1.1.3 Описание работы каждой подсистемы
При исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток связан с движением самого документа:
документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;
из канцелярии документ передается руководителю для наложения резолюции;
после наложения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;
исполненный документ списывается в дело.
Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа:
в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (например, состав документа, комментарий и т. п.);
факт наложения резолюции фиксируется добавлением в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, назначенного срока исполнения документа;
по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей и фактическая дата исполнения документа;
списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и исполненного документа.
Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни должностные лица работают с документами, а другие – контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.
Основным объектом автоматизации для системы ДЕЛО является второй информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Как следствие, основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка (РК) документа – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Саму базу данных, хранящую РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом будем называть картотекой.
1.1.4 Диаграммы работ и диаграммы потоков данных
Рассмотрим процесс работы, который происходит в работе делопроизводителя. В первую очередь все входящий и исходящие документы должны быть занесены в базу данных, то есть хранилище. Далее для исходящего документа происходит определение вида доставки, каким образом данный документ будет поставлен в необходимое место. После этого он доставляется необходимое место (организацию, фирму и т.д.). На Рис.1 видно, что затем все документы обрабатываются, будь они входящими или исходящими. Далее все документы проходят процесс «Рассмотрение документа начальством». После принятое решение о документе выполняется сотрудниками. Безусловно, должна присутствовать отметка об исполнении документа, руководство должно быть осведомлено о выполняемости решения, что и происходит на последующем этапе. Отметка об исполнении заносится в специальное хранилище. Далее происходит оглашение принятого решения. На последнем этапе происходит занесение всей информации о документе в базу данных.
Рис.1. Диаграмма потоков данных
На рисунке 2 рассмотрим диаграмму работу.
Рис.2. Диаграмма работ