1.2. Связывание данных Excel со слайдом PowerPoint

Чтобы создать связь между источником данных (рабочим листом Excel) и копией данных, вставленной в слайд PowerPoint, необходимо связать файлы Excel и PowerPoint.

После связывания файлов изменение их имен или перемещение из одной папки в другую разрушает связь между ними. В дальнейшем по необходимости можно обновить или разорвать связь между файлами.

Чтобы вставить содержимое рабочего листа Excel в слайд PowerPoint, установив при этом связь между файлами, нужно выполнить следующие действия:

1. В рабочем листе Excel выделить диапазон ячеек, которые необходимо использовать в слайде PowerPoint.

2. Выбрать команду Правка->Копировать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+C>.

3. Переключиться в окно презентации PowerPoint и выбрать нужный слайд. Убедиться, что презентация отображается в Обычном режиме.

4. Находясь в окне программы PowerPoint, выбрать команду Правка->Специальная вставка.

5. В диалоговом окне Специальная вставка выбрать переключатель Связать.

6. В списке выбрать опцию Объект Лист Microsoft Excel и щелкнуть на кнопке ОК. Содержимое рабочего листа Excel появится в слайде в виде таблицы, размеры и положение которой можно изменять. Чтобы изменить содержимое таблицы, нужно щелкнуть на ней дважды. Откроется рабочий лист Excel, откуда были скопированы данные. Теперь все изменения, которые будут внесены в таблицу, также отобразятся в слайде PowerPoint.

Например, скопируем с помощью специальной вставки ту же самую таблицу на слайд PowerPoint (Рис. 1.2.1.), затем дважды кликнем на таблицу, и она откроется в Excel, произведем необходимые изменения (в данном случае мы изменили начертание и цвет шрифта, поменяли цвет заливки и изменили некоторые данные в последнем столбце). Окончательный результат представлен на Рис. 1.2.2.

Рис. 1.2.1. Таблица, скопированная с помощью специальной вставки из Excel в PowerPoint.

Рис. 1.2.2. Таблица с автоматически измененными данными.

Каждый раз при открытии презентации PowerPoint будет предложено обновить ссылку на источник данных (рабочий лист Excel). Можно не обновлять ссылку при открытии, нажав Отмена, а обновить ее позже при необходимости, выбрав команду Правка->Связи и щелкнув на кнопке Обновить.

1.3. Вставка сводных таблиц в слайды PowerPoint

Вставляя таблицы, созданные в Excel, в слайды PowerPoint, можно столкнуться с некоторыми проблемами. Полученный результат вполне может оказаться отличным от ожидаемого. Например, если в Excel скопировать сводную таблицу и вставить ее в слайд с помощью обычной команды «Вставить», исходный формат сводной таблицы будет утерян. Чтобы сохранить при копировании оригинальный формат таблицы нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить в Excel сводную таблицу и выполнить команду Копировать.

2. В окне PowerPoint выбрать команду Правка->Специальная вставка. Выбрать пункт Объект Лист Microsoft Excel и щелкнуть на кнопке ОК. Сводная таблица, вставленная в слайд как объект Excel, полностью сохраняет свою функциональность. Если дважды на ней щелкнуть, то мы получим возможность изменять и редактировать ее как и любую сводную таблицу, открытую в Excel.

Например, на Рис. 1.3.1 изображена исходная сводная таблица в Excel. Скопируем ее и вставим с помощью обычной команды Вставить на слайд PowerPoint (Рис. 1.3.2). Полученный результат нас не устраивает, т.к. отличается от оригинала. Поэтому вставим таблицу на слайд с помощью Специальной вставки. Результат мы видим на Рис. 1.3.3. Как видно из рисунка, оригинальный формат таблицы был сохранен.

Рис. 1.3.1. Исходная таблица в Excel

Рис. 1.3.2. Та же таблица, помещенная на слайд PowerPoint с помощью команды Вставить

Рис. 1.3.3. Та же таблица, помещенная на слайд PowerPoint с помощью Специальной вставки