68. Организация делопроизводства в образовательном учреждении.

Работа с официальной документацией – это деятельность директора (руководителя) школы, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя все операции по составлению и оформлению документов, весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи в архив и т. д.). Составной частью этого направления является документирование – процесс составления и оформления документов.

Документ – это объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи. Документ, созданный и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). В состав каждого документа входит обязательный набор элементов, которые называются реквизитами: текст, название вида документа, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст.

Важной является классификация документов по видам и разновидностям. Вид – это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия (приказ, письмо, распоряжение, записка). Разновидность документа детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности,

Функции документа:

-  информационная (документирование, хранение и предоставление информации);

-  управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

-коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);

-  правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права);

-  организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия сотрудников школы, учеников или родителей).

Виды документов и их подготовка Приказ

Приказ является основным нормативно-правовым актом, регулирующим управленческий процесс в школе. От грамотного его составления во многом зависит эффективность принимаемого решения. Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности школы. Подготовка его включает в себя следующие этапы:

- инициирование издания приказа;

- сбор необходимой информации;

- подготовка проекта документа;

- согласование;

- проверка правильности оформления;

- подписание;

- доведение приказа до исполнителей. Основаниями для принятия управленческого решения, выраженного в приказе, могут быть:

- действующее законодательство;

- подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

- локальные акты образовательного учреждения (решения педагогического совета, конференций, собраний);

- заявление работника;

- акты проверок.

Подготовка приказа осуществляется либо в целях исполнения предписаний вышестоящего органа управления образованием, либо в целях разрешения оперативных задач, стоящих перед руководством школы. При этом назначаются заместитель директора или подразделение школы (например, бухгалтерия), ответственные за разработку проекта нормативного акта, и указывается перечень структурных подразделений, заключения которых необходимы при его подготовке (в случае необходимости).

Проект документа оформляется в бумажном и электронном виде и согласовывается с указанными для согласованиями структурами или специалистами (например, при тарификации – с руководителями метод объединений).

Обычно используются следующие устойчивые словосочетания:

«В целях...», «На основании...», «Во исполнение...», «В связи с...». Если основанием для издания приказа является нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Учителям начальных классов...», «Главному бухгалтеру...» и т. п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и ФИО).

Доведение приказа до исполнителей осуществляется через циклические оперативные мероприятия (планерки), информационные стенды и персонально директором школы или специально назначенным лицом. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений возлагается на руководство организации или руководителей структурных подразделений.

В случае отказа работника удостоверить своей подписью факт предъявления ему соответствующего приказа юридическая сила последнего сохраняется, если в книгу приказов заносятся подписи руководителя учреждения или его заместителя, а также подписи присутствовавших при объявлении приказа свидетелей.

Непосредственный контроль за своевременностью исполнения поручений, указанных в тексте приказа, осуществляют заместители директора по должности или специально назначенные лица из числа сотрудников школы.