3.4. Сбор фактического и эмпирического материала

При написании ВКР теоретического характера помимо анализа источников и исследовательской литературы студент осуществляет сбор фактического материала, который подтверждает или опровергает выдвинутые положения. В качестве фактических данных могут служить материалы опроса специалистов-экспертов (например, при оценке нормативно-методического обеспечения процессов документирования и ДОУ; состояния разработанности вопросов теории и практики ДОУ и т.д.).

Фактическим материалом для ВКР исторической тематики служат, как правило, архивные источники. Изучение архивных дел, отдельных документов и описей дел позволяет выявить разнообразные количественные показатели и статистические данные в рамках определенных хронологических и географических границ, видового разнообразия документов и др.

Для практико-ориентированных ВКР сбор фактического и эмпирического материала осуществляется в период преддипломной практики. Прикладные исследования проводятся на базе конкретной организации и предполагают рационализацию системы ДОУ в целом или отдельных ее участков и процессов. Сбор фактического материала проводится в соответствии с поставленными в исследовании задачами.

В ходе обследования студенты собирают сведения об учреждении, предприятии и направлениях их деятельности; о месте службы ДОУ в организационной структуре предприятия и ее взаимосвязях с другими подразделениями; знакомятся с численным и должностным составом данной службы, ее целях и задачах.

Выявляется и анализируется система локальных организационно-правовых документов (устав, положения, правила, инструкции, регламенты, должностные инструкции), распорядительных и информационно-справочных документов, функционирующих в организации. Если поставлена задача изучить документацию, обеспечивающую производственный процесс, выявляется ее состав и видовое разнообразие, отмечаются особенности документирования.

В ходе обследования управленческих систем документации определяются основные, наиболее значительные и многочисленные группы документов. Выясняется их тематика, соответствие содержания и оформления требованиям нормативных документов.

Обследование предполагает сбор информации по всему технологическому циклу движения документов, начиная с их создания или получения до отправления, завершения и передачи на архивное хранение. Особое внимание обращается на использование автоматизированных технологий в работе с документами.

Таким образом, эмпирическое познание предполагает изучение практики ДОУ и ее результатов с помощью различных методов. Выполняя производственные задания, студент может проводить наблюдения за отдельными технологическими операциями, фиксируя факты и само содержание процесса.

Например, для анализа и фиксации движения документов в организациях широкое распространение получили графические оперограммы, табличные маршрутно-технологические карты, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами. Включение в текст ВКР этих сведений и схем дает наглядное представление о рационализации маршрутов документов, видах работ по документированию управленческих процессов, этапах обработки управленческой информации и документов.

Рекомендуется использовать метод фотографии рабочего дня, самофотографии рабочего времени на выполнение отдельных работ по ДОУ. Можно использовать метод письменного или устного опроса сотрудников службы ДОУ, управленческого персонала для получения исходного материала по конкретному вопросу. При анализе количественных показателей документооборота или других видов работ возможно использование метода сравнения.

Результаты эмпирического изучения явления или процесса выражаются в получении конкретных фактов, правил, норм, опыта. Для аргументированного обоснования сущности изучаемых явлений целесообразно иметь образцы документов, блок-схемы, классификаторы, статистические сводки, тексты анкет, диаграммы, таблицы, графики и другие подготовленные материалы.

Фактический материал позволит сопоставить данные, проанализировать и обобщить деятельность определенного учреждения или организации по ДОУ. Этот материал значительно расширяет источниковедческую базу ВКР.

Обследование состояния ДОУ в организации требует глубоких знаний и профессиональных навыков. Осуществить методику подобного исследования можно на основе подробных рекомендаций, изложенных в работах Т. В. Кузнецовой, И. А. Подольской, Л. Н. Солянкиной (см. список литературы в помощь подготовке ВКР).

Собранный эмпирический материал и другая разнообразная фактографическая информация систематизируются, и на их основе создается банк собственных данных. Эту исходную информацию лучше хранить отдельными файлами в ПК или в виде папок-досье по отдельным вопросам темы. В папку-досье можно поместить ксерокопии статей и другие подготовительные материалы. Их нужно сохранять во избежание возможной потери рукописи, случайного удаления компьютерного файла и искажения текста.