5.6. Бюджетирование проекта.
Под бюджетированием понимается определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре. Структура бюджета определяется планом счетов стоимостного учета конкретного проекта. Бюджет может быть сформирован как в рамках традиционного бухгалтерского плана счетов, так и с использованием специально разработанного плана счетов управленческого учета. Практика показывает, что в большинстве случаев бухгалтерского плана счетов бывает недостаточно. Для каждого конкретного проекта требуется учет определенной специфики с точки зрения управления стоимостью, поэтому каждый проект должен иметь свой уникальный план счетов, но который базируется на установившихся показателях управленческого учета.
В течение жизненного цикла проекта бюджет проекта проходит различные фазы своего развития, постепенно конкретизируется, уточняется и дорабатывается. Различным стадиям жизненного цикла проекта соответствуют разные типы бюджетов, которые могут быть классифицированы следующим образом:
• предварительный (оценочный) бюджет;
• утвержденный (официальный) бюджет;
• текущий (корректируемый) бюджет;
• фактический бюджет.
После проведения технико-экономических исследований составляется предварительный бюджет, который носит в большей степени оценочный, нежели директивный характер. Такой бюджет согласовывается со всеми заинтересованными лицами и в конечном итоге утверждается руководителем проекта или другим лицом, ответственным за принятие такого решения. После того как бюджет обрел официальный статус, он становится эталоном, с которым сравниваются фактические результаты. В ходе реализации проекта неизбежно возникают отклонения от заранее запланированных показателей, что находит отражение в текущем бюджете. По завершении реализации проекта в качестве итогового документа формируется фактический бюджет, в котором отражаются реальные показатели, имевшие место на практике.
Возможные погрешности и значения этих видов бюджетов приведены в табл. 5.4.
Таблица 5.4. Классификация типов бюджетов.
5.7. Документирование плана проекта. Результаты проектной деятельности, имевшей место на стадии планирования проекта, должны быть задокументированы и представлены для утверждения руководству компании. Разработка, документирование и согласование плана проекта прежде всего направлены на достижение следующих основных целей: • Обеспечить понимание целей проекта и путей их достижения, а также согласие с ними. Без плана члены проектной команды говорят на «разных языках» и могут работать по многим различным направлениям несогласованно. Одобрение командой краткого, но глубоко проработанного плана проекта является фундаментальным средством контроля за проектом. Одобрение плана всеми участниками проекта означает понимание целей проекта, а также согласие с этими целями и путями их достижения. • Обеспечить наличие формального описания требуемых ресурсов (времени,денег, штата) и вех, которые должны быть достигнуты. План проекта гарантирует, что руководство, проектная команда и заказчик согласны с объемами работ, сроками и уровнем ресурсного обеспечения, требуемыми для достижения целей проекта. Кроме того, вехи и процедуры контроля, описанные в плане, определяют процессы согласования хода работ и ресурсного обеспечения. • Создать формальную основу для оценки и отображения хода работ по проекту. Успех проектной команды в достижении запланированных целей может быть измерен на основе сравнения фактических данных по использованию ресурсов и достигнутых дат завершения вех с запланированными. Менеджер проекта отвечает за оценку величины отклонений и решение возникающих спорных вопросов. Значительные отклонения и большое количество непредвиденных препятствий могут в результате вызвать изменения в плане. Таким образом, процесс пересмотра плана является важным средством сохранения контроля над ходом работ и использованием ресурсов проекта. • Создать формальную основу для контроля изменений. Изменения, которые имеют место в процессе исполнения проекта, могут затрагивать содержание работ, стоимость конечные результаты по контракту, а также функционирование проектной команды. Процесс контроля за изменениями жизненно необходим для отслеживания воздействие этих изменений на результаты, бюджет и график работ. Информация, содержащаяся в плане проекта, должна быть представлена в форме, удобной для рассмотрения руководство» организации исполнителя. Любые вопросы, требующие дальнейших исследований, решаются, по возможности, до утверждений плана. Руководство должно согласиться и одобрить соглашения по ресурсам, критические вехи и ключевые риски проекта, а также процедуры управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы. План проекта может быть неофициально обсужден с заказчиком. В зависимости от взаимоотношений с заказчиком неофициальный обзор может быть полезен с различных точек зрения, таких как твердое соглашение, корректировка проблем и недопониманий и решение спорных вопросов по графику работ. Менеджер проекта должен получить одобрение плана руководством компании, после чего он может приступить к формированию команды проекта. План проекта может содержать следующие основные разделы. Краткий обзор проекта, в том числе: • цели и ожидаемые результаты проекта; • стратегия реализации проекта; • объем работ; • организационные связи. Структура проекта, в том числе: • особенности структуры проекта; • роли и ответственность участников проекта; • процесс управления проектом. Комплекс работ, в том числе: • работы проекта, оценка их объема и сложности; • внешние задачи; • возможные изменения. Ресурсное обеспечение, в том числе: • персонал; • оборудование; • средства; • прочие ресурсы. Графики работ, в том числе: • ССГ\СОС; • список вех. • Таблицы расхода ресурсов Финансирование проекта, в том числе: • бюджет; • план затрат; • фонды; • принятые допущения. Ограничения, риски и неопределенности, в том числе: • зависимости от внешних обстоятельств; • риски и неопределенности; • процедуры разрешения проблем. |