1.3 Параметры и возможности систем управления базами данных на примере ms Access

MS Access – реляционная клиент-серверная система управления базами данных (СУБД) от компании Microsoft. Реляционная означает, что она основана на таблицах.

Microsoft Access в большинстве случаев используется для полной автоматизации процессов анализа каких-то процессов в бухгалтерии, бизнесе и т. д. Благодаря универсальной структуре, программа может устранять появление так называемой избыточности данных, когда требуется изменить какой-то один параметр не путем ввода нового, а через корректирование старого, причем так, чтобы его изменение отобразилось во всех связанных БД.

Преимущества СУБД Microsorf Access

• Простой и понятный интерфейс.

• СУБД MS Access общеизвестна и очень популярна в настольных ПК. Это значит, что вы всегда можете обратиться за помощью к знакомому, уже давно использующему данную СУБД, за советом, а также вместе работать с одной базой данных по сети.

• Практически безграничные возможности экспорта данных: данные из таблиц щелчком одной клавиши мыши можно перенести в Excel, Word, экспортировать в XML, опубликовать в PDF, не говоря уже о том, чтобы без проблем перенести выбранные объекты в другую базу данных.

• Невысокая цена. Если покупать MS Access в составе полного пакета Microsoft Office, то, по сравнению с другими платными СУБД, цена окажется очень заманчивой.

• Широкий выбор конструкторов для построения форм, отчетов и запросов, с помощью которых можно отфильтровать данные и вывести их в удобном виде.

• Широкие возможности импорта данных: если у вас есть табличные данные, созданные при помощи текстового процессора MS Word или табличного процессора MS Excel, вы с помощью мастера без труда перенесете их в свою базу. Импорт, кроме того, можно выполнить из простого текстового документа, из документа XML, а также из файлов баз данных, созданных в других СУБД (таких как dBASE, PARADOX).

• Возможность создания пароля на своей базе данных.

• Встроенный язык VBA высокого уровня.

• Возможность записи макросов. Редактор SQL

Недостатки СУБД Microsoft Access

• MS Access относится к файл-серверным СУБД. Это означает, что вся обработка данных происходит непосредственно на компьютере клиента, пользователя. Серверная часть лишь извлекает данные и передает их по требованию. Это приводит к тому, что по локальной сети курсируют большие потоки данных, и при большом количестве пользователей, работающих с базой данных, может случиться перегрузка сети. Классическая файл-серверная архитектура всегда влечет за собой низкую производительность при большом количестве пользователей. В версии MS Access 2010 этот вопрос частично решен.

• Отсутствие надежных средств защиты данных. По сути, используется только пароль на базе данных и пароль пользователя. Для опытного специалиста не представляет никакой сложности снять такую защиту.

• Многопользовательский режим возможен только в одноранговой сети или в сети с файловым сервером.

• Для разработки нестандартного интерфейса требуется привлекать программистов.

• Редактор запросов SQL примитивен, использовать его неудобно.

• MS Access заточен под операционные системы Windows. Чтобы попытаться использовать данные, созданные в этой СУБД в других ОС (например, LINUX), придется изрядно повозиться. Проще перенести данные в другую СУБД.

Структура Access

• СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из кото­рых может включать один или несколько объектов. Среди основ­ных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

• Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъ­ектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк) (см. рис. 4.1).

• Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При по­мощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на ос­новании одной или нескольких имеющихся в БД.

• Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выпол­нения какого-либо действия при возникновении определенного события.

• Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

• Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспе­чивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Internet посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница, как правило, представляет собой HTML-файл, посредством которого пользователи Internet получают доступ к имеющейся БД.

• Макросы. Являются объектами, предназначенными для вы­полнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т. д.

• Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Appli­cations. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недос­тупны разработчику в случае использования макросов.

Access – это программа, позволяющая не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности приложения таковы, что информация может быть импортирована из других приложений (FoxPro, Paradox, Excel, Word и др.). Для упрощения процедур данные можно не импортировать, а связать, причем не только с указанными программами, а и с источниками в сетевом окружении или в интернете.

Что касается импорта данных, здесь возможности у программы практически не ограничены. Главным условием является только то, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных (как таблицы в Excel или Word).

Таково приложение Access. Программа является весьма популярной среди широкого круга пользователей, поскольку ее разработчики постарались максимально объединить в ней возможности других программных продуктов этого типа. И именно это сделало данное приложение очень гибким в настройке и автоматизированном применении большинства функций. Остается добавить, что Access – это очень мощное средство обработки данных, хотя здесь и были рассмотрены только самые начальные сведения о приложении.