19) Понятие документации по личному составу и ее виды.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. К документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

трудовые книжки;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

Трудовой договор фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:

место работы;

конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;

дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;

размер оплаты труда;

обязанности организации по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:

основание увольнения работника;

дисциплинарные взыскания;

20) Организация службы документационного обеспечения управления (доу).

Эффективность работы с управленческими документами на предприятии находится в прямой зависимости от уровня организации и качества работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Основное назначение службы ДОУ - организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению фирмы.

Служба ДОУ предприятия должна обеспечивать:

· единый порядок документирования и организации работы с документами;

· внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

· разработку, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов предприятия;

· проектирование бланков организационно-распорядительных документов;

· контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

· диктофонную запись, стенографирование, машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

· экспедиционную обработку и доставку документов;

· своевременное рассмотрение поступивших документов и подготовку их к докладу руководству;

· регистрацию документов и их учет;

· создание и ведение информационно-поисковых систем по документам;

· выпуск распорядительных документов руководства предприятия;

· контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;

· подсчет, анализ, сокращение объема документооборота и количества форм документов;

· разработку номенклатуры дел предприятия;

· контроль за работой с документами в структурных подразделениях, пра­вильностью формирования и оформления дел, выдачей дел для использования;

· оперативное и архивное хранение документов;

· организацию работы архива предприятия;

· организацию работы по обращениям граждан;

· секретарское обслуживание руководства предприятия;

· рациональную организацию рабочих мест делопроизводственного персонала;

· разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;

· проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы;

· повышение квалификации делопроизводственного персонала.