3. Разработка системы процессов организации.

Базой для внедрения процессного подхода в управлении является система процессов организации. Система процессов организации - это совокупность организованных и взаимосвязанных процессов. Т.е. необходимо структурировать работы, выполняемые в компании, в процессы и увязать их между собой в четко организованную и взаимодействующую систему.

Корректно построенная система процессов позволяет:

• Оптимизировать бизнес-модель, включая настройку организационной структуры на реальные процессы компании. Оптимизация означает отказ от неэффективных и устаревших процессов, переход к более эффективным процессам и методам управления, включающим в себя механизм непрерывного улучшения показателей процесса. Именно в рамках процессов предприятия создают продукты и услуги, предлагаемые покупателям. Управляя деятельностью как совокупностью процессов, можно добиться существенного повышения эффективности удовлетворенности клиентов.

• Обеспечить эффективное межфункциональное взаимодействие подразделений в рамках ЦСЦ. Простое увязывание деятельности подразделений (вне системы бизнес-процессов) не обеспечивает оптимизации всей ЦСЦ сквозным образом. В результате, никто в организации не видит процесс целиком. Имеет место фрагментарность управления. Внутри организации всегда существуют проблемы межфункционального взаимодействия подразделений, приводящие к снижению эффективности ее деятельности в целом. Однако, причины таких проблем глубже уровня формальной стыковки деятельности подразделений. Чаще всего они связаны с моделью бизнеса компании, с используемыми технологиями управления, исторически сложившимся распределением функций и полномочий, технологиями производства и т.д.

• Регламентировать и стандартизировать деятельность в виде процессов. Регламентация процессов является важнейшим инструментом создания стабильной, эффективно работающей организации. Важно, что за счет регламентации достигается стандартизация процессов. Это дает возможность не только обеспечить прозрачность и порядок при осуществлении деятельности, но и реализовать проекты расширения бизнеса, тиражируя процессы в филиалах и т.д. Регламентация позволяет выделить основные процессы, отработать разные варианты технологий выполнения, отсеять неэффективные.

• Разработать систему показателей для управления процессами и ориентировать процессы на достижение стратегических целей организации. На практике, разработанные в организациях системы показателей не сбалансированы с точки зрения сквозных процессов. Система показателей, созданная на основе привязки к функциональным подразделениям, оказывается слабо ориентированной на конечный результат, как и сами структурные подразделения. Система процессов, нацеленных на конечный результат, является более подходящей основой для разработки системы показателей, чем традиционная функциональная структура подразделений.

• Обеспечить эффективное внедрение системы менеджмента качества. Наличие системы процессов является обязательны условием внедрение СМК. Наличие в компании адекватно построенной системы процессов является необходимым условием для неформального внедрения СМК.

• Создать основу для внедрения современных технологий управления (бережливое производство, BSC, ТPS и т.д.). Современные технологии управления в качестве одного из важнейших элементов включают понимание деятельности как системы процессов. Выявление и анализ процессов позволяют находить те части процессных цепочек, при выполнении которых возникают потери.

• Создать базу знаний о компании. К чему приводит управление «по понятиям» (т.е. когда каждый новый руководитель подразделения, получив цели и задачи от вышестоящего руководителя, начинает выстраивать работу подразделения, как считает нужным, исходя из своего собственного понимания и опыта) и отсутствие документации? Руководитель вынужден все свое время тратить на рутинную работу по организации деятельности и оперативному контролю подчиненных, вместо того, чтобы планировать, анализировать, добиваться улучшения. Без документации невозможно заниматься улучшениями, так как для этого нет самого необходимого: информации о том, как должна осуществляться деятельность (оптимальным, нормальным образом), что считается отклонением, каков размер фактических отклонений. Кроме того, сделав знания о процессах доступными, можно значительно снизить риски, связанные с уходом сотрудников.