10. Этапы создания простого запроса.

Запросы Access позволяют задавать вопросы о базе данных и, что еще более интересно, получать на них ответы. Другими словами, запросы можно представить как способ получения определенной информации из базы данных. Таким образом можно получить следующую информацию: 

•  список всех растений из базы данных, отсортированный в алфавитном порядке;

•  список лечебных растений;

•  список каталогов, с помощью которых приобретались некоторые растения;

•  количество растений, приобретенных с использованием каждого каталога.

Использование мастера простых запросов

Ранее при работе с базой данных вы уже использовали несколько мастеров Access, облегчающих выполнение различных операций в Access. Да и теперь самый простой способ создания запроса заключается в применении мастера. Чтобы построить запрос, выполните следующие действия.

1. Запустите Access и загрузите базу данных Растения. 

2. Выберите ссылку Запросы в окне Растения: база данных. 

3. Дважды щелкните на ссылке Создание запроса с помощью мастера. Откроется окно мастера. 

4. В раскрывающемся списке поддиаграммой обычно перечисляются все таблицы и запросы базы данных. Но пока что запросы не созданы, поэтому здесь представлены лишь таблицы. Выберите из списка таблицуРастения. Содержимое списка Доступные поля изменится, отображая все поля таблицы.

5. Выберите в списке Доступные поля поле Имя и щелкните на кнопке со стрелкой вправо для переноса этого поля в список Выбранные поля.

6. Дважды щелкните на названии поля ЛатинскоеИмя в списке Доступные поля. Поле будет перенесено в список Выбранные поля.

7. Щелкните на кнопке Далее для перехода во второе окно мастера.

8. Введите название запроса ИменаРастений и выберите переключатель Открыть запрос для просмотра данных. 

9. Щелкните на кнопке Готово для создания запроса и откройте его в режиме таблицы.

11. Отчеты. Формы отчетов. Создание отчета. Мастер отчетов.

Создание отчета в Access можно выполнить различными способами. Существует шесть способов создания отчета. При этом используются следующие инструменты:

· Конструктор. Наиболее сложный способ, но он позволяет создать отчет любой структуры.

· Мастер отчетов. Предоставляет удобный способ для создания отчетов на базе одной или нескольких таблиц.

· Автоотчет: в столбец. Позволяет создать отчет, в котором все поля размещены в одном столбце.

· Автоотчет: ленточный. Предназначен для создания отчета ленточного формата, в котором все поля размещены вдоль печатного листа.

· Мастер диаграмм. Создает отчет, содержащий диаграмму.

· Почтовые наклейки. Позволяет создать отчет, который можно использовать для распечатки почтовых наклеек.

Режим конструктора являет наиболее эффективным из них, но и самым сложным в применении. В принципе, для создания большинства стандартных отчетов вполне достаточно двух мастеров Access. Самый простой способ создания отчета в Access за­ключается в использовании мастера автоотчета. Этот мастер не задает никаких вопросов – он пы­тается самостоятельно создать максимально подходя­щий отчет.

Более гибкой возможностью является использование Мастера отчетов. Именно этот Мастер наиболее часто используется при первоначальном создании документа. При любом способе создания отчета сначала выбирается источник данных, на основании которого будет сформирован отчет (таблица, несколько таблиц, запрос). Использование Мастера отчетов предполагает выполнение нескольких шагов:

1. Выбирается источник отчета.

2. Выбираются поля, которые войдут в отчет. Поля надо выбирать в том порядке, в котором они должны войти в отчет.

3. Выбираются уровни группировки. Можно выбрать несколько уровней.

4. Задается порядок сортировки. Можно выбрать несколько полей.

5. Чтобы вывести итоговые значения, надо нажать кнопку Итоги, после чего будет выведено диалоговое окно, в котором будут перечислены поля числового типа, включенные в отчет, необходимо выбрать поле и агрегирующую функцию.

6. Следующие шаги позволяют выбрать вид и стиль отчета, а также задать его имя. Если имя отчета не задано, то по умолчанию выбирается имя, совпадающее с именем таблицы или запроса. Заданное имя отчета выступает в двух ролях: как имя объекта-отчета в БД, и как название документа, выводимое в заголовке отчета. Если переименовать объект после его создания, то названия документа при этом не изменится.