Тема 15. Логистический цикл закупок и затраты на его выполнение

Логистический цикл закупки

Процесс закупки включает ряд определенных логически взаимосвязанных видов работ, которые можно объединить в несколько стадий: определение потребности; анализ потребности с точным Определением нужных характеристик количества товаров и услуг; выбор поставщиков; подготовка и размещение заказов на закупку; анализ заказов; контроль выполнения и/или экспедирование заказов.

Определение потребности. Заявки на закупку необходимых материалов должны содержать информацию о виде, количестве и сроках поставки материалов. Заявки подготавливаются соответствующими сотрудниками всех функциональных подразделений предприятия и передаются в отдел снабжения или закупок.

Анализ потребности с точным определением нужных характеристик количества товаров и услуг. Анализ заявок на необходимые материалы проводится с целью уменьшения стоимости приобретения материалов за счет возможной замены требуемого материала существующими более дешевыми аналогами без ущерба для качества и функциональных возможностей производимой продукции. При этом отдел материально-технического снабжения (закупок) не имеет права заменять материалы, указанные в заявках, без согласования с соответствующими производственными подразделениями.

Выбор поставщиков. Процесс выбора поставщиков сводится к составлению списка потенциальных поставщиков, определению их надежности, разработке ранжированных критериев выбора поставщиков по каждому виду материалов и на их основе выбору одного или нескольких наиболее надежных и компетентных поставщиков.

Подготовка и размещение заказов на закупку. Размещение заказа означает закрепление заказа на поставку требуемых материалов за определенным (конкретным) поставщиком. Крупные заказы целесообразно размещать у нескольких поставщиков с тем, чтобы повысить надежность выполнения заказа. Закупка материалов может осуществляться на основании разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров и открытого контракта. Критерием выбора формы договора на закупку материалов является снижение издержек на оформление заказа.

Анализ заказов. На этой стадии отделом материально-технического снабжения (закупок) осуществляется контроль ожидаемого выполнения заказов, при необходимости корректируются количество и сроки поставок в рамках условий договора и в соответствии с изменением графиков и/или условий производства. Координирование такого рода вопросов между поставщиком и заказчиком-предприятием происходит на основе использования внутренних и внешних открытых каналов связи предприятия.

Контроль выполнения и/или экспедирование заказов. Признаком выполнения заказа является поставка материалов на склад предприятия обусловленного количества, качества и ассортимента. Факт получения материалов оформляется соответствующими документами (счета-фактуры, накладные, акты приемки товарно-материальных ценностей), на основании которых производится окончательная оплата заказа. После этого сделка купли-продажи материалов считается завершенной, а заказ - выполненным.