Практическая работа №12. Тема: «Создание диаграмм в программе Access»

Создадим диаграмму, отражающую суммы продаж категорий товаров по месяцам 1995 года.

Создание запроса, на котором основана диаграмма.

1. Сначала необходимо создать запрос, для этого создайте запрос ио таблицам «Типы», «Товары». «Заказано» и «Заказы»

2. Включите в запрос поля «Категория» из таблицы «Типы», «Дата Исполнения» из таблицы «Заказы».

3. Добавьте поле Цена, используя следующее выражение [Заказано]![Цена]*[Заказано]![Количество]

4. Чтобы выбрать заказы 1995 года, используйте Like”*.95”

5. Перейдите в режим таблицы и проверьте работу запроса.

6. Закройте запрос и сохраните под именем «МастерДиаграмм».

Использование Мастера Диаграмм.

1. Создайте новую форму, из списка «Новая форма» выберите «Диаграмма» и из списка таблиц выберите запрос «МастерДиаграмм».

2. Выберите все поля запрос, далее

3. Выберите диаграмму «График».

4. Мастер диаграмм пытается построить перекрестный запрос, основываясь на типах данных записей выбранного запроса. Однако в этом случае предлагаемый вариант не подходит, т.к. нам не нужно строить зависимость месяцев от типов продаж.

5. Надо построить зависимость типов продаж от месяцев и цен, т.е. типы продаж должны быть помещены в легенду диаграммы, а месяцы располагаться по оси Х. В правой части расположены кнопки полей. Перетащите оотуда поле «Категория» в прямоугольник под легендой, а кнопку поля «ДатаИсполнения» перетащите под ось абсцисс. Дважды щёлкните по ней, чтобы изменить способ группировки, Далее.

6. Назовите диаграмму «Суммы продаж категорий товаров по месяцам 1995 года», Готово.

7. Перейдите в режим Конструктор

8. Поскольку диаграмма помещена в свободную рамку объекта, то элементы оформления формы для переходов между записями не нужны: вызовите свойства формы и установите значение «Отсутствуют» для свойства «Полосы прокрутки» и «Нет» для свойств «Область выделения» и «Поле номера записи».

9. Перейдите в режим формы для просмотра диаграммы.

Изменение дизайна диаграммы.

Может понадобиться преобразовать диаграмму к другому типу, например, в диаграмму с областями или составную гистограмму. Диаграмма с областями наиболее полезна для отображения вклада, вносимого одной категорией товаров в общую сумму продаж. Чтобы преобразовать диаграмму к другому типу:

1. Выберите команду «Диаграмма, Тип диаграммы», далее выберите тип диаграммы «С областями» и в списке «Вид»- «С накоплением» (средняя в верхнем ряду).

2. Вклад каждой категории товаров представлен закрашенной областью, а самая верхняя область относится к общему объёму продаж.

3. Просмотрите результат.

4. Преобразуйте диаграмму в гистограмму «С накоплением».

5. Подтипом диаграммы с областями и гистограммы с накоплением является диаграмма нормированная на 100%. Чтобы создать диаграмму, выберите «тип диаграммы»- Гистограмма и вид «Нормированная на 10%» (правая верхняя), на которой все столбцы имеют одинаковую высоту.

6. Поскольку ранее был установлен формат оси Y «Денежный» без десятичных знаков, то надо вручную изменить формат на «Процент». Для этого выделите ось Y, и выберите команду «Формат, Выделенная ось».

7. Просмотрите результат.

8. Измените тип диаграммы на график.

Создание диаграммы на основе перекрестного запроса.

После построения диаграммы, можно изменить её свойство «Источник строк» так, чтобы оно указывало на существующий перекрестный запрос. Т.е. можно использовать запрос, созданный ранее. Новый запрос будет назваться «Квартальные обороты по типам товаров 1995(диаграмма)».

. Чтобы создать связанную диаграмму, в свойстве «Источник строк» диаграммы надо указать таблицу или запрос.

Чтобы создать новый зарос:

1. Откройте перекрестный запрос, созданный ранее по практической, если его у вас нет, то создайте по практической работе «Создание перекрестного запроса».

2. Добавьте в запрос таблицу «Типы».

3. Удалите в бланке запроса поля «КодТипа», «Марка» и перетащите поле «Категория» таблицы «Типы» в первый столбец запроса и выберите «Заголовки строк» в строке «Перекрестная таблица».

4. Задайте имя для поля «Категории», введя Категории:

5. Замените выражение «Выражение1» в строке «Поле» на «Выражение1: Format ([Дата размещения];”mmm”)».

6. Выберите команду «Файл, Сохранить как» и сохраните запрос под именем «Квартальные обороты по типам товаров 1995 (диаграмма)» и запустите запрос

7. Откройте форму «Мастер Диаграмм» в режиме Конструктор, выделите свободную рамку объекта и откройте окно свойств.

8. Раскройте вкладку «Данные», из списка «Источник строк» выберите «Квартальные обороты по типам товаров 1995 (диаграмма)».

9. Посмотрите результат и сравните с прежней диаграммой.

Связывание диаграммы с отдельной записью таблицы или запроса.

Чтобы создать связанную диаграмму, надо установить свойства «Подчиненные поля» и «Основные поля». Такой же тип связи устанавливается между формой и подчиненной формой. Связанная диаграмма отображает зависимость между данными из одной записи таблицы или запроса, на которой ссылается свойство «Источник записей» формы. При переходе между записями в форме диаграмма перерисовывается, чтобы отражать новые значения.

Чтоб связать диаграмму с формой:

1. Откройте форму «мастер диаграмм» в режиме Конструктор, откройте окно свойств.

2. На вкладке «Макет», установите значение «Да» для свойства «Поле номера записи».

3. Выделите свободную рамку объекта и раскройте вкладку «Данные», в текстовых полях свойств «Подчиненные поля» и «Основные поля» введите Категории. При этом создается связь между текущей записью формы и строкой запроса, который фигурирует в свойстве «Источник строк» диаграммы.

4. Просмотрите результат.

5. Одна линия, изображенная на графике слишком незаметна. Перейдите в Конструктор и дважды щёлкните мышкой по диаграмме, и когда произойдет запуск по месту, дважды щёлкните в любом месте кривой, чтобы открыть окно «Формат ряда данных». Из списка «толщина» выберите самую широкую линию. чтобы изменить маркеры, из списка «Стиль» выберите новый значок, например, квадрат, а из списков «цвет» и «фон» выберите контрастные цвета.

6. Дважды щёлкните по легенде. Чтобы открыть диалоговое окно «формат легенды» выберите переключатель «Невидимая» в группе «Рамка», чтобы удалить рамку вокруг легенды. Раскройте вкладку «Шрифт», измените начертание на «полужирный» и размер шрифта на 11.

7. Чтобы легенда стала подзаголовком диаграммы, щёлкните по ней мышью и перетащите её под заголовок.

8. Чтобы сделать ломанную кривую гладкой, активизируйте диаграмму и дважды щёлкните по кривой. В группе «Линия» установите флажок «сглаженная линия»