- •1)Сущность понятий «документационное обеспечение управления» и «документирование управленческой деятельностью»
- •2)Современное государственное регулирование доу
- •Вопрос 3 Основные свойства, функции и признаки документа
- •4)Классификация документов
- •5) Понятие об организационной технике и ее классификация
- •Виды организаций
- •Классификация организаци
- •Организации могут быть классифицированы по следующим признакам (рис. 3.3):
- •Классификация организаций по организационно-правовым формам
- •Классификация предприятий по принадлежности капитала
- •Цели организации
- •Ресурсы организации
- •Зависимость от внешней среды
- •Горизонтальное разделение и кооперация труда
- •Необходимость управления организацией Горизонтальное разделение труда
- •Вертикальное разделение труда
- •Организация как социально-экономическая система
- •6) Стандартизация и унификация документов.
- •Функции
- •Составление
- •Правила оформления
- •По пожарной безопасности
- •Для защиты персональных данных
- •8) Требования к изготовлению документов.
- •9) Правила оформления реквизитов документов
- •10)Виды бланков документов.
- •11) Особенности работы с гербовыми бланками
- •12) Требования к текстам служебных документов.
- •13. Лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.
- •15. Состав организационно-правовых документов.
- •16)Виды распорядительных документов
- •17) Виды информационно-справочных документов
- •18) Классификация служебной переписки, виды писем
- •19) Понятие документации по личному составу и ее виды.
- •20) Организация службы документационного обеспечения управления (доу).
- •21Цели, задачи и функции службы доу
- •22)Организация документообарота
- •23) Работа с входящими, исходящими и внутренними документами
- •24)Регистрация документов и информационно-справочная работа.
- •25)Особенности работы с делами, содержащими коммерческую тайну
- •26)Защита информации на предприятии
- •27) Организация и хранение документов и обеспечение их сохранности
- •28) Экспертиза ценности документов.
- •29) Перспективы совершенствования доу Направления совершенствования доу
- •30) Понятие электронного документа электронной цифровой подписи
22)Организация документообарота
Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т.д.
Документооборот-сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства-специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе. Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: Во-первых , для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. Во-вторых , для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции.