1.2 Организация документооборота при осуществлении кассовых операций, порядок отражения операций

Организация деятельности бухгалтерии основывается на принципе создания одного бухгалтерского подразделения, объединения в отделах работников в операционные бригады, образования специализированных отделов, предоставления работникам прав ответственных исполнителей, которым поручается единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций за исключением документов по операциям, которые подлежат дополнительному контролю.

Конкретные обязанности работников бухгалтерии и распределение счетов, которые они обслуживают определяет главный бухгалтер финансово-кредитной организации или начальники отделов. Главный бухгалтер имеет право утверждать положения об отделах.

ОАО «Сбербанк России» может самостоятельно определять продолжительность операционного дня, который представляет собой часть рабочего дня. На протяжении операционного дня производится прием документов для отражения в учете, обслуживание клиентов. Точное время начала и конца операционного дня определяется финансово-кредитной организацией и доводится до сведения обслуживаемых клиентов.

Все документы, которые поступили во внеоперационное время, должны быть отражены на следующий рабочий день по счетам. Порядок по приему документов после операционного времени определяет финансово- кредитная организация, также оговаривается в соглашениях по обслуживанию клиентов.

Оплата кассовых и расчетных документов может производиться в пределах суммы, которая находится на счете плательщика в начале дня и с учетом поступления финансовых средств в текущий день или в пределах суммы «овердрафта», которая определена договором. На следующий рабочий день документы должны быть переданы работнику, на которого возложено составление сводных платежных поручений на оплату с корреспондентских счетов, одновременно эти расчетные документы с описью должны быть переданы в РКЦ Банка России или иную финансово-кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. Реестры затем должны быть перемещены в документы текущего дня.

Принимаются расчетные документы на бумажных носителях, которые подписаны собственноручно уполномоченными лицами и заверены оттиском печати клиента, осуществляется работником бухгалтерии, который на всех экземплярах документа проставляет подпись и штамп, содержит текст «Принято «___» __________ _____ г.». Последний экземпляр расчетного документа необходимо возвратить клиенту.

Во время подписании документов фамилия работника финансово-кредитной организации, который подписал документы, должна быть написана разборчиво с указанием инициалов и фамилии. Подписи и даты можно оформлять комбинированным штампом.

С целью улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в финансово-кредитной организации можно разрабатывать по согласованию с клиентами график их обслуживанию.

Физические лица – вкладчики – обслуживаются на протяжении всего операционного дня.

Все поручения клиентов по перечислению средств с их счетов можно представлять в финансово-кредитные организации в виде расчетных документов на бумажных носителях, которые подписаны собственноручно уполномоченными лицами и заверены оттиском печати клиента, также в виде электронных платежных документов, которые передаются по каналам связи или другим образом.

Финансово-кредитная организация в соглашении банковского счета определяет порядок по приему электронных документов клиентов, их защиты, подтверждения и оформления на основании нормативных актов ЦБ РФ о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, которые подписаны аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов финансово-кредитными организациями. Определяется в правилах документооборота финансово-кредитной организации порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документов в документы дня.

Документы по операциям, которые связаны с перечислением денежных средств через учреждения ЦБ РФ необходимо оформлять на основании нормативных актов Банка России.

Расчетные операции через иные финансово-кредитные организации могут осуществляться на основании соглашения о корреспондентских отношениях.

Документы на получение или выдачу наличных денежных средств необходимо составлять на основании нормативных актов ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций в финансово-кредитных организациях на территории России.

Все документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

Каждый документ, который предъявляется в финансово-кредитную организацию на бумажном носителе и каждый отдельный лист сводного документа, которые оформлены на бумажном носителе, должны иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск печати, также должны соответствовать заявленным образцам.

Документооборот по приходным кассовым операциям необходимо организовать так, чтобы выдача квитанций клиентам, а также зачисление сумм на их счета производились лишь после фактического поступления денежных средств в кассу, исключением являются взносы во вклады граждан, которые можно записывать в лицевые счета вкладчиков до приема денежных средств. При этом документы, которые подтверждают внесение денег во вклад, должны выдаваться вкладчику лишь после поступления денежных средств в кассу. Прием наличных денег осуществляется по объявлению на взнос наличными, который представляет собой комплекс документов, который состоит из объявления на взнос наличными, ордера и квитанции. Объявление на взнос наличными принимается работником бухгалтерии, который должен его подписать, отразить в кассовом журнале сумму и все необходимые реквизиты, которые предусмотренные кассовым журналом, и внутренним порядком передает в кассу. Объявление на взнос наличными денежными средствами должно быть помещено в кассовые документы дня, квитанция должна быть выдана вносителю денежных средств после приема их в кассу. После получения обратно из кассы ордера с подписью кассира, которая свидетельствует о приеме денег кассиром, работник бухгалтерии проверяет подлинность подписи на ордере кассира с образцами подписей, в кассовом журнале ставится условная отметка о возврате из кассы ордера, после чего передается кассовый журнал для отражения операций в бухгалтерском учете, затем прилагается ордер к выписке соответствующего лицевого счета клиента.

Во время приема наличных денежных средств от работника финансово-кредитной организации для зачисления на внутрибанковские счета должен выписываться приходный кассовый ордер в 3-х экземплярах, где первый экземпляр необходимо поместить в кассовые документы дня, 2-й экземпляр необходимо выдать вносителю после приема денежных средств в кассу, а 3-й нужно поместить в мемориальные документы дня после документов по дебетуемым балансовым счетам и в ленту подсчета не включается. После получения из кассы третьего экземпляра приходного кассового ордера, где проставлена подпись кассира, свидетельствующая о приеме денежных средств кассиром, работник бухгалтерии должен проверить подлинность подписи кассира на данном документе с помощью сверки с образцами подписей, делает условную отметку в кассовом журнале о возврате документа из кассы, после этого кассовый журнал передается для отражения операций в бухгалтерском учете.

Кассовый журнал по приходу кассы можно вести централизованно [14]

Суммы государственных платежей и доходов по обязательному страхованию, которые поступают наличными денежными средствами, можно записывать в кассовый журнал на основе сводного приходного кассового ордера, который составляется в конце дня работником бухгалтерии, который ведет эти операции на основе оставленных им у себя уведомлений первичных кассовых документов.

Бланки и различные ценности и документы могут быть выданы из кассы на основе переданных внутренним порядком в кассу мемориальных ордеров. На ордерах необходимо поставить расписку получателя бланков, документов и ценностей.

В любом из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны содержаться такие реквизиты как: обозначенные номера счетов по дебету и кредиту, по которым необходимо провести эти записи; в некоторых случаях и иные реквизиты; дата проводки; подпись работника бухгалтерии, который оформил документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, – подписи контролирующего и бухгалтерского сотрудников, и по операциям финансово-кредитной организации, которые связаны с перечислением денежных средств клиентам, иным организациям, – подписи руководителя финансово-кредитной организации и главного бухгалтера.