3. Структура интервью (подготовка, проведение)

Интервью как метод подбора или оценки персонала обычно подразделяется на три последовательных этапа: подготовка к интервью, проведение интервью и анализ полученных данных, завершающийся принятием решения о результатах обследования. В свою очередь проведение интервью также состоит из трех сменяющих друг друга этапов: введение, основная часть и завершение. Таким образом, общую структуру интервью можно представить следующим образом:

1. Подготовка к интервью.

2. Проведение интервью.

   • Введение.

   • Основная часть.

   • Завершение.

3. Анализ полученных данных и принятие решения о результатах обследования.

Подготовка к интервью

Для того, чтобы провести интервью наиболее эффективно, на этапе подготовки необходимо:

• Еще раз ознакомиться с критериями отбора или оценки претендентов (желательно иметь «рабочий листок», где зафиксированы требования к претендентам на вакансию).

• Исходя из этих критериев, сформулировать задачи интервью.

• Еще раз изучить письменную информацию о претенденте (например, резюме, анкету, запись беседы по телефону).

• Выявить имеющиеся «красные флажки» (неполную информацию, несовпадения, пробелы в трудовой биографии и т.п.).

• Отметить тот профессиональный опыт в биографии претендента, который наиболее интересен.

• Разработать план интервью.

• Подготовить перечень возможных вопросов.

• Продумать «вступительное слово».

Проведение интервью

Введение

На этом этапе в так называемом «вступительном слове» интервьюер должен:

• Представиться и познакомиться с претендентом.

• Обозначить цель интервью.

• Определить продолжительность интервью и уточнить, располагает ли претендент необходимым временем.

• Сообщить претенденту общий план интервью (познакомиться с его опытом работы, например, на последней должности; задать уточняющие вопросы для получения информации о каком-то определенном его профессиональном опыте, например, руководства проектами; в конце ответить на вопросы) и спросить, не возражает ли он против такого плана.

• Установить правила интервью, позволяющие интервьюеру управлять его процессом, например, такими словами: «Возможно, по ходу нашей беседы я буду что-то уточнять, возможно, также, что иногда мне придется перебивать Вас, т.к. меня будут интересовать конкретные моменты Вашего профессионального опыта. Желательно, чтобы Вы давали ответы коротко и по сути вопроса». При этом важно, чтобы интервьюер формулировал эти правила как пожелания, а не как приказы.

• Подчеркнуть, что в получении запрашиваемой информации заинтересованы обе стороны — и претендент, и представляющий работодателя интервьюер.

• Сказать о том, что во время интервью будут делаться записи.

Кроме того, на этом же этапе интервьюер должен принять определенные меры для снижения возможного напряжения претендента и установления с ним психологического контакта, основная функция которого — расположить его к непринужденной, откровенной и обстоятельной беседе.

Основная часть

В основной части решаются две самые главные задачи:

• Установление и поддержание психологического контакта с претендентом.

• Сбор достаточно подробных, фактических и понятных данных о претенденте.

Проведение основной части интервью требует от интервьюера владения определенными умениями, среди которых важнейшими являются умение активно слушать, умение задавать вопросы и умение управлять ходом интервью в соответствии с его планом.

Умение активно слушать

Умение активно слушать предполагает владение приемами невербального и вербального общения, с помощью которых интервьюер демонстрирует интерес и внимание к тому, что говорит претендент, стремление правильно его понять.

К невербальным приемам относятся определенные характеристики позы интервьюера, кивки головой, контакт глаз, соответствующая мимика.

Среди вербальных приемов можно выделить нерефлексивные и рефлексивные. Примерами нерефлексивных приемов могут служить высказывания, носящие в целом характер поощрения к продолжению беседы: «Да», «Понимаю», «Продолжайте, это интересно», «Расскажите об этом поподробнее» и т.п. При этом не стоит злоупотреблять этими высказываниями в беседе с чрезмерно разговорчивым претендентом или использовать их в тех случаях, когда вы с ним не согласны. К рефлексивным приемам можно отнести прояснение («Что Вы имеете в виду?»), перефразирование («Как я понял Вас…», «Другими словами…»), резюмирование («Если резюмировать то, что Вы сказали, то …», «Таким образом…»), развитие мыслей интервьюируемого («Если исходить из того, что Вы сказали, то выходит, что …»), отражение чувств («Могу представить, как это было неожиданно для Вас…») и др.

Все эти приемы, демонстрируя интерес и внимание интервьюера к претенденту, а также стремление как можно лучше его понять, способствуют установлению и поддержанию психологического контакта с ним. Для этих же целей следует использовать положительные оценочные высказывания, повышающие самооценку претендента. Объектом положительных оценочных высказываний может стать образование, опыт, знания, достижения, то, как претендент отвечал на вопросы, например: «Наверное, Вам пришлось проделать большую работу, чтобы…», «Похоже, Вы являетесь настоящим экспертом в области…». Эти высказывания должны быть короткими, сказанными к месту, искренними, не избитыми, специфичными (т.е. относящимися именно к данному человеку). Для того, чтобы не разрушить психологический контакт, интервьюеру рекомендуется проявлять терпение, сдерживать себя при желании прервать претендента, не настаивать, если он «активно» не хочет отвечать на какой-то вопрос. Также не стоит заставлять его явно признавать свою ошибку или неудачу. В этом случае лучше поддержать его самооценку, продемонстрировав, например, понимание сложности ситуации, в которой он оказался.

Умение задавать вопросы

Умение задавать вопросы можно охарактеризовать как умение интервьюера в ходе интервью своевременно задавать претенденту такие вопросы, чтобы оно проходило с наибольшей эффективностью. Это умение предполагает знание основных видов вопросов, а также того, в каких случаях и с какой целью эти виды вопросов следует задавать.

Умение управлять ходом интервью в соответствии с его планом

Поскольку интервью проводится, как правило, по определенному плану в течение ограниченного периода времени, интервьюер должен следить за тем, чтобы претендент не отклонялся от предложенных тем, а также не уходил от ответов на поставленные вопросы, и уметь корректно, не вызывая у претендента ощущения того, что его высказывания не интересны или не уместны, своевременно направлять беседу в нужное русло. Для этого можно использовать следующие приемы:

• Обозначить важность темы, например: «То, что Вы рассказываете — очень интересно. Теперь давайте уделим внимание такой важной теме, как …».

• Сослаться на время, план интервью, например: «То, что Вы рассказываете — очень интересно. Но за оставшееся время (5 минут, 10 минут и т.п.) нам надо еще успеть обсудить несколько важных вопросов. Давайте перейдем к …».

• Перебить, но мягко, например: «Извините, что перебиваю, однако мне хотелось бы успеть обсудить … Давайте обсудим …, хорошо?»

• Отметить, насколько подробный ответ ожидается, например: «Мне хотелось бы уделить обсуждению этого вопроса больше времени», или «Мне хотелось бы, чтобы Вы ответили лаконично на этот вопрос».

Завершение

На этом этапе интервьюер обязательно должен:

• Ответить на вопросы претендента.

• Подвести итоги встречи.

• Поблагодарить претендента за беседу.

• Согласовать дальнейший план работы.

Анализ полученных данных и принятие решения о результатах обследования

Собранные в ходе интервью данные подвергаются анализу, на основе которого составляется заключение о претенденте и принимается то или иное решение. Затем это заключение и решение передается заинтересованным лицам.