятся трудовые книжки в порядке и на условиях, определяемых Инструкцией. (Приложение 16)

Трудовые книжки также ведутся на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору, который не позднее семи дней после его подписания сторонами должен быть зарегистрирован в местном исполнительном и распорядительном органе. На данных работников местным исполнительным и распорядительным органом оформляются трудовые книжки и вносятся записи на основании зарегистрированного трудового договора. В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь «О трудовых книжках работников» от 10 декабря 1997 г. № 1635 (в редакции постановлений Совета Министров Республики Беларусь от 11 июня 1999 г. № 882, от 20 апреля 2000 г. № 551, от 11 июля 2001 г. № 1023) Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь с учетом спроса организует изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в порядке и на условиях, определенных законодательством. Обеспечение нанимателей бланками трудовых книжек осуществляется через министерства, иные республиканские органы государственного управления, объединения, подчиненные Правительству Республики Беларусь, а также республиканские общественные объединения.

Предприятия с иностранными инвестициями обеспечиваются бланками трудовых книжек Министерством труда и социальной защиты на основании информации о зарегистрированных предприятиях с иностранными инвестициями, представляемой в 15­дневный срок со дня регистрации субъекта хозяйствования органом, уполномоченным осуществлять его государственную регистрацию.