Структура дробления работы.

Многие проекты являются слишком сложными чтобы быть правильно оцененными с планированными и эффективно управляемыми. Их необходимо разделить на более мелкие проекты. Процесс разделения работы продолжается до нижнего уровня - индивидуальных задач.

Системы кодирования.

Системы кодирования нельзя разрабатывать изолированно от других управленческих и технических ИС. Одна и та же система должна применяться к проектам всей кампании, а так же в других областях деятельности кампании.

Функции кода.

Этот метод стенографии для передачи существенных данных о предмете. Код выполняет одну или обе следующие функции: 1) код должен действовать как уникальное название которое идентифицирует предмет к которому он относится. 2) идентифицирующий код, самостоятельно или с помощью под кодов может быть устроен так, чтобы категорезировать, квалифицировать или еще каким то способом описывать предмет к которому он относится.

Лучшие системы кодирования это те которые способны комбинировать обе эти функции.

Виды информации который должен содержать код.

1. Идентификатор проекта (110), метод нумерации проекта можно настроить таким образом, чтобы помимо функции простого идентификатора каждый номер передавал определенную ключевую информацию об этом проекте.

2. Идентификатор предмета. Каждый номер, при условии, что он уникален в рамках системы, является способом присвоения проекту однозначного наименования. Однако на практике будет более благоразумно добавлять к номеру краткое описание в каждом случае, когда речь идет о предмете. Лучше сказать трансформатор 110-221 чем предмет номер 110-221.

3. Отношение внутри проекта. Кодовые номера разрабатываются так, чтобы соответствовать структуре дробления работы или генеалогическому древу. Процесс нумерации распространяется на всю разбивку работы, поэтому даже отдельным компонентам можно давать коды имеющие отношение к иерархии (рисунок бобина).

4. Идентификатор операции. Задача по обмотке и сборке трансформатора может получить соответствующий код расходов, например 110-221 ВА, где буквы обозначают операцию по обмотке.

5. Идентификаторы для отдела направления или специалиста. Чтобы показать какой отдел отвечает за определенные задания или расход используют под код. Например код затрат 110-221-153 показывает что за задание отвечает инженерно-технический отдел(1), направление инженерно-технических работ связанно с электричество(5), а последняя цифра (3) указывает на уровень сотрудника(например старший инженер, инженер или дизайнер), который будет выполнять задания по разработке этого трансформатора. Последняя цифра (3) может так же обозначать стандартную ставку стоимости в час, соответствующую уровню задействованного работника.

6. Идентификатор семейства. Если для кодирования рассматривается много предметов, то их можно квалифицировать как семейство. Такие семейства распространяются на все проекты. В семейства группируются предметы обладающие общими или схожими характеристиками. Группирование в семейства и их идентификация встроены в коды предметов с использованием подходящих цифр и под кодов.

Оценка расходов по проекту

Точная оценка расходов по проекту является существенной частью обоснования необходимого для того чтобы руководство могло приниматься решения и осуществлять контроль. Наиболее очевидная причина для оценки стоимости — это помощь в принятии решений по ценообразованию. Оценки необходимы для всех коммерческих проектов включая и внутренние проекты и те, которые продаются не по фиксированным ценам. Тщательная оценка необходима при определении сроков планирования, и при предварительном распределении ресурсов по проекту, определение бюджета по финансированию, рабочей силы и управление расходами, а также для анализа выполнения в сравнении с ожидаемым результатом.

Форма учёта затрат

Прямые трудовые затраты

Это затраты, включающие все человеко-часы, которые могут быть напрямую приписаны к проекту, умноженные на соответствующие нормы стоимости.

Трудовое бремя – национальные вклады по страхованию и социальные выгоды.

Различие между прямыми и косвенными затратами заключаются в том, могут ли эти затраты быть непосредственно отнесены к проекту.

Норма, по которой рассчитывается прямые затраты, изменяются с нормой работы по проекту. Поэтому основная часть прямых затрат классифицируются не только как прямые затраты, но и как переменные затраты. Косвенные затраты включаются все общие расходы организации (руководство, общее администрирование, размещение, обогрев, свет и тд.) Эти расходы рассчитываются по постоянной норме, независимо от того, выполняется проект или нет, поэтому они также известны как фиксированные расходы. Обычно нет нужды тщательно оценивать косвенные затраты, поскольку они могут быть добавлены пропорционально к прямым трудовым расходам по норме на основе вычислений.

Хотя фиксированные затраты могут отличаться от накладных расходов в практических целях фиксированные затраты обычно приравнивают к накладным расходам. Переменные затраты приравнивают к прямым расходам.

Задача проводящего оценку стоимости состоит в том, чтобы использовать все доступные данные и имеющееся время, чтобы сделать наилучшую оценку, то есть тщательно рассчитанное суждение о том сколько должен стоить проект, если всё пройдёт согласно ожиданиям. Оценки, сделанные с высокой степенью уверенности – основа решения по конкурентоспособным ценам. Также точные оценки повышают эффективность использование бюджета и планируемого использования ресурсов.

Классификация оценок

Существует 3 категории оценок:

1. Приблизительные оценки – это такие оценки, когда в наличии имеется только приблизительная информация, также приблизительные оценки делаются в чрезвычайных ситуациях чтобы готовить детальную оценку. Приблизительная оценка может достигать точности

2. Сравнительные оценки – делают для сравнения работы, которая будет сделана в рамках нового проекта с похожей работой. Их можно сделать при наличии спецификации по проекту, но до разработки детального плана работы и без точных списков материалов и графика работы. Эти оценки могут достигать точности +- 15%. Сравнительные оценки широко используются как база проведения тендора.

3. Оценки выполнимости могут быть получены только после того, как выполнен существенный объём работ по предварительному дизайну проекта. Точность оценок выполнимости должна быть выше +- 10%

Многие организации используются более широкие пределы оценок. Можно встретить наличие ассиметричных пределов вокруг нулевого значения, например компания может работать с точностью пределов от -10% до 10%.

Стандартные таблицы в некоторых отраслях промышленности существует много стандартных текстов и таблиц, которые могут помочь работнику, делающему оценку.

Чувствительность к прибыли

При проведении оценки не всегда учитывается чувствительность запланированной прибыли к затратам. Например, проект был продан за 1млн рублей. По сравнению со сметой затрат 900к рублей. Таким образом, валовая прибыль затрат составила 100к рублей или 10% от цены реализации. Теперь предположи, что проект фактически стоил 950к рублей. Различие между фактической стоимостью и оценённой стоимостью (ошибка при оценке) составила приблизительно 5%. Но валовая прибыль упала от ожидаемых 100к до 50к рублей, что является ошибкой в 50%. Некоторую из них можно предсказать. Цель заключается в том, чтобы определить измеримые иски насколько это возможно, а затем присмотреть разумный резерв на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы уравновесить ущерб от неприятных неожиданностей

Индивидуальные параметры оценки.

Оценка стоимости проекта - это не точная наука многое в процессе опирается на субъективное суждение. Фактически людей, дающих оценку можно классифицировать так же как оценки – согласно уверенности в их точности. 1) оптимистичные оценщики – как правило занижают оценку любой работы. Еще одна особенность – упорно держаться за свое мнение. Типовой коэффициент 1.5 (50%). 2) пессимистичные оценщики – оценивают большинство задач слишком высоко. Коррекция их оценок возможна, но ее действия более эффективно, когда она нацелена не на оценку, а на ее создателей. 3) непоследовательные оценщики – человек который не способен сделать оценку работы вообще и дает ответы которые находятся в широком диапазоне от пессимизма до оптимизма. Фактически единственная постоянная демонстрируемая черта – несогласованность. Вероятные причины: некомпетентность, неопытность, самодовольство. 4) точные оценщики – существует вероятность найти человека способного давать постоянные точные оценки. Это выявляется когда работа фактически выполнена.

Поправки.

Обсуждение оценок пустая трата времени. Примите ситуацию как она есть.

Менеджер проекта получает набор оценок для проекта для проекта, дополняется поправочными коэффициентами и на этом основании рассчитывает окончательные оценку. Ценность этой процедуры была доказана на практике.

Оценка затрат на материалы и оборудования. относительно материалов всегда надо проводить 2 типа оценки: 1) общая ожидаемая стоимость, включая все расходы на поставку и другие выплаты. 2)полное время реализации заказов

План – список или визуальная демонстрация, которые получаются, когда все действия в рамках проекта были подвергнуты оценке, логическому упорядочиванию и временному анализу. Обычно для практических целей лучшей методикой является анализ сетевыми методами, но наилучшим визуальным пособием являются гистограммы.

Генри Гантта (1861-1919)