Таблична модель обліку кількості курсових робіт:

Прізвище

Категорія

Дисципліна

Спеціальність

Місяць здачі

Вимоги й рекомендації до виконання завдання

1. Ознайомтесь з теоретичним матеріалом теми «Робота зі списками» в лекції № 5.

2. Список заповніть довільними даними використовуючи Форму, кожне поле повинне містити повторювані значення.

3. Відсортуйте список по двох ключових полях: Категорія й Місяць здачі.

4. Відфільтруйте список, вибравши дані: по кожній категорії видання й скопіюйте їх на другий робочий аркуш.

5. Відфільтруйте список та виберіть дані про виконані роботи по семестрах і скопіюйте їх на третій робочий аркуш.

6. Озаглавте отримані таблиці, що містять відібрані дані.

7. Аркуші перейменувати відповідно до їх змісту.

Контрольні питання

1. Що таке список, запис списку, поле списку?

2. Які вимоги необхідно враховувати при створенні списку?

3. Які засоби Excel забезпечують уведення, редагування, видалення записів списку?

4. Які засоби Excel забезпечують сортування й вибірку записів?

5. Як забезпечити перевірку даних при уведенні?

Практична робота № 7

Тема: Аналіз даних за допомогою зведених таблиць

Теоретичні відомості.

Як розібратися з таким об'ємом даних?

Уявіть собі електронну таблицю Excel, яка містить дані по продажах, з сотнями - ні, тисячами - рядків даних. У співробітників вашої компанії є питання за змістом цих даних. Як вам отримати відповідь? Звіти звідних таблиць організовують і підсумовують дані електронної таблиці так, щоб вони могли ефективно використовуватися. Звіти звідних таблиць надають можливість порівнювати, виявляти закономірності і співвідношення і аналізувати тенденції. У цьому уроці ви дізнаєтеся, як звіти звідних таблиць спрощують роботу з даними: вони порівнюють, виявляють, дозволяють аналізувати дані за допомогою різних режимів відображення і перетворюють дані на осмислену інформацію.

В Excel передбачено багато інструментів аналізу даних, але зведені таблиці, напевно, є найбільш корисними. Зведені таблиці корисні для узагальнення інформації з баз даних, які можуть зберігається як у робочих книгах Excel, так і в зовнішніх файлах.

Що таке зведена таблиця

Зведена таблиця – це динамічна таблиця підсумкових даній, витягнутій або розрахованих на основі інформації, що зберігається в базі даних.

Вона дозволяє створювати динамічні, з легко змінюваною структурою, перехресні таблиці, де дані узагальнюються по декількох вимірах. Крім того, за допомогою зведеної таблиці можна підрахувати проміжні підсумки з будь-яким необхідним рівнем деталізації.

Кращий спосіб зрозуміти концепцію зведених таблиць - побачити їх у дії. Почнемо з даних, представлених у таблиці 1.

Це приклад бази даних, утримуючої щодня обновлювану інформацію про продажі трьох видів товарів у трьох містах. База даних складається з 350 записів і дозволяє відслідковувати наступну інформацію.

• Найменування товарів;

• Місце продажів;

• Дату продажу;

• Об'єм продажів.

Таблиця 1.

Об'єми продажів
Найменування товару	Місто	Дата	Об'єм продажів
Товар 1	Київ	01.04.2005	34
Товар 2	Одеса	05.04.2005	60
Товар 3	Київ	01.05.2004	12
Товар 3	Ялта	03.06.2004	100
Товар 1	Київ	01.03.2005	23
Товар 3	Київ	01.01.2005	54
Товар 1	Ялта	01.04.2005	70
Товар 2	Ялта	01.06.2005	120
Товар 3	Київ	01.07.2005	39
Товар 1	Одеса	01.08.2005	65
Товар 2	Київ	01.10.2005	20
Товар 3	Ялта	01.12.2005	45
Товар 1	Ялта	01.12.2004	170
Товар 2	Одеса	01.03.2005	70
Товар 2	Київ	01.08.2005	85
Товар 3	Ялта	01.05.2004	90
Товар 2	Одеса	01.09.2004	160
Товар 2	Київ	01.06.2004	30

В описуваній базі даних утримується досить багато інформації, але вся вона не систематизована. Щоб інформація була дійсно корисної, її треба узагальнити. Підведення підсумків - процес, що складається в основному з пошуку відповідей на питання, які сховані в наявних даних.

От деякі питання, які можуть цікавити:

• Яка загальна сума продажів у кожному місті кожного року?

Відповідь на це питання дасть перехресна таблиця виду:

	Місто
Найменування товару	Київ	Одеса	Ялта	Общий итог
Товар 1	57	65	240	362
Товар 2	135	290	120	545
Товар 3	105		235	340
Общий итог	297	355	595	1247

Рис. 1.

• Як розподілена сума загальних продажів кожного товару по роках?

	Дата
Найменування товару	2004	2005	Общий итог
Товар 1	170	192	362
Товар 2	190	355	545
Товар 3	202	138	340
Общий итог	562	685	1247

Рис. 2.

• Який відсоток складають продажі в кожному місті від загального обсягу продаж?

Місто	Итог
Київ	23,82%
Одеса	28,47%
Ялта	47,71%
Общий итог	100,00%

Рис. 3.

Отже зведену таблицю можна використати для пошуку відповідей на подібні питання.

Дані для зведених таблиць

Перш ніж поглибитися в процес побудови зведених таблиць, важливо розібратися в типах даних, які підходять для цих таблиць. Дані, по яких підводять підсумки, повинні бути представлені у формі списку, який ще називають базою даних. База даних може перебувають на робочому аркуші (таку базу називають списком) або у файлі зовнішньої бази даних.

Поля в табличних базах даних (списках) можуть бути одним із двох типів:

Дані. У полях цього типу обчислюються підсумки (поле Об’єм продаж).

Категорія. Поля цього типу описують дані (поля – Найменування товару,Місто, Дата).

Проста таблична база даних може мати будь-яку кількість полів даних і будь-яка кількість полів категорій. При створенні зведеної таблиці звичайно необхідно підвести підсумок по одному або декількох полях даних. Що стосується значень у полях категорій, то вони з'являються у зведеній таблиці у вигляді полів рядків, стовпців або сторінок.

Однак існує виключення, і ви можете виявити, що створення зведених таблиць може бути корисним навіть для баз даних, не утримуючих числових полів.

Можна створити корисну зведену таблицю, що буде обчислювати кількість полів, а не підсумувати їх.

На рис.4 підраховано, яка кількість продажів була реалізована в кожному з міст по кожному виду товару.

Количество по полю Об'єм продажів	Місто
Найменування товару	Київ	Одеса	Ялта	Общий итог
Товар 1	2	1	2	5
Товар 2	3	3	1	7
Товар 3	3		3	6
Общий итог	8	4	6	18

Рис. 4.