5. Ключ. Задание первичного ключа в Access.

Каждая таблица должна содержать столбец или набор столбцов для однозначного определения каждой строки таблицы. Как правило, в этих целях используется уникальный идентификационный номер, например код сотрудника или серийный номер. В базе данных такие сведения носят название первичного ключа таблицы. В Access первичные ключи служат для быстрого связывания данных из нескольких таблиц и их отображения для пользователя.

Если в таблице имеется уникальный идентификатор, например номер читательского билета, который однозначно определяет каждого читателя, его можно использовать в качестве первичного ключа таблицы, но значения этого столбца должны быть различными для всех записей. Первичный ключ не должен содержать повторяющихся значений. Например, не следует использовать в качестве первичного ключа имена людей, т. к. они не являются уникальными. В одной таблице могут существовать две записи с одинаковыми именами.

Первичный ключ должен всегда иметь значение. Если столбец допускает отсутствующее значение, его не следует использовать в качестве компонента первичного ключа.

6. Свойства полей в Access

Размер поля – система допускает для текстового поля максимальное число символов - 255. По умолчанию устанавливается 50. Для числового поля по умолчанию устанавливается размер до 15 десятичных знаков.

Формат поля – определяет, в каком виде число, набираемое на клавиатуре, выводится на экран. Система поддерживает семь форматов. Например, денежный формат выводит на экран символ денежной единицы.

Маска ввода – используется в том случае, если все значения поля должны иметь один формат. Например, номер телефона, дата, почтовый индекс и т.п. Маска может состоять из трех частей, разделенных точками с запятой. Например, (99) 000-000; 0; _ _

Первая часть – это собственно маска ввода.

Вторая часть (здесь 0) указывает на режим автоматического занесения постоянных символов. По умолчанию или при значении 1 в поле заносятся только набираемые пользователем символы.

Третья часть (здесь _ _) показывает символы, которые используются для отображения пустых позиций в маске ввода на экране. По умолчанию для этой цели используется символ подчеркивания.

7. Формы. Создание форм с помощью мастера форм и в режиме таблицы. Изменение и сохранение таблицы данных.

Формы в Access 2007 могут создаваться самыми разными методами. Например, ис­пользуя кнопку Форма, начинающий пользователь может создать форму единственным щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Созданную вами форму можно применять в практических целях либо изменить ее, воспользовавшись режимом макета или конструктора.

Для того чтобы создать форму, используя команду Форма, выполните следующие действия.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана форма.

2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мы­шью на пиктограмме Форма.

3. После непродолжительной паузы Access 2007 создаст форму и отобразит ее в режиме макета (рис. 7). Находясь в этом режиме, можно вносить изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с вводимыми данными.

Если в процесс создания формы обнаруживается одна таблица, связанная с помощью отношения «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Контакты», и между таблицами «Штатное расписание» и «Контакты» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Контакты», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением "один-ко-многим" с таблицей, которая использовалась для создания формы, Access не будет добавлять таблицы данных в форму.