2. Система економічної інформації
Економічний аналіз базується на системі економічної інформації, що лежить в основі оптимальних управлінських рішень.
У сучасних умовах господарювання, розвитку міжнародних фінансово-господарських зв’язків зростає рівень управління, потреба всіх рівнів управління у своєчасній і вірогідній інформації, яка б забезпечувала прийняття обґрунтованих рішень на всіх рівнях управління.
Створення раціонального потоку інформації повинне спиратися на певні принципи. Такими є:
виявлення інформаційних потреб і способів найбільш ефективного їхнього задоволення;
об'єктивність відображення процесів виробництва, обороту розподілу і споживання, використання природних, трудових, матеріальних і фінансових ресурсів;
єдність інформації, що надходить з різних джерел (бухгалтерського, статистичного й оперативного обліку), а також планових даних;
усунення дублювання в первинній інформації;
оперативність інформації.
Об'єктивність відображення процесів виробництва, обороту, розподілу і споживання, використання природних, трудових, матеріальних і фінансових ресурсів — основна вимога, якій повинні задовольняти системи інформації, обліку і звітності. Первинні документи, що складаються зацікавленими сторонами (переважно матеріально відповідальними особами), і зараз у масі своїй об'єктивно відбивають суть тієї чи іншої господарської операції. Але, на жаль, мають місце і підробки, перекручування, приписки, помилки. Перекладання первинної реєстрації операцій на машини (телефони, телетайпи, телебачення та інші контрольно-вимірювальні і передавальні пристрої) не лише істотно скорочує трудомісткість робіт, але і підвищує об'єктивність даних.
Єдність інформації — основний принцип, який нерідко порушується. Первинна документація в різних організаціях однієї і тієї ж галузі не уніфікована, тим більше немає такої уніфікації на підприємствах різних галузей. Наукова система первинної економічної інформації ґрунтується на єдиних принципах, вільних від відомчої обмеженості і відокремлення різних видів обліку — бухгалтерського, статистичного й оперативного.
Оперативність інформації — одна з найважливіших умов організації правильного обліку, аналізу і контролю у всіх галузях народного господарства. Однак діюча зараз система бухгалтерського і статистичного обліку цій вимозі повною мірою поки що не відповідає. Звітність, що надходить у середні і вищі ланки, як правило, не має значення для оперативного керівництва. У кращому разі вона використовується як вихідний матеріал для складання прогнозів на майбутнє.
Взаємозв'язок економічного аналізу й інформації – контроль за самою інформацією, а це, у свою чергу, є вихідною базою для проведення аналізу. Перевірка вихідних даних завжди вважалася одним з важливих етапів організації аналітичної роботи. У зв'язку з перебудовою інформаційної служби контрольна функція аналізу значно посилюється.
Дослідження корисності економічної інформації, раціональності інформаційного потоку в умовах його систематичного наростання — справа складна: постійно уточнюються взаємозв'язки економічних явищ і процесів; іноді змінюються традиційні уявлення про зв'язки між показниками; здійснюється їхня критична переоцінка. Не завжди можливе використання раніше існуючої системи показників для виявлення тенденцій і закономірностей у формуванні інформаційного потоку на майбутнє, для цілей інформаційного прогнозування.
Систему економічної інформації сучасного підприємства можна охарактеризувати таким чином: економічна інформація вкрай неоднорідна; схема взаємозв'язків окремих її видів має певну складність. Так, поряд із систематичним зростанням обсягу інформації ще відчутна нестача її для прийняття управлінських рішень. У той же час зростання потоку інформації призводить до надмірності даних. Потреби наукової організації управління вимагають вивчення інформаційного потоку в напрямку, що сприяє стримуванню збільшення його обсягів і ліквідації інформаційної нестачі за рахунок усунення зайвих даних.
Виконання економіко-статистичних досліджень потребує певної інформації, яка надає нам основні відомості про колектив, підприємство, а також первинні дані для комп’ютерної обробки у вигляді техніко-економічних показників. Тоді процес виробництва можна розглядати як перетворювач вхідної інформації у вихідну.
Вхідні показники – це витрати всіх видів ресурсів, умови їх виробничого споживання, природні умови тощо.
Вихідні – результати виробництва: обсяги продукції, її номенклатура, якість, трудомісткість, собівартість тощо.
Річний обсяг вхідних і вихідних даних середнього промислового підприємства приблизно дорівнює 100 тис. документів і 1000 тис. показників. Тільки статистична та бухгалтерська звітність такого підприємства досягає 80 тис. показників.
Найбільшу питому вагу становить транспортна та розрахунково-платіжна документація.
Між вихідними показниками з одного боку та останніми з іншого існує причинний зв’язок, який відбиває вплив вхідних показників і умов виробничого споживання на виході.
Тому удосконалення системи формування інформаційних потоків є актуальною проблемою сьогодення, головною умовою взаємної відповідності інституціональної структури економіки і адміністративної структури господарювання.
Система показників виробничих колективів повинна забезпечувати відповідну повноту описання та володіти достатнім рівнем розрахункової спроможності. При такому підході предметом дослідження є система групування інформації (показників) про діяльність окремого колективу.
Формалізуємо в системі структури рівні управління, його ритми та кількість рішень, що приймаються, з метою одержання загальної оцінки про рівень організованості системи. Визначимо 8 (вісім) рівнів управління інституціональною структурою економіки (від директора до виконавця).
Використовуючи закон затухаючих коливань, можна записати залежність періоду прийняття рішень від рівнів управління:
S = A ekt sin(ω)t,
де S – період прийняття рішень на відповідному рівні,
A – період прийняття рішень на першому рівні,
k – коефіцієнт дроблення ритму управління.
Розподіл інформації за рівнями управління можна показати затухаючою кривою :
А
-А
Х
Лінії,
які перпендикулярно перетинають вісь
Х у точках Z (
,
n =1,2,3...),
поділяють затухаючу криву на ділянки,
що відповідають рівням управління.
Поданий графік свідчить про характер и закон дроблення економічної інформації за вісьмома рівнями управління, які визначаються ритмом прийняття рішень. Він, у свою чергу, тісно зв’язаний з періодом технологічних операцій, які перебувають під контролем на відповідному рівні. Ритм збору інформації повинен відповідати ритму проходження технологічного процесу. Тільки за таких умов система управління буде надійною та ефективною.
Облікова інформація є дзеркальним відтворенням планової інформації.
Нижче зображено два закони:
ліворуч – закон диференціації планової інформації,
праворуч – закон інтеграції облікової інформації.
-А
А
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
-А
А
Графіки підтверджують положення про те, що на вищому рівні управління питома вага рішень, що приймаються, зменшується при одночасному збільшенні їх кількості.
Пропонований метод розробки інформаційної структури підрозділу виходить із схеми технологічних процесів, оскільки вони є джерелом інформації по каналах зворотних зв’язків і споживачами прямих управлінських дій.
Таким чином, основою побудови інформаційної структури управління є вітластий процес технології виготовлення продукції в поєднані із зв’язками в середині рівнів. Це визначає алгоритм інформаційної моделі інституціональної структури економіки.
Економічний аналіз, виступаючи основним споживачем інформаційних даних, які використовуються у процесі ретроспективного, поточного і перспективного аналізу, скоріше, ніж будь-яка інша спеціальна наука, виявить переваги і недоліки діючої системи економічної інформації.
Для розробки економічної політики та її аналізу необхідний надійний інформаційний фундамент – економічні вимірники, адекватні задачам економічного аналізу. Кожен з них має свій сенс, всі вони використовуються у певному комплексі, системі, що відтворює господарську діяльність певного підприємства.
До облікових джерел аналізу належать:
статут економічного суб’єкта;
бухгалтерський облік і звітність;
протоколи засідань ради директорів;
статистичний облік і звітність;
матеріали податкових перевірок;
оперативний облік і звітність;
інструкції, положення;
вибіркові облікові дані.
Позаобліковими джерелами є такі:
матеріали ревізії, фінансового контролю;
матеріали лабораторного і лікарсько-санітарного контролю;
матеріали постійно діючих виробничих нарад;
матеріали преси;
пояснювальні і доповідні записки;
матеріали, які одержують у результаті особистих контактів з виконавцями, огляду економічного суб’єкту, його складів, участків, філій.