1.Мәліметтер қоры. Мәліметтер қорын басқару жүйесі

1.1 Ms Access ортасында кестелерді байланыстыру және олардың түрлері

Microsoft Access – бұл мәліметтер қорын басқару жүйесінің құрамына енетін және Microsoft Office XP пакеті өнімдерінің бірі болып табылатын бағдарлама. Бұл Access бағдарламасы мәліметтер қорының кестелеріне мәліметтерді енгізуді, оларды сақтауды және тасымалдауды, сонымен бірге осы ақпараттың жиынтығынан маңызды бизнес – шешімдер қабылдау үшін қажетті мәліметтерді алуды қамтамасыз етеді [6].

Microsoft Access мәліметтер қорын басқару жүйесі жеті түрлі объектілерді құруға және қолддануға мүмкіндік береді.

1. Кестелер – бұл кез келген мәліметтер қорының негізгі объектісі болып табылады. Біріншіден мәліметтер қорындағы барлық ақпарат сақталады. Екіншіден кестелер мәліметтер қорының құрылымын анықтайды.

2. Сұраныс – бұл объекті кестедегі мәліметтерді қолданушыға ыңғайлы түрде шығарып береді. Сұраныстардың көмегімен мәліметтерді сұрыптау, сүзгілеу амалдары орындалады. Сұраныстың көмегімен бұрыннан бар кестенің негізінде жаңа кесте құрылады, басқа мәліметтер көзінен импортталады, жаңа кестелерде қарапайым есептеулер жүргізіледі. Жаңадан қолданушылар сұраныстың рөлін аса терең түсінбейді, өйткені, сол операцияларды кестемен де жүргізуге болады деп ойлайды. Бірақ жай кестелермен жұмыс істегенде кез келген уақытта ондағы мәліметтерді байқаусызда жоғалтып алуымыз мүмкін. Сұраныстың ерекшелігі – олар негізгі кестелердегі мәліметтердің негізінде уақытша қорытынды кесте құрады.

3. Формалар – егер сұраныстар мәліметтерді сұрыптау немесе анализдеудің арнаулы құралдары болса, ал формалар мәліметтерді енгізу құралы болып табылады. Оның мәні мынада – ол қолданушыға тек толтыруға рұқсат етілген өрістерді толтыру құралдарын ұсынады. Формалардың көмегімен мәліметтерді экранға бейнелеп беруге болады. Сұраныстың көмегімен де мәліметтерді бейнелеуге болады, бірақ қалыптың көмегімен экранға шығарылған мәліметтерді безендіруге болады. Ол үшін мәліметтерді енгізу кезінде арнаулы безендіру құралдарын қолдану қажет.

4. Есептер – өзінің қасиеттері мен құрылымы жағынан формаға ұқсас келеді, бірақ ол мәліметтерді тек баспаға шығаруға арналған. Сондықтан есептерде баспа құжаттарына арналған арнаулы безендіру элементтері бар.

5. Беттер – мәліметтер қорының арнаулы объектілері тек Microsoft Access 2010-да ғана жүзеге асырылады. Бұл Web-бетте орналастырылатын және қолданушыға сол Web-беттен берілетін, HTML кодында жазылатын өте айрықша объект. Жеке өзін алсақ бұл объект мәліметтер қоры болып есептелмейді. Бірақ ол сервердегі мәліметтер қорын жіберілген Web-бетпен байланыстыратын компоненттерді қолдана отырып Web тораптағы қолданушы мәліметтер қорындағы жазбаларды көре алады.

6. Макрос – бұл категориядағы объектілер осы МҚБЖ-мен жұмыс істеу кезінде қайталанатын операцияларды автоматтандыруға және программалау арқылы жаңа функцияларды құруға арналған. Microsoft Access мәліметтер қорын басқару жүйесіндегі макростар МҚБЖ-ның ішкі командалар тізбегінен тұрады және мәліметтер қорымен жұмыс істеуді автоматтандыру құралы болып табылады.

7. Модуль – Мәліметтер қорын баптау, безендіру және кеңейту үшін қолда- нылатын Visual Basic тіліндегі бағдарламадан тұрады.

Сонымен Мәліметтер қорының терезесі алты батырмадан тұрады. Бұлар қордың жалпы файлында сақталатын жеке объектілер.

Ms Access-ті іске қосу үшін Пуск – Программалар – Microsoft Access жарлықтарын тышқанның көмегімен таңдау керек. Егер Программы менюінде Microsoft Access болмаса Microsoft Office-ті таңдаңдар және оған бағынышты мәзірден Microsoft Access-ті табыңдар (сурет 1).

Microsoft Access іске қосылған соң экранда тақырыбы Microsoft Access деп аталатын диалог терезесі пайда болады. Бұл терезеде ұсынылған үш нұсқаның бірін таңдау керек, яғни: алдын-ала бар мәліметтер қорын ашу, жаңа (бос) мәліметтер қорын құру немесе мәліметтер қорын дайын шаблонның көмегімен құру (сурет 2).

Бос мәліметтер қорын құру үшін Жаңа МҚ нұсқасын тізімнен таңдаңдар және ашылған Жаңа МҚ файлы сұхбат терезесінде мына әрекеттерді орындаңдар:

1. Ашылған Папка тізімінен құрылатын мәліметтер қоры сақталатын буманы таңдаңдар. Ал «Файл атауы» жолына деректер қорының атын енгізіңдер.

Сурет 1. Microsoft Access бағдарламасын ашу.

Сурет 2. Жаңа мәліметтер қорын құру

1. Құру тетігіне басыңдар.

Кесте құру және олардың арасындағы байланыс орнату. Кесте – берілгендер қорының негізгі объектісі. БҚ жасау алғашқы кестені құрудан басталады. Кестелер - Құру командасын беру керек. Жаңа кесте сұқбат терезесі ашылады.Оған кесте құрудың 3 режимі енгізілген [7].

Кесте режимі. Оны кестені қолдан құру режимі деп те атауға болады, өйткені кесте режимінде кесте құру командасын берген соң, экранда қолдануға дайын кесте құрылады да, қолданушы оны толтырумен айналысады. Кестені мәліметтермен толтырмас бұрын оның өрістеріне қажетті жаңа атаулар беріледі. Ол үшін, тышқан курсорын өріс тақырыбына алып барып, тышқан түймесін екі рет шертіп, өріс атауын клавиатурадан теру керек. Ал, мұндағы өрістердің типтері, өзіне енгізілген мәліметтерге байланысты, автоматты түрде анықталады.

Шебердің көмегімен кесте құру. Мәліметтер қорының шебері бізге форма, сұраныс немесе есеп сияқты объектілерді құру мүмкіндігін беретін еді. Ал кесте құру шебері бір кестенің құрылымын, яғни кестеге деректер енгізудің қарапайым формасын береді. Шебер іс жүргізу бағытында қолдануға арналған 25 кестеден тұратын дайын өрістердің үлкен жиынтығынан және жеке қолдануға арналған 20 кестеден тұрады.

Кестені қолмен салу. Ешқандай шаблондарды қолданбай кесте құру және кесте құрамын жасау кезеңдерін толығымен бақылап отыру үшін конструктор режимі қолданылады (сурет 3). Сонымен қатар кесте режимін қолдануға болады. Мұнда мәліметтер бір мезетте енгізіледі, осы ақпарат негізінде программа олардың типі мен форматын өзі анықтайды.

Сурет 3. Конструктор көмегімен кесте құру.

Бұл тәсіл бойынша кесте үшін өрістердің тізімін анықтауға, деректер типін таңдауға, әрбір өріс үшін қасиет тағайындауға және өріске сипаттамалар енгізуге болады.

Өрістің типтері және қасиеттері. Мәліметтер қорында бағандар – өрістер, ал жолдар – жазбалар деп аталады. Өрістер мәліметтер қорының құрылымын құрайды, ал жазбалар онда орналасқан ақпаратты құрайды [8].

Өрістер – бұл деректер қорының құрылымының негізгі элементі. Олар қасиеттерге ие болады. Өрістің қасиеттеріне байланысты оған енгізуге болатын және болмайтын деректердің түрлері анықталады, сонымен қатар өрістегі жазбаларға математикалық амалдар қолдануға болады. Өрістердің әр түрлі қасиеттері болады және олар әр түрлі түрлерге жатады (сурет 4).

Сурет 4. Мәліметтер типтері

1. Мәтіндік. Мәтіндік тип 255-ке дейінгі альфавитті-цифрлық мәліметтерді енгізу үшін қолданылады. Көбінесе қасиеті көрсетілмеген өрістерге көп қолданылатын қасиет ретінде беріледі. Мысалы: өріс аты «тегі және қызметі» болса.

2. MEMO өрісі. Ол 65535 символға дейінгі үлкен көлемді мәтінді сақтауға арналған өріс. Ол ашық өріс, онда ескертулер, түсініктемелер жазылады;

3. Сандық. Нақты сандарды сақтауға арналған мәліметтер типі. Мысалы:

өріс аты «дәрі-дәрмектің саны» болса.

4. Күні/уақыты. Күн және уақытты көрсетуге арналған. Мысалы: өріс аты «туылған күні» болса.

5. Қаржылық. Қаржылық шаманы жазу үшін қолданылады. Мысалы:

өріс аты «құны және бағасы» болса.

6. Санауыш – жазбаларды ретпен нөмірлеуге арналған. Ол автоматты түрде толтырылып отырылатын, нақты мағына бермейтін, кесте бастамасы ретінде қолданылатын өріс.

7. Логикалық мән (ақиқат немесе жалған) қабылдауға арналған тип.

8. OLE объектісі - объектілер орналастыруға болатын өріс. OLE объектісіне файл қоюға болады.

9. Гиперсілтеме. Гиперсілтеме өрісі интернеттің Web объектілерінің URL адрестерін сақтайтын арнайы өріс.

10. Алмастыру шебері (Мастер подстоновок) – арнайы мәндер типі. Бұл объектіні баптау арқылы өріске мәндерді енгізуді автоматтандыруға болады, мәселен ашылатын тізімнен таңдау.

А

9

л, енді қасиеттеріне тоқталып өтсек. Әр кестенің өз құрылымы бар. Құрылым оның өрістер құрамы мен олардың қасиеттерінен тұрады. Өрістің негізгі қасиеттері – оның типі мен өлшемі (кесте 1). Access құрылған кестенің өріс қасиеттерін автоматты түрде орнатып қояды. Қажет болса, оны қолдан өзгертуге де, ал жаңа кесте үшін қолдан орнату да мүмкін.Түрлі типті өрістердің қасиеттері түрлі-түрлі. Өріс типі таңдалған кезде оның қасиеттері Конструктор режимі терезесінің төменгі бөлігінде көрінетін Жалпы қондырмасына енгізіліп қойылады. Мысалы Мәтіндік типті өріс өлшемі үшін стандартты 50 саны орнатылып қойылады. Өлшемді 1 мен 255 аралығындағы (1-255) символдар тізбегінен тұратын етіп алуға болады. 50-ді қалдыруға не өріс ұяшығына енгізілетін деректердің ең ұзыны сыятындай етіп, басқа санды, мысалы, 15-ті енгізуге де мүмкін [9].

Өріс қасиеті	Қызметі
Өріс пішімі (Формат поля)	Өрісте сақталынған Мәтіндік, Сандық немесе Есептегіш типтеріндегі мәліметтердің максимал мәндерін анықтау
Анықтау (Подпись)	Формалар, есептер немесе сұраныстар үшін үнсіз келісім бойынша жазбалардағы мәтінді анықтау
Үнсіз келісім мәні (Значение по умолчанию)	Өріске жаңа жазбаларды үнсіз келісім бойынша қосу үшін мәндерді автоматты тағайындау
Мәнге қойылатын шарт (Условие на значение)	Осы өрісте мәндерді әрбір қосуда немесе өзгертуде шынайылық болу үшін өрнектер беру
Қате туралы хабарлама (Сообщение об ошибке)	«Мәнге шарт» ережесін бұзу кезіндегі мәтінді енгізу
Міндетті өріс (Обязательное поле)	Өріске мәліметтерді міндетті енгізу талабы
Бос жолдар (Пустые строки)	Мәліметтердің Мәтіндік немесе MEMO типтерін өрістің бос жолына енгізуге рұқсат ету («Ия» мәнін беру арқылы)
Индекстелген өріс (Индексированное поле)	Индекстерді құру және пайдалану арқылы осы өріске мәліметтерді енгізуді жеделдету
Unicode сығылуы (Сжатие Юникод)	Мәтінді сығу, егер осы өрісте 4096 белгіден көп болса
IME режимі (Режим IME) IME ұсыныстар режимі (Режим предложений IME)	Windows-тің шығыс-азиялық нұсқаларында белгілерді түрлендіруді басқару Windows-тің шығыс-азиялық нұсқаларында белгілерді түрлендіруді басқару
Смарт-тегтер (Смарт-теги)	Осы өріске смарт-тегтерді қосу
Мәтін пішімі (Формат текста)	Форматтауды болдыру арқылы мәтіндерді HTML-кода сақтау үшін RTF форматын таңдау. Тек қана мәтіндерді таңдау үшін, Кәдімгі мәтін өрісін таңдаңыз.
Мәтіндерді туралау (Выравнивание текста)	Басқару элементінде үнсіз келісім бойынша мәтіндерді туралау тапсыру.

Кесте 1. Конструктор бланкісіндегі өріс қасиеттері

Мәліметтер қорының бірдей атаулы өрістері бар кестелерді байланыстыру және олардың кілттік етілген кейбір өрістерін пайдаланып, басқа кесте құру – Acceess-тің негізгі ерекшеліктерінің бірі. Негіздік кестені басқаларымен байланыстыру үшін оның мәндері қайталанбайтын (бірегей) кілттік өрісі болуы және басқа кестенің осы атаулы өрісі болуы тиіс (бірегей кілттік өрісті бастапқы (первичный) кілттік өріс деп атайды). Ол ұзын сандық типті кілттік өріс болуы міндетті. Егер кестеде мұндай өріс болмаса, оны құрып алуға болады.

Байланыстардың төмендегідей негізгі түрлері бар:

- бірден бірге;

- бірден көпке;

- көптен бірге;

- көптен көпке;