3. Підготовка аналітичних даних

Доброякісність аналізу і вірогідність аналітичних висновків будуть залежати насамперед від якості звітних матеріалів. Помилки, неузгодженості та всі інші недоліки, що є часом у звітності, можуть відбитися на аналітичних розрахунках, спотворити результати аналізу. Тому попередньою умовою аналізу є ретельна перевірка всіх залучених до аналізу матеріалів.

Перевірка поданих до аналізу матеріалів проводиться з метою встановлення:

1) правильності оформлення звітів, правильності підрахунків і обчислень;

2) повноти, якості і термінів проведення інвентаризації, відображення її результатів в обліку і заходах, вжитих по виявлених недоліках;

3) відповідності показників звітності по платежах у бюджет і фінансуванню з бюджету даним фінансових органів;

4) обґрунтованості і законності списань на рахунок "Прибутки та збитки", змін статутного капіталу, списання втрат по операціях минулих років, по незатребуваній дебіторській заборгованості, по нестачах, списання втрат від стихійного лиха, від ліквідації основних засобів та ін.;

5) правильності оцінки статей балансу відповідно до діючого положення.

6) підготовки альтернативного балансу (можна скласти баланс використаної сировини та матеріалів за нормами на одиницю продукції і фактичного виходу продукції).

Особливу увагу при перевірці звітних матеріалів слід звертати на повноту звіту і його відповідність установленим формам, взаємне ув'язування показників, на порівнянність звітних показників.

Система бухгалтерського обліку і звітності забезпечує необхідний зв'язок між показниками. Перевірка ув'язування показників здійснюється з метою виявлення окремих помилок і неточностей. Баланс та інші звітні форми складаються з дотриманням установлених законом правил оцінки основних і оборотних коштів. Дотримання цих правил також необхідно перевірити, готуючи звітний матеріал до аналізу.

4. Організація і етапи економічного аналізу

4.1. Організаційні форми економічного аналізу

Метою діяльності підприємства є здійснення своєї функції шляхом такої організаційної структури, при якій витрати на функціонування підприємства були б якомога низькими і в той же час настільки ефективними, наскільки це необхідно.

Вперше функції підприємства були визначені Файолем:

• технічна (виробництво),

• комерційна (купівля, продаж),

• облікова (облік),

• фінансова (фінансування)

• забезпечення безпеки (зберігання матеріальних благ і охорона персоналу),

• адміністративна (передбачати, організовувати, керувати, координувати, контролювати).

Класифікація Файоля не позбавлення недоліків.

Ж. Желемур зазначає, що така класифікація є неповною. Він пише, що такі класичні функції, як соціальні відносини, пов’язані з юридичними послугами, не фігурують чітко в цій класифікації, і зазначає, що деякі функції є складними або гетерогенними:

• функції закупівель продажу штучно об’єднанні в одну групу;

• технічна функція охоплює дуже складну сукупність (дослідження, виробництво, контроль);

• функція забезпечення безпеки характеризується різнорідністю.

Ці критичні зауваження дуже цікаві і важливі, оскільки вони спрямовують нас на більш поглиблений аналіз. Спеціалісти американської школи організації управління підприємством пропонують інші класифікації.

Порівняння різних шкіл класифікації показує, що деякі функції притаманні всім науковим школам, а деякі лише окремим з них.

Таким чином є можливість констатувати, що не всі функції мають однакове значення і не можна змішувати функції і певні служби, котрі повинні їх виконувати.

Певна організація ієрархічних або інформаційних зв’язків необхідна у всіх випадках, коли між дирекцією і персоналом, який виконує безпосередню роботу, існує проміжний керівний склад, або коли взагалі є можливість здійснювати розподіл праці.

Можна вважати, що структура підприємства – це сукупність служб та існуючих між ними органічних зв’язків як за горизонталлю, так і за вертикаллю – від начальника до безпосереднього виконавця (рис. 2.1.)

F

I₁

I₂

Рис 2.1. Схема управління колективом

К – орган управління (адміністрація);

R – внутрішня вхідна інформація;

E – колектив підприємства, за своєю структурою;

F – зовнішнє середовище (закони, постанови, директиви, угоди, ділові контакти);

І₁,I₂ – вихідна інформація.

Система управління — це послідовна низка начальників, яка спрямована від вищої влади до працівників, які стоять на нижчих сходинках.

Ієрархічний шлях можна визначити як напрям, яким слідують через усі сходинки управління повідомлення, які надходять від вищої влади та які їй адресовані.

Типи структур управління підприємством відповідають основним теоріям організації. І коли йдеться про організацію підприємства, то необхідно уточнити, про що саме йде мова. Так, з цим поняттям пов’язані і рух документів, і структура управління, і раціоналізація праці тощо.

Необхідно пам’ятати, що існує певна кількість функцій, виконання яких повинно бути забезпечено за будь-яких умов для того, щоб підприємство мало змогу виконувати свою роль або просто існувати.

Основні функції визначаються економічним значенням і місцем підприємства і виражаються певним чином.

Економічна теорія вважає, що підприємець здійснює триєдину роль:

а) купувати і продавати – комерційна роль, під час здійснення котрої підприємець вступає у взаємовідносини з зовнішнім середовищем;

б) координувати фактори виробництва (праця, капітал, природні фактори) – роль, яку визначав англійський економіст А. Маршалл. Така організація є важливим елементом продуктивного використання факторів виробництва.

в) нести відповідальність за ризик, — роль, яку необхідно здійснювати в умовах ринкової економіки.

Цим ролям відповідають певні функції:

комерційна: закупівлі, постачання, збут. Для повного здійснення цієї економічної ролі необхідно мати на увазі три групи операцій, які різняться за своїм характером:

• купівля матеріалів і обладнання, використання енергетичних ресурсів;

• приймання робочої сили;

• фінансування.

Ролі координації факторів виробництва відповідають певні групи операцій або функції, які рідко відповідають конкретним умовам:

функція виробництва передбачає координацію факторів виробництва: обробки сировинних матеріалів;

адміністративна функція – необхідна у зв’язку з тим, що координація факторів виробництва може здійснюватися тільки в межах такої виробничої одиниці підприємства, в якій забезпечується відповідний розподіл робіт і взаємозв’язок між ними.

Прийняття рішень і відповідальність за ризик відтворюють той факт, що підприємець одержує прибуток (або збиток) і відповідає за прийняття рішень, що стосуються пропорцій, в котрих використовується фактори виробництва щодо вибору продукції, формування цін тощо.

Цим пояснюється те, що така важлива функція, як адміністративна згідно з теорією Файоля або функція управління за теорією Пудера, має вирішальний вплив на долю підприємства. Ця важлива функція здійснюється дирекцією більш або менш децентралізовано.

Економічна роль підприємця полягає у здійсненні цілої низки різноманітних операцій, котрі не піддаються чіткому групуванню відповідно до висвітлених концепцій.

Але якого б групування не дотримуватись, наведений аналіз дозволяє визначити деякі з основних операцій чи функцій:

– вивчення ринку;

– планування, контроль;

– фінанси і управління.

– дослідження, розробки;

– виробництво;

– збут;

Операції з найму персоналу повинні бути віднесені до якоїсь з перелічених функцій; облік у нашому переліку не фігурує, тому що він хоча і є першою серед необхідних функцій, але не є важливішою з них.

В умовах розвитку ринкових відносин питання організації і стану економічного аналізу набувають особливого значення, оскільки економічний аналіз на відміну від бухгалтерського обліку і статистики не має точної регламентації і виконується з ініціативи різних управлінських структур, виходячи з накопиченого аналітичного досвіду роботи управлінського персоналу.

Удосконалення методів господарської роботи вимагає розвитку аналітичних функцій економічних і технічних служб підприємств.

Економічні служби підприємства планують господарську діяльність, здійснюють постачання і реалізацію продукції, організовують роботу, фінансову діяльність, облік і контроль господарської діяльності.

Цю роботу очолює заступник директора з економічних питань. Основними його помічниками є співробітники лабораторій економічного аналізу планово-економічного відділу, відділу праці і заробітної плати, бухгалтерії і фінансового відділу.