Раздел 4 Документы поличному составу. Документальное оформление приема на работу и увольнения. Документирование движения кадров

4.1 Документы, предъявляемые при заключении трудового договора (ст. 26 ТК). При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю: 1) документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу).  В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь» документами, удостоверяющими личность, являются:

• паспорт гражданина Республики Беларусь;

• вид на жительство в Республике Беларусь;

• удостоверение беженца.

Вместе с тем, действие данного Указа не распространяется на иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих и временно проживающих в Республике Беларусь, за исключением лиц, которым предоставлен статус беженца в Республике Беларусь, и лиц, которым выдается проездной документ Республики Беларусь. Документом, удостоверяющим в Республике Беларусь личность иностранца, временно пребывающего или временно проживающего в Республике Беларусь, за исключением иностранцев, которым предоставлен статус беженца в Республике Беларусь, является документ для выезда за границу (статья 52 Закона Республики Беларусь «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь»); 2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя; 3) документ об образовании или документ об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы; 4) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством; 5) индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов); 6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинскую справку о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без указанных документов не допускается. Запрещается требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные законодательством. 4.2 Содержание и условия трудового договора Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон с соблюдением требований, предусмотренных ТК РБ.

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия:

1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

3) трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь;

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

7) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

  В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные по сравнению с частью второй настоящей статьи условия об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.

Трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон. 

4.3 Порядок оформления продления (перезаключения) контракта Контракт – это трудовой договор, заключенный в письменной форме на определенный срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде и предусматривающий конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника. Контракт является срочным трудовым договором (Приложение 7). Но если рассматривать по сути, то контракт имеет ряд особенностей, выделяющих его в самостоятельный вид трудового договора. В частности:

1. контракт содержит особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде, а обычный трудовой договор таких особенностей не имеет;

2. контракт заключается на условиях и в порядке, определенных постановлениями Совета Министров, а обычный трудовой договор заключается в общем порядке по соглашению сторон;

3. контракт должен содержать конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника, а для обычного трудового договора такого требования не установлено.

Декрет Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» предоставил право нанимателям заключать контракты на срок не менее одного года как с гражданами при приеме на работу, так и с работниками, трудовой договор с которыми был заключен на неопределенный срок. Сейчас контракты – достаточно распространенный вид трудового договора. Как показывает практика, допускается немало нарушений законодательства о труде применительно к контрактам в части их продления, перезаключения, прекращения. Когда срок контракта подходит к концу, в зависимости от конкретных обстоятельств, возможны следующие варианты:

• по соглашению сторон контракт продлевается или перезаключается на новый срок;

• если стороны или одна из сторон не видят смысла в сохранении трудовых отношений, то контракт прекращается в связи с истечением его срока по п. 2 ст. 35 ТК;

• если по истечении срока контракта ни одна из сторон не потребует его прекращения, то трудовые отношения продолжаются на условиях трудового договора на неопределенный срок.

 Согласно п. 12 Положения о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 сентября 1999 г. № 1476 (с последующими изменениями и дополнениями) изменение условий, продление или перезаключение контракта на новый срок производится по соглашению сторон в соответствии с действующим законодательством.

Действующее законодательство о труде не содержит определения правового термина «продление контракта». Продлить  в русском языке означает увеличить срок чего-нибудь. Поэтому можно сказать, что продление контракта – это увеличение срока его действия. Сроки продления контрактов действующим законодательством не определены, поэтому могут быть как менее одного года (например, 10 дней, 1 месяц, 6 месяцев и т. д.), так и более одного года. Главная особенность правового регулирования продления контракта заключается в том, что оно производится только по соглашению сторон. Конкретные сроки продления контракта также определяются соглашением сторон.

Обратим внимание, что при определении конкретного срока продления контракта следует руководствоваться п. 11 постановления № 2 Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29 марта 2001 г., согласно которому максимальный срок контракта не может превышать пятилетнего срока, установленного ст. 17 ТК для срочного трудового договора, если иное не предусмотрено законодательными актами (ст. 15 Закона Республики Беларусь «Об основах службы в государственном аппарате»). Если контракт так же, как и срочный трудовой договор, заключен на срок свыше пяти лет или на срок свыше установленного законодательными актами, то по истечении пятилетнего срока или срока, установленного законодательными актами, трудовые отношения считаются продолженными на неопределенный срок. После подписания сторонами условия о продлении контракта наниматель издает приказ (распоряжение) примерно следующего содержания: «С Ивановым Иваном Ивановичем (наименование структурного подразделения, должности, рабочего места) по соглашению сторон продлить контракт на 3 месяца с 10 января 2002 г. по 9 апреля 2002 г.». На основании этого приказа (распоряжения) производится соответствующая запись в трудовой книжке работника. Действующее законодательство не содержит также определения правового термина «перезаключение контракта». Под перезаключением в русском языке понимается принятие, подписание снова, в т.ч. на иных условиях. Правовая процедура перезаключения контракта по своей сущности такая же, как и при его заключении. В связи с этим при перезаключении контракта необходимо учитывать, что его новый срок не может быть менее одного года. Перезаключить контракт можно как на прежних условиях, так и на других, поскольку оформляется новый договор. После подписания его в двух экземплярах наниматель обязан издать приказ (распоряжение) примерно следующего содержания: «С Ивановым Иваном Ивановичем (наименование структурного подразделения, должности, рабочего места) по соглашению сторон перезаключить контракт на 3 года с 15 апреля 2001 г. по 14 апреля 2004 г.». На основании этого приказа (распоряжения) производится соответствующая запись в трудовой книжке работника. Обратим внимание на значение правильного прекращения контракта. Прекращение контракта одновременно влечет увольнение работника. Они имеют одинаковый порядок и основания. С основаниями увольнения работника связаны определенные правовые последствия. Согласно действующему законодательству о труде запись в трудовой книжке о причинах увольнения, а также формулировка в соответствующем приказе (распоряжении) должны точно соответствовать формулировке основания, указанного в Трудовом кодексе, со ссылкой на конкретный его пункт и статью. При прекращении контракта в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по возрасту, зачислением на дневное отделение учебного заведения либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных гарантий и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (ст. 50 ТК). Вывод: применение оснований увольнения, предусмотренных только действующим законодательством, соблюдение порядка и условий увольнения работников направлены на обеспечение прав и охраняемых законом интересов работников. Поэтому предлагается более подробная правовая характеристика прекращения контракта. Действие контракта может прекращаться в связи с истечением его срока. Полезно знать, что фактические обстоятельства, побудившие стороны или одну из сторон отказаться от перезаключения контракта на новый срок или его продления на неопределенный срок, юридического значения не имеют. Истечение срока само по себе не влечет автоматического прекращения контракта. Для этого необходимо требование одной из сторон в устной или письменной форме (например, заявление работника с просьбой об увольнении в связи с истечением срока контракта или издание нанимателем приказа (распоряжения) о прекращении контракта). Особое внимание следует обратить на истечение срока контракта. Порядок исчисления сроков, с которыми законодательство о труде связывает возникновение, изменение или прекращение трудовых отношений, предусмотрен ст. 10 ТК. Напомним, что течение сроков начинается на следующий день после календарной даты, которой определено их начало. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день. По нормам этой статьи исчисляются сроки, например, обращения за разрешением трудовых споров в комиссию по трудовым спорам, суд (ст. 242 ТК) или предупреждения нанимателя о расторжении трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по желанию работника (ст. 40 ТК) и другие.

Для начала действия трудового договора, в т.ч. срочного (контракт является разновидностью срочного трудового договора), а также прекращения срочного трудового договора существуют иные нормы, предусмотренные соответственно ст. 25 и 38 ТК. В силу ст. 25 ТК началом действия трудового договора (в т.ч. контракта) является день начала работы, определенный в нем сторонами. В соответствии с ч. 1 ст. 38 ТК срок контракта истекает в последний день обозначенного в нем временного периода. В отличие от указанных выше процессуальных сроков, предусмотренных ст. 10 ТК, при несовпадении последнего дня срока контракта с рабочим днем удлинение этого срока не производится.

4.4 Документальное оформление командировки Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Вопросы направления работников в служебные командировки регулируются следующими нормативными правовыми актами:

• Трудовым кодексом Республики Беларусь;

• Положением о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274 (далее — Положение);

• Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 августа 2005 г. № 903 «О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных с этими командировками»;

• Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция);

• Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Положение Минтруда).

Указанными нормативными правовыми актами установлены различные требования к оформлению служебных командировок в зависимости от того, командируется работник в населенные пункты, расположенные на территории Республики Беларусь, или за рубеж.

Общими в обоих случаях являются требования, зафиксированные в Трудовом кодексе и Инструкции.

В соответствии со ст. 93 ТК направление работника в служебную командировку оформляется приказом или распоряжением нанимателя с выдачей командировочного удостоверения. Инструкция предусматривает при этом регистрацию работников, отбывающих в служебную командировку, в журналах установленной формы.

По итогам командировки Инструкцией предусмотрено представление работником авансового отчета, к которому должны быть приложены:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Оформления указанных документов будет достаточно при командировании работников в пределах Республики Беларусь.

Более детально регламентирован порядок направления работников в служебные командировки за границу. Некоторые из установленных при этом требований могут быть применены и при командировании работников в пределах страны.

При этом необходимо учитывать, что требования Положения определяют порядок направления в служебные командировки за границу работников государственных органов и иных государственных организаций, а нормы Положения Минтруда устанавливают порядок направления в зарубежные командировки работников организаций независимо от формы собственности.

Прежде всего, Положение предусматривает внесение должностному лицу (органу), уполномоченному принимать решение о направлении в служебную командировку за границу, соответствующего предложения. Перечень таких органов и должностных лиц для различных категорий государственных организаций определен Положением. В частности, установлено, что решение о направлении в зарубежные командировки руководителей государственных организаций принимается руководителями министерств и иных республиканских органов государственного управления, которым они подчиняются (подп. 3.15); сами руководители государственных организаций принимают решение о направлении в командировки своих заместителей и других работников этих организаций (подп. 3.19).

Положением установлено, что предложение должно быть оформлено в виде письма или докладной (служебной) записки.

Следует обратить внимание, что в некоторых организациях вместо докладной записки командируемые работники подают заявления, что является неверным. Согласно Закону Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан» (в редакции Закона от 1 ноября 2004 г.) заявление — это ходатайство о реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), не связанных с их нарушением. Таким образом, функциональное назначение такого вида документа, как заявление (реализация прав, свобод и законных интересов граждан), не соответствует целям и задачам командирования (выполнение служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 ТК РБ)). Это необходимо учитывать при документальном оформлении командировок не только за границу, но и в пределах Республики Беларусь.

Письмо или докладная записка должны содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки, иных существенных условиях командирования.