Раздел 13 Изучение договорной работы организации

13.1 Понятие и стадии договорной работы в организации

Договорная работа – один из основных участков правовой работы предприятия и других хозяйственных организаций, направленная на формирование и исполнение нормативных актов.

Формирование правовых актов на предприятии заключается:

1. в принятии локальных нормативных актов (Положений, инструкций и т.д.);

2. в принятии разнообразных индивидуальных юридических актов, с которыми связано возникновение, изменение и прекращение прав и обязанностей самого предприятия.

Хозяйственные договоры следует относить к числу наиболее типичных индивидуальных правовых актов, в связи с формированием которых на предприятии проводится объемная и важная работа правового характера.

Надлежаще оформленный договор сам приобретает силу юридического акта, определяющего последующие действия сторон. Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон. Таким образом, договорная работа – это деятельность предприятия по формированию и правовому закреплению договорных отношений и организации исполнения договоров.

Структура договорной работы на каждом отдельном предприятии отвечает задачам, которые стоят перед ним как участником разнообразных хозяйственных связей. Следует различать, во-первых, договорную работу, связанную с реализацией результатов собственного производства и, во-вторых, использовать результаты деятельности других предприятий, т.е. договорную работу по реализации продукции собственного производства и договорную работу, связанную с обеспечением предприятия продукцией, услугами и пр. Указанные выше направления договорной работы являются видами договорной работы. Следует заметить, что правовая работа на предприятии является более широким понятием и включает в себя договорную работу.

Договор – это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении их прав и обязанностей. Согласно гражданскому законодательству он может быть заключен в устной, письменной либо нотариальной форме. Гражданскому праву известно несколько типов договоров. Тип договора – это группа однородных договоров, которая характеризуется единством объекта правового и юридического содержания. Выделение того или иного типа договора с учетом его особенностей имеет большое практическое значение. Это дает возможность применять определенные нормы права к однородным отношениям. Наиболее часто встречаются в хозяйственной практике такие типы договоров: купли-продажи, подряда, аренды. (Приложение 20) Стадии договорной работы характеризуют последовательность ее выполнения и значение действий, составляющих их содержание. Договорная работа обычно включает в себя такие стадии:

1. Подготовка к заключению договоров (проведение договорной компании, поиск потенциальных контрагентов и т.п.);

2. Разработка, согласование и принятие к исполнению актов планирования хозяйственных связей в случаях, если отношения в этой части регулируются государством;

3. Оформление договорных отношений;

4. Доведение договорных обязательств до служб, подразделений и должностных лиц предприятия, участвующих в исполнении конкретного договора;

5. Контроль за исполнением договоров;

6. Оценка результатов исполнения договоров.

13.2 Основные правила договорной работы 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее положение устанавливает общий порядок организации и ведения договорной работы. 1.2. Организация и ведение договорной работы в Обществе подразумевает порядок подготовки, согласования, подписания, учета, хранения и контроля за выполнением договоров. 1.3 Основными задачами договорной работы являются: совершенствование и повышение эффективности договорной работы, укрепление договорной дисциплины, защита законных интересов и прав Общества; своевременное заключение договоров и надлежащее их исполнение в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь и настоящим положением. 1.4. Настоящее положение распространяется на гражданско–правовые и хозяйственные договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Общества (в том числе на дополнительные соглашения). 1.5. Методическое руководство договорной работой осуществляется юрисконсультом Общества. 2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ 2.1. При проведении договорной работы необходимо руководствоваться действующим законодательством Республики Беларусь. 2.2. Договоры заключаются в простой письменной, либо в случаях предусмотренных законодательством, нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме. 2.3. Подготовка и оформление договоров производится в следующей последовательности: составление проекта договора; согласование проекта договора; подписание договора; регистрация договора; направление договора на подпись контрагенту. 2.4. В случаях, когда инициатором заключения договора выступает контрагент, проект договора проходит следующие стадии: определение исполнителя договора; согласование проекта договора; подписание договора; регистрация договора; направление подписанного договора контрагенту. 2.5. Проект договора должен содержать следующие условия: место и дата заключения договора; преамбула (вводная часть), стороны договора; предмет договора; сумма (цена) договора или способов ее определения; срок действия договора; срок и порядок расчетов; ответственность сторон; другие условия, которые являются существенными по данному договору. Договор, кроме этого, должен содержать точное наименование, а также сведения о юридическом адресе сторон по договору и их банковские реквизиты. 2.6. Часть перечисленных условий могут содержать в отдельных приложениях (спецификациях) к договору. 3. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА 3.1. Для всех структурных подразделений (специалистов), устанавливается следующий порядок согласования договоров: проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурным подразделением (специалистом) по принадлежности предмета договора; проект договора представляется юрисконсульту. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка; юрисконсульт подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний, согласовывает проект; при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку; после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями (специалистами), исполнитель представляет его на подпись руководителю. 3.2. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: исполнитель договора; структурные подразделения по принадлежности к предмету договора; главный бухгалтер; юрисконсульт. 3.3. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Обществе. Виза обязательно включает в себя личную подпись лица, должность, фамилию. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся под реквизитами сторон договора. 3.4. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом.  3.5. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности. При этом копия доверенности прилагается к договору. 3.6. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней. 3.7. Если представленные разногласия принимаются, протокол разногласия визируется в порядке установленном настоящим положением, подписывается руководителем и один экземпляр высылается контрагенту. 3.8. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение (специалист) возвращает контрагенту один экземпляр договора с неподписанным протоколом разногласий. 3.9. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения (специалиста) или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением (специалистом) или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору. 4. КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ Контроль за выполнением договорных обязательств осуществляет соответствующее структурное подразделение, которое одновременно принимает необходимые меры к стороне по договору невыполняющей договорные обязательства и представляет необходимые материалы юрисконсульту для предъявления иска. 5. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ 5.1. Надлежащий учет договоров является одним из важных элементов системы мер по предотвращению нарушений договорных обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин и условий невыполнения или ненадлежащего выполнения договорных обязательств, способствовать правильному рассмотрению и своевременному предъявлению исков, обеспечивать достоверность отчетных данных о выполнении договоров. 5.2. Учет договоров осуществляется юрисконсультом и в структурных подразделениях, которые осуществляют контроль за исполнением договоров путем ведения специальных журналов. Договоры регистрируются в журнале после подписания руководителем. 5.3. Договоры хранятся в течение всего периода их действия со всеми документами в отдельных папках у юрисконсульта и в соответствующих структурных подразделениях, а после его окончания - в порядке, установленном законодательством.

13.3 Внесение изменений и дополнений в ранее заключенный договор

По общему правилу одностороннее изменение или дополнение условий уже заключенного договора не допускается. Все коррективы вносятся по соглашению сторон и оформляются письменно. В том же порядке оформляется и продление срока действия договора. Для договоров некоторых видов (например, аренды) договор пролонгируется автоматически; такая же ситуация возникает, если стороны договорились об этом в первоначальном договоре.

Если одна сторона возражает против изменения некоторых условий, договор должен быть исполнен на первоначальных условиях.