МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»

Навчально-науковий інститут економіки і менеджменту

Кафедра зовнішньоекономічної та митної діяльності

Варіант № 19

КОНТРОЛЬНА РОБОТА (ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ)

з дисципліни „ Адміністративний менеджмент ”

на тему: «Адміністративна система та ERP-системи»

Виконала:

студентка гр. МЕ-31

Петрик А.І.

Перевірила:

Малиновська Ю.Б

Львів-2017

ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………………………………3

ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА……………………………………………………………………...4

1. Адміністративна система……………………………………….…………………………….4

2. ERP- системи………………………...………………………………………………………...5

2.1. Стадії впровадження проекту інтегрованих систем ……………………………………...7

2.2. Причини невдалого впровадження ERP систем………………………………………......9

2.3. Проблеми, що впливають на швидкість впровадження інтегрованих систем……......11

2.4. Приклади впровадження інтегрованої системи……………………………………...…..12

ВИСНОВОК……………………………………………………………………………....14

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ………………………………..........................16

ВСТУП

Актуальністю теми є виористання повнофункціональної єдиної системи управління ресурсами компанії, що може дати величезні переваги підприємству в організації ефективного управління компанією, збільшення швидкості реакції на зміни зовнішнього середовища, підвищення якості обслуговування клієнтів.

Впровадження ERP-системи на підприємстві не тільки допоможе підвищити ступінь автоматизації окремих процесів, а й провести реінжиніринг самих цих процесів. В результаті такого впровадження стандартизується переважна більшість операцій, значно зростає керованість організації, підвищується ступінь її інформаційної відкритості.

Основними поняттями в структурі будь-ERP-системи є поняття моделі об'єкта і процесу. Суть впровадження системи на підприємстві полягає у встановленні відповідності між цими параметрами системи та елементами і процесами реальної організації.

Очевидно, що ERP-системи в найближчому майбутньому стануть невід'ємною частиною системи менеджменту будь-якого підприємства, будь то невелика торгова фірма або транснаціональна корпорація. Популярність таких систем стрімко зростає, а ціна їх впровадження і експлуатації неухильно падає. Уже зараз впровадження ERP-системи є виправданим кроком на шляху підвищення ефективності управління для будь-якої компанії.

Предметом цього дослідження є основні функції ERP систем, які забезпечують об'єднання розрізнених служб, розташованих в різних міста відділів і різноманітних процесів завдяки роботі в комп'ютерній системі, в якій передбачені такі можливості, як збір інформації в єдину базу і одночасний доступ всіх працівників.

Об'єктом дослідження позитивні та негативні сторони, що виникають і розвиваються у зв'язку з провадженням ERP систем.

Мета цього дослідження полягає в проведенні всебічного аналізу та дослідження ERP систем в організаціях з різними формами власності та організаційно-правової структури.

Теоретична частина

1.Адміністративна система.

Адміністративна (лат. administration — управління) система управління — структура, яка забезпечує реалізацію процесів управління за допомогою методів і засобів прямого впливу на керовані об’єкти, що функціонують як єдине ціле і зорієнтовані на досягнення єдиної спільної мети. Адміністративна система управління (лінійна), на відміну від інших систем управління (функціональної, комбінованої), характеризується безпосереднім впливом на керовані об’єкти за допомогою службових організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень тощо) і управлінських дій. За використання адміністративної системи управління органи виконавчої влади, як правило, застосовують специфічні методи досягнення цілей: примус, маніпулювання, переконання, авторитет, традицію тощо. Використання методів примусу є сутнісною ознакою адміністративної системи управління. Адміністрування передбачає виконання функцій лінійного управління щодо підлеглого об’єкта на основі компетенції і єдиноначальності.

Основна увага за адміністративної системи управління приділяється організації в цілому через виконання таких управлінських функцій, як планування, організовування, командний ланцюжок, координування і контролювання. Адміністративна система управління детально регламентує процеси прийняття рішень і бюрократичні процедури за повторюваних, типових ситуацій, однак не здатна запропонувати алгоритми вироблення рішень у разі складних, непевних, невизначених ситуацій. За способом впливу адміністративні методи управління поділяють на організаційні і розпорядчі.

Організаційний вплив як сукупність прийомів і методів створення чи удосконалення організаційних систем керуючих і керованих підрозділів, як правило, виявляється у формі різного роду нормативних актів тривалої дії (положення, статути, регламент, постанови, правила, інструкції тощо), що чітко регламентують на певний термін організаційну структуру управління, порядок, напрям і зміст взаємодії між структурними підрозділами.

Розпорядчий вплив полягає в родових або повторюваних одиничних оперативних організаційних командах, спрямованих переважно на ліквідацію відхилень, що виникають у процесі управління. Адміністративна система управління поєднує ручний і автоматичний режими управління. У ручному режимі засобами безпосереднього (прямого) оперативного управлінського впливу на керований об’єкт розв’язуються проблемні, нетипові та ін. складні питання. В автоматичному режимі при вирішенні типових та повторюваних питань застосовуються основні принципи раціональної бюрократії М. Вебера, що мають певні переваги. За чіткого ієрархічного поділу влади і визначених правил і процедур для кожного конкретного випадку можна отримати ефективний засіб наведення порядку у великих групах людей і запобігання зловживань владою. Такі переваги, як універсальність, передбачуваність і продуктивність, бюрократична система може реалізувати за певних умов: в організації відомі загальні цілі і завдання; робота в організації може поділятися на окремі операції; загальна мета суб’єкта управління достатньо проста, що дає змогу виконати її на основі централізованого планування; виконання роботи працівником може досить точно вимірюватися; влада керівника визнається як законна. Ці особливості зумовлюють передбачуваність поведінки службовців бюрократичного апарату, сприяють координуванню їх діяльності, забезпечуючи управління в напівавтоматичному режимі.

Адміністративна система управління ефективна за використання рутинної технології, нескладного нединамічного зовнішнього оточення. Адміністративна система управління часто застосовується у державному управлінні.

Опис і удосконалення керованих процесів у межах освоєння адміністративної системи менеджменту є тією вихідною основою, на якій будується система якості будь-якого підприємства.

Зазвичай, це тільки лише вихідна основа, але не сама система якості, як іноді невірно вважають.

Однак, безумовно, що без чіткого опису й ув'язування процесів створення системи якості неможливе. Освоєння системи сучасного адміністративного менеджменту повинне передувати створенню системи якості. Якщо дана вимога не дотримується, то буде породжено багато паперових документів, що слабко впливають на реальний стан з якістю. Єдина реальна нагорода, яку у кращому випадку одержують підприємства після виконання всіх робіт, - це паперовий сертифікат. Тому для того, щоб реально запрацювала система якості, необхідна, насамперед, працююча адміністративна система менеджменту.

2. Інтегровані рішення за назвою "комплексне планування ресурсів підприємства ERP" покращують якість прийняття рішень, продуктивність і прибутковість. ERP-системи дозволяють ефективно планувати комерційну та виробничу діяльність підприємства. До особливостей застосування сучасних ERP-систем належать:

• автоматизація різноманітних методів планування й управління бізнес-процесів від системи замовлень до масового виробництва з можливістю їх раціонального поєднання та налагодження на специфіку конкретного підприємства;

• інтегроване використання підсистем обліку, аналізу і планування збуту, виробництва, постачання і фінансування;

• реалізація сучасної технології бюджетування та забезпечення динамічного узгодження необхідних ресурсів по всьому спектру бізнес-процесів на основі управлінського обліку витрат і аналізу консолідованої звітності;

• бізнес-планування та управління замовленнями й проектами з урахуванням можливих ризиків внаслідок непередбачених змін у зовнішньому середовищі чи у ресурсних обмеженнях підприємства.

ERP-система - інтегрована інформаційна система управління, що дає змогу створити єдине інформаційне середовище для автоматизації планування, обліку, контролю, управління й аналізу всіх основних господарських процесів підприємства, що реалізовує концепцію ERP.

ERP - термін, введений дослідницькою фірмою Gartner Group для опису систем управління. Ці системи мають забезпечувати автоматизацію процесів планування, прогнозування й управління фінансами, виробництвом, матеріально-технічним

постачанням і збутом, бухгалтерським обліком, а також проектування продукції і розробку технологічних процесів тощо. ERP є світовим стандартом управління, запропонованим Американським співтовариством управління виробництвом і запасами.

Термін ERP-система використовується у двох значеннях:

1) це інформаційна система для ідентифікації і планування всіх ресурсів підприємства, що необхідні для здійснення продажу, виробництва, закупівель і обліку в процесі виконання клієнтських замовлень;

2) це методологія ефективного планування й управління всіма ресурсами підприємства, які необхідні для здійснення продажу, виробництва, закупівель і обліку при виконанні замовлень клієнтів у сферах виробництва, дистрибуції і надання послуг.

Крім того, для ERP-систем, практично, обов'язковою є наявність можливості електронного обміну даними з іншими застосуваннями, а також моделювання ситуацій, пов'язаних з плануванням і прогнозуванням.

Типова ERP-система включає такі підсистеми:

• виробництво;

• постачання і збут;

• управління запасами;

• післяпродажне обслуговування виробленої продукції;

• кадри;

• наукові дослідження і конструкторські розробки;

• фінанси.

Основні функції ERP-систем:

• ведення конструкторських і технологічних специфікацій, що визначають склад виробів, а також матеріальні ресурси й операції, необхідні для його виготовлення;

• формування планів продажу і виробництва;

• планування потреб у матеріалах і комплектуючих, термінів і обсягів постачань для виконання плану виробництва продукції;

• управління запасами і закупівлями: ведення договорів, реалізація централізованих закупівель, забезпечення обліку та оптимізації складських і цехових запасів;

• планування виробничих потужностей від укрупненого планування до використання окремих верстатів і устаткування;

• оперативне управління фінансами, включаючи складання фінансового плану і здійснення контролю за його виконанням, фінансовий та управлінський облік;

• управління проектами, включаючи планування етапів і ресурсів, необхідних для їх реалізації.

ERP програми забезпечують об'єднання розрізнених служб, розташованих в різних міста відділів і різноманітних процесів завдяки роботі в комп'ютерній системі, в якій передбачені такі можливості, як збір інформації в єдину базу і одночасний доступ всіх працівників. ERP інтеграція забезпечує ефективний контроль над залишками сировини на складах, аналіз попиту на ринку і планування замовлень. Так в розробленої компанією «Універсальна Система Обліку» програмою для ведення ERP забезпечується управління урахуванням продукції на будь-якій кількості складів, автоматизація складання калькуляції по котрі вступили замовленнями, напрямок накладних на закуп постачальникам, формування супутньої документації.

У програмі автоматизації ERP забезпечується аналіз можливого виробництва із залишків сировини на складі, видача звітів по закінчуванні сировини за допомогою вказівки незнижувальних залишків. Можна зробити швидкий пошук як по клієнтах, так і по всіх операціях, при цьому можна задати різні умови пошуку, наприклад, категорії, числовий ідентифікатор або дату внесення.

Достатньо всього лише один раз заповнити номенклатуру і калькуляцію, щоб забезпечити автоматизацію всіх розрахунків з усіма контрагентами. У нашому софті ERP підтримується робота з різними прайс-листами. Автоматизація обліку ERP забезпечить оптимізацію всього, що відбувається у Вашій організації за рахунок підвищення рівня комунікацій між відділами та планування всіх дій.

Системи ERP обліку послуг надають керівникам і менеджерам можливість повноцінно управляти компанією і контролювати кожен з аспектів. Гарантують весь необхідний фінансовий і кількісний аналіз, звіти по роботи співробітників і рентабельності продукції. За допомогою ERP обліку витрат стане можливе прогнозування майбутнього попиту і підвищення ефективності виробництва

Програмою контролю і управління можуть користуватися:

• Виробнича компанія;

• Виробнича фірма;

• Виробниче підприємство;

• Виробничо-комерційне підприємство;

• Торгово-виробнича компанія;

• Торгово-виробнича фірма;

• Торгово-промислова компанія;

• Торгова фірма;

• Торгова компанія;

• Торгова організація;

ERP система веде єдину базу даних по всім підрозділам і завданням, так що доступ до інформації стає простіше, а головне, підрозділи отримують можливість обмінюватися інформацією.

Візьмемо, приміром, типову ситуацію надходження замовлення від клієнта. У вигляді паперового документа замовлення починає подорож по кабінетах і службам, частенько передруковуючи, окрема інформація з нього вноситься в приватні бази даних підрозділів. Кожний передрук, кожне додаткове введення даних тільки може наповнювати помилки. У результаті фінансовий відділ нічого не знає про стан складу і можливості виконати замовлення терміново. А розгніваний замовник, який не отримав вчасно своє замовлення, вимовляє сакраментальне: "Ви повинні були дізнатися на складі!".