Этап 2. Оцениваем состояние и объем имеющихся ресурсов
Главные ресурсы организации — материальные, трудовые, финансовые и информационные.
Материальные ресурсы — основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо и т. д. Организации приобретают материальные ресурсы по мере необходимости. Организация должна знать, чего и сколько ей понадобится и каких финансовых и временных затрат потребует приобретение этих материалов.
Чтобы оценить трудовые ресурсы, нужно определить, есть ли у организации специалисты необходимой квалификации и численности.
Традиционно наиболее скрупулезно контролируют и планируют финансовые ресурсы. Меньше внимания уделяют информационным ресурсам. Это сайт организации и ее страницы в социальных сетях, взаимодействие организации со СМИ, а также доступ к справочным ресурсам, подписка на специализированную периодику, участие в семинарах, наличие в организации специалистов, умеющих собирать и анализировать информацию для решения поставленных задач.
Этап 3. Формулируем желаемый результат
▪ Условно работа по определению целей организации сводится к тому, чтобы, начав с самоуверенного детского «Я хочу быть известным!», дойти до осмысленного «Я буду народным артистом с шестизначным гонораром и десятком ежемесячно публикуемых интервью, ежедневно выступающим в зале, заполненном тысячью зрителей».
На первом этапе оценки эффективности учреждения вы описали идеальное или желательное состояние организации — обобщенный вдохновляющий образ, который стимулирует руководство учреждения или его учредителя что-либо изменить. На третьем этапе нужно дать четкое определение, какой именно должна быть организация через год (два, пять). Формулируемый результат привязан к конкретному сроку и может сопровождаться рядом условий и (или) ограничений. Например, учредитель сообщит, что увеличить финансирование в ближайшие годы невозможно, или руководитель заявит, что все задачи следует решать без изменения численности работников.
Конкретный желаемый результат ведения деятельности, объединивший все поставленные цели, закрепите в локальных актах учреждения. Только достижение такого результата может стать основой оценки эффективности.
Человек, коллегиальный орган или орган власти, который определил желаемый результат, должен разработать механизм, показатели и иные условия проведения оценки эффективности учреждения.
Этап 4. Устанавливаем критерии и показатели эффективности
После того как учреждение определило желаемый результат деятельности, предстоит выбрать способы его достижения, а затем зафиксировать сам факт, что это достижение (или недостижение) произошло и что для этого потребовалось. То есть помимо показателей, которые отражают степень приближения учреждения к цели, нужно сформировать критерии, которые ограничивают или демонстрируют использование ресурсов (трудовых, временных, денежных и т. д.) в работе. Это поможет принять решения о будущем организации: ее руководстве, кадровом составе, предъявляемых требованиях, целесообразности ведения той или иной деятельности, направлениях расходования средств и т. д.
Как сформировать систему показателей на примере государственного театра, мы показали в таблице.