Тема № 4. Ведення бухгалтерського обліку з допомогою програми «1с:Бухгалтерія»:

4.1. Облік грошових коштів, розрахунків та кредитів

(заняття № 16-17)

У програмі "1С:Бухгалтерія для України" для бухгалтерського обліку готівкової валюти використовуються рахунки 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті".

Аналітичний облік на цих рахунках організований з допомогою субконто "Наши денежные счета". Це дворівневий довідник, відкрити який можна через меню Справочники/Счета нашей фирмы. Крім основної каси, підприємство може мати підрозділи, які здійснюють операції з готівкою з оформленням прибутковими і видатковими касовими ордерами, розташовані окремо від нього, які також зобов'язані мати свою касу і вести окрему касову книгу.

Тоді, крім елемента "Основна каса", слід ввести додатково стільки кас, скільки є таких підрозділів. Крім того, за кожною іноземною валютою в касі підприємства ведеться окрема касова книга й аналітичні облікові регістри. Тому слід ввести до довідника стільки елементів, скільки є в касі підприємства валют (наприклад "Каса (GBP)", "Каса (FFR)"). Для кожної каси в довіднику зазначається рахунок обліку і валюта з довідника "Валюты". Значення останніх номерів касових документів програма заноситиме до довідника самостійно.

У програмі для оформлення надходження і видачі готівкових коштів, у тому числі валютних, використовуються документи "Приходный кассовый ордер" і "Расходный кассовый ордер" (нумерація ордерів ведеться за кожною касою незалежно). Для формування касової книги використовується звіт "Касова книга" (може бути сформована за кожною касою окремо і за всіма касами підприємства в національній валюті). Для побудови журналу-ордера №1 і відповідної відомості використовується стандартний звіт "Журнал-ордер по субконто".

Щоб автоматично сформувати касову книгу, у типовій конфігурації константа Проводки по кассе только кассовыми ордерами повинна мати значення да. У своїх уроках ми завжди використовували значення нет і дозволяли створення проведень по касі іншими документами. У цьому випадку звіт формується, але не передбачене автоматичне визначення номерів витратних ордерів для проведень, створених іншими документами. Тому значення константи з навчальною метою ми змінили, однак нагадаємо, що воно має бути вибране тільки один раз на початку обліку.

У програмі оприбуткування готівкових коштів у касу виконується документом "Приходный кассовый ордер" (меню Документы/Касса). Готівкові кошти до каси надходять з різних джерел. Під час заповнення документа джерело надходження коштів вибирається в полі Вид операции. Залежно від значення в полі Вид операции будуть вибрані рахунок, що кореспондує з касою, і його аналітика. Оскільки в нашому випадку гроші надходять з розрахункового рахунка підприємства, зазначимо в цьому полі Поступление денег из банка.

При цьому в групі Аналитика буде вибрано кореспондуючий рахунок 311 і "основний" розрахунковий рахунок. У групі реквізитів Касса, сумма вибираємо "основну касу" підприємства, куди надходять готівкові кошти, і зазначаємо суму, що прибуткується. Валютою прибуткового ордера вважатиметься валюта, зазначена для вибраної каси в довіднику "Счета нашей фирмы". У реквізит Номер ПКО потрапляє черговий номер для друкованої форми прибуткового ордера, при цьому його можна змінити вручну. Програма веде автоматичну нумерацію ордерів для кожної каси (касової книги), збільшуючи відповідний реквізит у довіднику "Счета нашей фирмы". У групі Реквизиты ордера є текстові поля, які будуть перенесені до друкованої форми ордера.

На закладці Дополнительно містяться реквізити, які показують, чи належить операція до валових доходів або витрат, а також інформація для відображення першої події (якщо її треба визначити вручну). Якщо такої потреби немає, перша подія буде визначена для замовлення, вибраного в поле Заказ на основній закладці. Ці поля заповнюються тоді, коли джерелом надходження коштів є виручка.

Якщо проведення по касі можуть формувати інші документи конфігурації (у нашому випадку для операції надходження грошей з розрахункового рахунка до каси це був би документ "Банковская выписка"), слід відзначити прапорець Только зарегистрировать, інакше проведення буде сформовано двічі.

Кнопка Печать дозволяє надрукувати типову форму КО-1 прибуткового касового ордера або виконати "вдруковування" даних у бланк суворої звітності. Перед друком перевірте форму документа на відповідність вимогам Наказу №51. Зокрема, в графі "Прийнято від..." має бути зазначено ПіБ особи, що здає гроші в касу. За потреби друковану форму документа можна відредагувати. Для цього вимкніть кнопку ("Только просмотр") на панелі інструментів "Редактор таблиц" внизу робочої ділянки програми. Подвійне натиснення мишкою в потрібному полі викличе режим редагування цього поля. Закінчивши введення, натисніть клавішу ENTER, щоб закрити редагування. Виправлену форму можна надрукувати (клавіші CTRL+P або кнопка на панелі інструментів), а за потреби - зберегти у файлі (меню Файл/Сохранить або клавіші CTRL+S).

Заповнені документи "Приходный кассовый ордер" зберігаються в журналі документів "Касса".

Для оформлення надходження в касу валютних коштів користуються тим самим документом, який заповнюють аналогічно.

Введімо ще один документ для відображення надходження готівкових коштів з валютного рахунка (250 USD). У реквізитах Касса и Счет вибираємо, відповідно, валютну касу (USD) і валютний рахунок (USD). інші реквізити заповнюємо аналогічно. На мал. 2 наведено проведення, сформовані цим касовим ордером. У зв'язку зі змінами курсу валюти в період, що розглядається, валютний касовий ордер виконує переоцінку валюти на валютному рахунку і в касі. У нашому випадку курс знизився, різниця від'ємна. За розрахунковим рахунком вона сягла 14,72 = 3680 х (5,3222 - 5,3262); за касою (USD) 0,08 = 20 х (5,3222 - 5,3262). Курсові різниці, що виникають в операційній діяльності, обліковуються окремо від неопераційних.

Для зарахування курсової різниці до операційної в документі на закладці Дополнительно має бути відзначений прапорець Возникающая курсовая разница будет считаться операционной. Під час проведення документа також сформовано проведення за позабалансовим рахунком ВЛ для податкового обліку. Визначення курсових різниць і віднесення їх до складу валових доходів або витрат у податковому обліку буде зроблено документом "Переоценка валюты" за рахунком ВЛ наприкінці кварталу за офіційним курсом НБУ на останній робочий день.

Для оформлення видачі коштів з каси підприємства вводяться документи "Расходный кассовый ордер" (меню Документы/Касса. Зовнішній вигляд екранної форми документа і процес його заповнення аналогічні документу "Приходный кассовый ордер". Для нашого прикладу слід створити три видаткові ордери: два - для видачі зарплати працівникам (створюються індивідуальні видаткові касові ордери для кожного) і один - для оформлення видачі валютних коштів під звіт. Нумерація ордерів ведеться за кожною касою окремо. При натисненні кнопки Печать формується друкована форма видаткового касового ордера КО-2.

Усі надходження і видача готівки у національній валюті обліковуються в касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена Наказом №51). Так, відповідно до абзацу 2 п. 4.4 Положення №72, записи в касовій книзі мають бути зроблені на підставі касових документів до початку наступного робочого дня, а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Крім автоматичної нумерації, має бути передбачений друк загальної кількості аркушів на останньому аркуші касової книги за місяць, і загальної кількості за рік - на останньому аркуші в році.

Під час формування звіту слід задати період, за який має бути створений звіт (якщо задати довільний період, звіт формується за кожний касовий день цього періоду окремим аркушем касової книги). Якщо під час формування звіту не вибрати касу, звіт буде сформовано за всіма касами підприємства в національній валюті. Касир після здійснення необхідних дій з приймання грошей до каси знаходить на комп'ютері в журналі "Касса" потрібний прибутковий ордер і проводить його (ця дія відповідає запису до касової книги, яку касир у цей момент повинен зробити в разі "ручного" обліку).

Ті прибуткові ордери, за якими не було прийнято готівку до кінця робочого дня, так і залишаться непроведеними. Вони будуть відображені в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, але до звіту "Касова книга" потраплять тільки проведені документи. Нагадаємо, що прибуткові касові документи, за якими не здійснено операцій, перекреслюються, погашаються написом "Анульовано", передаються до бухгалтерії з іншими документами, підшиваються і зберігаються протягом 36 місяців в журналі анульованих документів.

Після завершення всіх операцій за день касир друкує форму "Лист кассовой книги" в двох примірниках, перший з яких буде власне вкладним аркушем касової книги (відповідає невідривній частині книги при ручному обліку), другий - "Звітом касира". Правильність складання звіту зручно перевіряти, поки друкована форма ще в електронному вигляді. Для цього у звіті передбачена деталізація. У тому місці, де покажчик набирає форми "лупи", при натисненні ENTER ви побачите операцію, якій вона відповідає, і можете переглянути і відредагувати операцію.

Операції щодо надходять, наприклад, запасів на підприємство через підзвітних осіб, має свої особливості. Коли підзвітна особа купує матеріальні цінності за рахунок підзвітних сум, оформляється прибутковий ордер на матеріали, що надійшли на склад, та авансовий звіт працівника про витрачання сум, за рахунок яких вони були придбані. Проведення ж за рахунками матеріальних цінностей мають бути сформовані один раз: або прибутковою накладною, або авансовим звітом. Треба вибрати один зі способів і послідовно його дотримуватися.

При прибуткуванні матеріальних цінностей від підзвітної особи на закладці Дополнительные треба встановити прапорець Закрыть подотчет на сумму. За умовчанням сума дорівнює підсумковій сумі за прибутковою накладною, але поле може бути відредаговане. Підзвітну особу вибирають із довідника "Сотрудники". Найчастіше така накладна сама є замовленням. При заповненні табличної частини у довідник "Номенклатура" треба внести відомості про МШП, що оприбутковується. У довіднику зазначається рахунок витрат і вид діяльності, на які буде списана облікова вартість МШП при введенні його в експлуатацію. При натисненні кнопки "ОК" будуть сформовані проведення.

Тепер розгляньмо авансовий звіт працівника, який можна сформувати через меню Документы/Прочие, пункт Авансовый отчет. На показано заповнену форму документа. Оскільки відрядження було цільовим, суми добових включаються до первісної вартості МШП.

У полі Проводить? вибрано значення "Нет", щоб при проведенні документа не формувалися проведення за цими рядками, оскільки:

- підзвітну суму, за яку придбані ножиці, ми вже закрили прибутковою накладною ПН-000010;

- суму додаткових витрат на придбання (у цьому випадку - добових) оформимо документом "Расходы на приобретение".

При натисненні кнопки Печать отримаємо друковану форму авансового звіту (типову форму №807).

Оскільки договір, за яким надходять тканини, і вхідний рахунок вже зареєстровані в конфігурації, введемо документ "Приходная накладная" на підставі "Счета входящего" СВ-000001. Значення відповідних полів, у тому числі табличної частини, будуть скопійовані з рахунка.

У полі Место хранения зазначають склад, куди надходять запаси; у нашому випадку - Основной склад. У полі Вид поставщика зазначимо Отечественный поставщик (таким чином ми вибираємо рахунок розрахунків з постачальником). На закладці Дополнительные будуть скопійовані реквізити Статья валовых расходов і Вид НДС. Якщо підприємство не має права на податковий кредит за цією поставкою, наприклад витрати не відносяться до валових, треба ввімкнути опцію НДС на себестоимость.

Після проведення документа будуть сформовані проведення.

1. За позабалансовим рахунком обліку валових витрат з урахуванням першої події.

2. Нараховано суму податкового кредиту з ПДВ в дебет рахунка 6415 з урахуванням першої події. У конфігурації передбачено й "обережніший" варіант обліку податкового кредиту. Якщо при заповненні констант була позначена константа Учет налогового кредита только по полученной налоговой накладной, сума податкового кредиту враховується за дебетом рахунка 644. При отриманні податкової накладної і проведенні її в конфігурації (про те, як це зробити, ми розповімо в наступному уроці) проведенням у дебет рахунка 6415 з кредиту рахунка 644 ПДВ враховується в розрахунках.

3. Оприбутковано отримані запаси - за дебетом рахунків обліку запасів і кредитом рахунків розрахунків з постачальниками.