4. Информационное обеспечение управления персоналом в ао «Связной логистика»
В АО «Связной логистика» используется программный продукт «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» в версии КОРП.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» есть комплексное решение для автоматизации расчета заработной платы, кадрового учета и процесса управления персоналом в целом на крупных и средних предприятиях (организациях). Возможности данного программного продукта существенно выше, нежели, например, программы «1С:Зарплата и кадры 7.7», которая ранее использовалась в АО «Связной логистика».
Программа удовлетворяет потребности практически всех групп сотрудников различных подразделений АО «Связной логистика».
Руководство АО «Связной логистика» получает возможность:
разработки общей стратегии персоналом организации;
развития организационной структуры АО «Связной логистика»;
достаточно подробного анализа всей необходимой информации о персонале;
оценки эффективности HR-отдела АО «Связной логистика»;
поддержания корпоративной культуры АО «Связной логистика».
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность службе управления персоналом АО «Связной логистика»:
проводить поиск, сравнение и отбор кандидатов;
развивать и эффективно использовать наличествующий кадровый потенциал АО «Связной логистика»;
исходя из результатов работы и компетенций, проводить оценку сотрудников АО «Связной логистика»;
проводить повышение квалификации и обучение;
управлять продвижением сотрудников и их карьерой;
предлагать и внедрять различные схемы мотивации персонала;
иметь единую информационную базу сотрудников АО «Связной логистика».
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность плановой службе АО «Связной логистика»:
планировать все затрат на персонал АО «Связной логистика»;
производить переоценку в связи с увеличением численности персонала АО «Связной логистика», внеплановыми выплатами, переработками, компенсациями бюджета текущих затрат;
контролировать отклонения от плановых показателей ФОТ;
анализировать возможные расходы по оплате труда при вводе новых схем мотивации персонала АО «Связной логистика»;
выбора оптимальной мотивационной схемы.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность отделу расчета заработной платы АО «Связной логистика» автоматизировать:
все виды начислений по оплате труда, удержаний выплату заработной платы;
расчет и выплату компенсаций и гарантий по отпускам, командировкам, больничным листам и пр.;
начисление взносов и налогов.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность руководителям линейных подразделений АО «Связной логистика» быстрее решать задачи:
отбора, адаптации, повышения квалификации и обучения сотрудников;
назначения поощрений, согласования и выдачу премий;
оценивания результатов работы персонала.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность сотрудникам АО «Связной логистика» иметь необходимые сведения:
по заработной плате, отпускам, данные для госорганов и социальных фондов;
иную необходимую справочную информации вне посещения кадровой службы АО «Связной логистика».
Рассмотрим, как конкретно используется каждая из основных возможностей программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в АО «Связной логистика».
1.Кадровый учет и делопроизводства в компании. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» обеспечивает ведение штатного расписания сотрудников, учета их найма, перевода и увольнения (то есть их движения), учета всех персональных данных сотрудников (личных дел), всесторонний анализ их кадрового состава (численность, текучесть, статистика и пр.).
С помощью программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» ведется учет отработанного времени, досрочного выхода на работу и невыходов на работу по различным причинам (болезнь, отпуск и пр.), учет ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков и остатков неиспользованных отпусков, а также воинский, пенсионный учет и учет медицинского страхования.
Программа дает возможность кадровой службе компании автоматизировать основные задачи кадрового делопроизводства с формированием и распечатыванием необходимых документов, таких как:
приказы о найме, увольнении и перемещении сотрудников;
личные карточки сотрудников АО «Связной логистика» по форме Т2;
приказ о командировках сотрудников и др.
Для кадровой службы компании важной является также возможность программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» осуществлять групповое оформления найма, перемещения и увольнения сотрудников, когда возникают ситуации введения в строй новых объектов.
2.Расчет заработной платы в АО «Связной логистика». «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» используется для автоматического начисление заработной платы, налогов и сборов персонала организации, а именно:
для осуществления различных виды начислений и удержаний в виде налогов и взносов;
для проведения расчет заработной платы, ее выплаты и перечисление зарплаты на лицевые счета сотрудников компании;
для осуществления расчетов, связанных с выплатой налогов и взносов в различные фонды;
для отражения произведенных начислений и выплат в регламентированном учете.
Программа полностью автоматизирует множество трудоемких расчетов с сотрудниками организации, начиная от ввода документации о результатах труда (выработке), оплаты отпусков и больничных листов и заканчивая подготовкой документов на выплату заработной платы и сдачи отчетности в органы госконтроля. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» полностью автоматизирует расчет начислений и удержаний и отражение полученных результатов в затратах организации.
Программа обеспечивает подготовку необходимых бумажных документов, электронной и бумажной отчетности по начислению заработной платы.
3.Охрана труда и техника безопасности в АО «Связной логистика». Деятельность, направленная на охрану труда персонала является важнейшей составляющей, обеспечивающей надежность и безопасность работы организации. В АО «Связной логистика» деятельность по охране труда направлена на решение задач:
соблюдение соответствия квалификации принимаемых на работу лиц, условиям труда и специфике осуществляемых работ;
формирование необходимых навыков, знаний (в том числе специальных) и умений персонала, необходимых для допуска работника к деятельности;
систематический и постоянный контроль профессиональных навыков, знаний и умений работника, используемых в трудовой деятельности;
соблюдение инструкций, норм и правил по охране труда в компании.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предоставляет возможность решения в АО «Связной логистика» следующих задач:
инструктажи работников по охране труда (планирование и учет прохождения);
допуски к работам (назначение и контроль наличия);
медицинские осмотры (учет).
Для анализа, учета и контроля деятельности, направленной на охрану труда в АО «Связной логистика» программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» формирует отчеты:
контроль допусков к работам;
продление допусков;
вводный инструктаж;
журнал по учету инструктажа работников.
Отчеты дают возможность руководителям АО «Связной логистика» осуществлять контроль выполнения техники безопасности, анализировать причины несчастных случаев, затрат на их компенсацию.
4.Кадровое планирование в АО «Связной логистика» служит начальным этапом процесса управления персоналом. Цели его заключаются в определении количества необходимых организации квалифицированных сотрудников, затрат, связанных с их поиском и наймом и в обеспечении деятельности службы подбора персонала организации.
К этапам процесса кадрового планирования можно отнести:
формирование заявок от руководителей подразделений организации о потребностях в персонале;
выполнение кадрового плана вакансий с указанием должностей и необходимого количества сотрудников;
описание вакантных должностей (квалификационные требования, обязанности, компетенции и пр.);
описание затрат на заработную плату принятых сотрудников (включая изменения ФОТ);
постановка задач процесса подбора кадров: сроки, и приоритеты;
выполнение кадрового плана по набору персонала и ведение регулярной отчетности.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предоставляет кадровой службе АО «Связной логистика» возможности:
формирование кадрового плана организации: определение общего количества ставок по каждой должности, а также количества вакантных и занятых ставок;
открытие в компании вакансий, с указанием должностных обязанностей, квалификационных требований, условий труда и качеств и навыков, необходимых для определенных должностей;
оценка эффективности кадрового планирования в АО «Связной логистика»: состояния е исполнение кадрового плана организации, текучесть кадров (коэффициент), эффективность деятельности кадровой службы.
5.Подбор персонала в АО «Связной логистика». Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность вести подбор персонала от формулирования требований к должности и до зачисления работника, что отслеживает руководитель службы персонала.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» компании возможности:
описания, актуализации и размещения вакансий, то есть программа дает не только типовую информацию о вакансии (должность, требования, дата открытия), но описывает условия работы, обязанности и компетенции. При вводе вакансии ей можно присвоить дополнительные свойства, позволяющие вести контроль за ней: назначить ответственного и заявителя вакансии, указать плановую и фактическую дату ее закрытия. Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность работы с резюме и вакансиями, размещаемыми на основных интернет-сайтах.
ведения оперативной работы с соискателями должности, для чего в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» существует раздел «Набор персонала», позволяющий решать задачи введения и хранения всех данных о соискателе, полученные в ходе общения с ним, ведения электронной переписки с соискателем, планирования собеседования с ним.
анализа затрат на привлечение персонала и эффективности его подбора, поскольку привлечение персонала всегда требует расходования денежных средств на размещение объявлений о вакансии в Интернет-ресурсах, в специализированных изданиях, а также услуг кадровых агентств. Все эти затраты регистрируются документе «Учет затрат на источники персонала», с указанием суммы затрат.
Полученные данные позволяют сформировать отчет «Эффективность затрат на привлечение», в котором рассчитывается средняя стоимость затрат на привлечение (по всем источникам подбора) и стоимость привлечения одного соискателя.
6.Планирование и учет занятости в АО «Связной логистика». Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность руководству организации регулировать участие персонала в различных мероприятиях и процессах, анализировать загруженность сотрудников.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» помогает решать задачи:
планирования занятости персонала в мероприятиях компании. Документа «Участие в мероприятиях» регистрирует участие сотрудников в мероприятии. Запланированное мероприятие описывается и заносится в справочник «Мероприятия предприятия», указывается состав его участников продолжительность.
планирования встреч с участием сотрудников компании. В документе «Встречи» ведется планирование участия работников в различных встречах, которые выделены в отдельный вид мероприятия, дается возможность анализа участия работника во встрече: оповещение о занятости работника в определенное время в мероприятиях и встречах.
анализа занятости сотрудников компании в различных мероприятиях. Данные о занятости работников получают с помощью отчета «Занятость сотрудников», который предоставляет сводную информацию о занятости работников за определенный временной период и на конкретную дату.
При помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» резервируются помещения для проведения мероприятий и встреч , а также присутствие и отсутствие работников.
7.Адаптация персонала в АО «Связной логистика». Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» для эффективного руководства процессом адаптации персонала дает возможность кадровой службе организации планировать и контролировать проведение необходимых мероприятий по адаптации:
планировать последовательность действий и состав мероприятий, предназначенных для адаптации и увольнении в организации в целом и для каждого подразделения, рабочего места или должности (конкретной должности подразделения АО «Связной логистика»);
назначить ответственного за процедуру адаптации сотрудника, а также за проведение конкретного мероприятие или решение отдельной задачи;
устанавливать срок выполнения для каждой задачи и адаптационного мероприятия;
осуществлять контроль соблюдения проведения адаптационных мероприятий и сроков выполнения.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» описывается каждое мероприятие по адаптации, закрепляется ответственное за его проведение лицо и устанавливается период выполнения.
Планирование программы адаптации для конкретной должности, подразделения или сотрудника проводится в едином разделе, что дает возможность ответственному лицу иметь цельную картину всех мероприятий, запланированных на разных уровнях АО «Связной логистика».
С помощью программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» можно отследить результаты мероприятий по адаптации как по группам, так и по конкретным сотрудникам.
8.Обучение и развитие в АО «Связной логистика». Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность:
Планирования обучения (используется документ «Заявка на обучение и развитие»):
формирование со стороны конкретных сотрудников или руководителей подразделений заявок на обучение, их согласование и утверждение;
формирование сводных планов развития и обучения сотрудников компании.
Формирование программы обучения (используется справочник «Виды мероприятий по обучению и развитию»):
фиксирование взаимосвязи между обучением и компетенциями, направление каждого мероприятия по обучению на ту компетенцию, на формирование которой оно повлияет;
формирование программы развития и обучения для конкретных сотрудников и для должностей.
Ведения учета и регистрации результатов прохождения сотрудниками АО «Связной логистика» обучения (используется документ «Результат обучения и развития»).
Анализа и оценки эффективности и результатов обучения (используются «Шаблоны анкет», механизм «Назначение опросов», документ «Оценка компетенций сотрудника»):
формирование отчетности по динамике изменения после обучения компетенций сотрудников;
учет всех расходов на проведение мероприятий по обучению;
анализ и оценка общей информации о проводимых обучающих и развивающих мероприятиях.
Осуществления анкетирования с целью выявления потребностей в обучении работников, а также оценки ими мероприятий по обучению (используется механизм «Назначение опросов», составляется «Аналитический отчет по анкетированию»).
9.Работа с кадровым резервом в АО «Связной логистика» предполагает использование двух основных подходов к обеспечению кадрами за счет внутренних резервов:
Управление кадровым резервом: выдвижение работника в качестве потенциального кандидата на должность и руководство его подготовкой для последующего выдвижения на должность в случае необходимости. В этой связи программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предоставляет возможности:
описания должности через компетенции, и ее профилирование;
создания резерва, описания требований к соискателям - резервистам;
оценки резервистов, включая сопоставлением необходимых для должности требований его с качествами;
формирования резервного состава, включающего кандидатов сотрудников компании или иных лиц);
сравнения резервистов с последующим выбором наиболее соответствующего должности;
анализа кадровых перестановок.
Сотрудник кадровой службы АО «Связной логистика» при помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»:
фиксирует позицию для кадрового резерва;
описывает компетенции, необходимые резервисту для занятия позиции;
описывает требования резервистам: возраст, пол, стаж работы и пр.
Создание фонда талантов (talent pool) АО «Связной логистика», для чего программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предусмотрено:
ведение произвольный отбор кандидатов из фонда талантов организации и сопоставление с требованиями к конкретной позиции;
для выявления максимального соответствия вакантной должности проведение сравнения характеристик кандидатов с требованиями вакантной позиции.
10.Мотивация и льготы в АО «Связной логистика». Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность решать задачи:
Сравнения различные схемы мотивации и оценка их эффективность при помощи инструмента «Анализ схем мотивации», позволяющего решить проблемы, связанные с изменением системы мотивации:
разрабатывать различного рода промежуточные мотивационные схемы для их сравнения и оценки эффективности;
проводить анализ результатов расчета зарплат при различных мотивационных схемах, оценивать будущие доходы сотрудников при использовании новой системы мотивации.
Разработки мотивации в привязке к грейдам: программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет поддерживать грейдирование, применение которого задается в разделе «Настройка политики управления персоналом организации».
Применения неденежной мотивации с использованием соцпакетов: для анализа и учета использования льгот в АО «Связной логистика», а также затрат на их внедрение программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предусмотрено:
ведение анализа и учета введения льгот работникам, включая затраты на предоставление какой-либо льготы, используя документ программы «Предоставление льгот»;
ведение анализа расходов на введение работникам льготы при помощи отчета «Сведения о предоставленных льготах».
Разработки сложных схем мотивации – программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» содержит большое количество различных показателей, которые используются при разработке формул расчета заработной платы. Число показателей неограниченное, ООО «Свод Интернешнл» имеет возможность добавить свои показатели в зависимости от изменения мотивационной политики. Программа дает возможность использования до шести показателей в одной формуле расчета одновременно с целью формирования более сложных схем мотивации для различных должностей.
11.Оценка и аттестация персонала в АО «Связной логистика». Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет службе персонала проводить все процедуры аттестации персонала, а именно:
Создавать модель компетенций и описывать необходимые для каждой должности компетенции. При помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» разрабатывается и описывается необходимое количество компетенций работников, приводится шкала оценки, формируются критерии и профили компетенции для всех должностей. Для всего этого применяется справочник «Компетенции сотрудников».
Производить оценивание на соответствие профилю компетенций персонала организации (с использованием данных результатов труда). Для этого программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» задается список компетенций (заполняемый автоматически или в ручном режиме), по которым проводится оценивание, назначается дата и ответственное за проведение оценки лицо. Результаты оценки после проведения вносятся в программу и сохраняются в личной истории каждого работника.
Производить оценку персонала методом 360 градусов при помощи анкетирования. Работник кадровой службы АО «Связной логистика» формулирует перечень определенных критериев оценки (ими могут служить компетенции), или же задает перечень определенных вопросов, направленных на оценивание личностных и профессиональных качеств работника. Инструмент опросов программы позволяет назначить работникам процедуру анкетирования, отправляя анкеты по электронной почте.
Производить регламентированные законодательством аттестационные процедуры. Инициирует конкретное мероприятие по аттестации «Приказ о проведении аттестации», по результатам которого создается документ «Результаты аттестации», который содержит все основные выводы и решения аттестационной комиссии.
12.Учет и анализ расходов на персонал в АО «Связной логистика». При помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»:
Выделяются статьи затрат и устанавливаются разрезы для их анализа. Статьи расходов на персонал выделяются и описываются с такой степенью детализации, какая необходима для решения поставленных задач. Для каждой статьи выбирается разрез, согласно которому ведется анализ расходов.
Планируются расходы на персонал, производится анализ соответствия фактических и плановых расходов, с целью обеспечения стабильности компании и снижения рисков. Документ «Планируемые расходы на персонал» предусматривает разработку несколько альтернативных планов, с последующим выбором (на основании анализа фактических расходов) наиболее реального плана. План может формироваться с разбивкой сумм по статьям затрат и по подразделениям, к которым относятся данные затраты. Анализ исполнения плана предполагает заполнение документа «Анализ расходов на персонал», сравнивающего фактические затраты на персонал с данными из альтернативных сценариев и сопоставляющего отклонения.
Ведется учет времени, затраченного на выполнение различных видов работ, и проводится анализ распределения рабочего времени в различных разрезах при помощи составления документа «Отчет сотрудника», заполняемого либо доверенным лицом, либо самим сотрудником. При помощи этого документа, а также инструмента «Управление распределением расходов на персонал» корректируется объем затраченного рабочего времени и отклоняются расходы (выделяются в таблице серым цветом), не имеющие отношения к данному виду деятельности. Далее составляется сводный отчет «Затраты времени компании», позволяющий детально проанализировать распределения времени работников по направлениям деятельности, проектам и видам работ.
Получаются данные о распределении расходов на персонал по направлениям деятельности и проектам АО «Связной логистика». При помощи программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» проводится анализ затрат на персонал в необходимых для организации разрезах. Отчет «Расходы на персонал» дает возможность анализа распределения расходов на персонал по направлениям деятельности и в разрезе статей затрат.
13.Анализ эффективности управления персоналом в АО «Связной логистика». Программа 1С:»Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность ведения статистики и анализа показателей эффективности управления персоналом организации, включая возможности их сравнения между подразделениями или за различные периоды времени. Показатели эффективности управления персоналом подразделяются на:
Показатели состояния кадров АО «Связной логистика»: динамика движения персонала и кадровый состав. Представленная в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» аналитическая отчетность по кадровому составу, включает такие показатели, как среднесписочная численность и коэффициент текучести кадров, движение кадров, средняя численность сотрудников, статистика кадров (половозрастные, социальные характеристики) и др. Это делает возможным всесторонний анализ кадрового состава АО «Связной логистика» с целью принятия более рационального управленческого решения.
Показатели эффективности работы персонала. Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» дает возможность получения таких показателей эффективности работы персонала как:
производительность труда сотрудников компании;
результаты труда работников по KPI;
средние затраты на одного сотрудника компании;
прибыль и выручка на одного сотрудника компании;
исполнение в АО «Связной логистика» планового фонда рабочего времени;
статистика занятости работников в мероприятиях и анализ и статистика распределения рабочего времени по задачам.
Показатели эффективности процессов работы с персоналом. Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» включает значительное количество аналитических отчетов, дающих информацию по основным показателям эффективности каждого процесса. Например, по процессу обучения персонала – это:
средняя стоимость обучения одного сотрудника организации;
оценка со стороны обучаемых эффективности обучения;
результаты обучения работников АО «Связной логистика»;
исполнение плана обучения в процентах.
14. Программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предоставляются также дополнительные возможности управления персоналом в АО «Связной логистика», включающие следующее:
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» для осуществления в режиме онлайн оперативного взаимодействия сотрудников компании со службой персонала имеет специальный интерфейс «Рабочее место сотрудника», благодаря чему сотрудники компании могут:
отслеживать в личном деле свои данные, подавать заявки на их изменение и дополнение;
отслеживать информацию о заработной плате (начисленной, выплаченной и удержанной);
отслеживать информацию об отпуске, количестве отпускных дней, времени, а также подавать заявки на отпуск;
отслеживать информацию о льготах в АО «Связной логистика», выбирать из пакета льгот, те, в которых сотрудник заинтересован;
вводить данные о занятости или отсутствии на рабочем месте, сведения об отработанном времени;
принимать участие в опросах АО «Связной логистика».
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предусматривает взаимодействие «Рабочего места сотрудника» с базой кадровой службы АО «Связной логистика» в Интернет-режиме.
Программа содержит «Монитор руководителя», предназначенный для руководителя компании и содержащий полную и свежую информацию по ключевым показателям, касающуюся состояния персонала АО «Связной логистика», затрат на персонал и эффективности их деятельности.
На «Мониторе руководителя» отражены в сравнительной форме сводные данные прошлого и текущего месяцев по показателям:
а) Затраты на персонал АО «Связной логистика»:
зарплата по АО «Связной логистика» (начисленная и выплаченная);
удержания по АО «Связной логистика»;
выплаты по НДФЛ и страховым взносам компании;
общие расходы на персонал АО «Связной логистика»;
динамика зарплаты за 1 год.
б) Состояние кадров в АО «Связной логистика»:
численность по штатному расписанию;
заявленные вакансии.
в) Потери рабочего времени в АО «Связной логистика».
Руководители АО «Связной логистика» самостоятельно настраивают показатели, являющиеся для них значимыми, а также источники получения сведений по данным показателям и период, за который необходимо отследить данные.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» обеспечивает сервисные возможности:
управление поручениями и задачами;
осуществление полнотекстового поиска данных;
осуществление получение подробной справочной информации;
обеспечение защиты персональных данных.
формирование внешних отчетов и обработок;
распознавание ошибочных ситуаций;
версионирование.
Программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» поддерживается построение территориально-распределенных информационных баз. Между узлами распределенной информационной базы для обмена данными используются различные каналы передачи информации.
Таким образом, подводя итог всему вышеизложенному, можно с уверенностью констатировать, что использование информационных технологий в управлении персоналом АО «Связной логистика» и, в частности, программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предоставляет самые широкие возможности охвата всех основных аспектов сложной, многогранной и крайне важной деятельности управления персоналом.