Система функционирования подразделений в вуЗе и координация их деятельности.
Выбор и правильное построение организационной структуры позволят вузу адекватно и своевременно реагировать на изменения внутренней внешней среды и во многом определяет эффективность его функционирования. Структура обусловливает процессы взаимосвязи внутри университета, а это, в свою очередь, облегчает процесс принятия решений и выполнения поставленных задач. Управление и координация процессами в вузе имеет свои особенности. К основным функциям управления вузом относятся: организация, планирование, координирование, мотивация и контроль.
Университет – крупная организация с большим количеством структурных подразделений и отделов. Поэтому эффективность координации их деятельности должна обеспечиваться строгим вертикальным взаимодействием между руководителями высшего звена, руководителями среднего звена и подчиненными. Не менее важны горизонтальные связи между подразделениями вуза.
Ученый Совет во главе с Ректором осуществляет инвестиционную и координационную политику между деятельностью структурных подразделений:
-прямой контроль, заключающийся в создании законодательной базы, отдаче распоряжений, распределении ресурсов, санкционировании принципиальных решений, разрешении конфликтов, структурировании организации, подборе кадров, наблюдении за сотрудниками, их мотивациями и поощрении;
-управление пограничными условиями деятельности организации, т.е. процесс взаимодействия вуза с внешней средой, в котором руководитель вуза должен внимательно следить за изменениями внешней среды и постоянно корректировать деятельность университета в соответствии с такими изменениями.
В представленной на странице 4 схеме отражены структурные подразделения Карагандинского экономического университета Казпотребсоюза. Данная структура вуза приемлемо рациональна, так как она позволяет четко управлять (в том числе контролировать) материальными и денежными потоками, персоналом; координировать функционирование подразделений.
Делопроизводство. Виды отчетной и текущей документации кафедры мировой экономики и международных отношений.
В КЭУК делопроизводство осуществляется на основе «Типовых правил документирования и управления документации в государственных и негосударственных организациях», утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №144. Они включают в себя следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Порядок документирования, подготовки и оформление документов.
3. Порядок оформления реквизитов документа
4. Порядок подготовки и оформления приказов
5. Порядок подготовки и оформления протокола
6. Порядок подготовки и оформления акта
7. Порядок подготовки и оформления справки
8. Порядок подготовки и оформления письма
9. Порядок управления документацией, требования к организации документооборота
10. Порядок обработки входящих документов
11. Порядок обработки исходящих документов
12. Порядок прохождения внутренних документов
13. Порядок регистрации документов
14. Порядок исполнения контроля документов
15. Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков
16. Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел
17. Порядок оформления номенклатуры дел
18. Порядок формирования дел
19. Порядок оформления дел
20. Порядок оперативного хранения документов
21. Порядок передачи дел в архив организации
На кафедре «Мировой экономики и международных отношений» вся документация систематизируется по ежегодно утверждаемой Номенклатуре дел.