3. Формирование ссылок между документами.

Официально установленные взаимосвязи документов оформляются в виде ссылок, которые могут бытьсмысловыми и формальными. Оба вида ссылок являются гипертекстовыми. Это означает, что в тексте документа они выделены цветом и при необходимости можно нажатием одной клавиши на клавиатуре (или щелчком мыши) перейти по этой ссылке в текст соответствующего документа. При этом переход по гипертекстовой ссылке осуществляется в то место упоминаемого документа, которое указано в исходном.

Смысловые ссылки указывают на характер взаимосвязи документов (например, документ А дан в редакции документа Б). Такие ссылки делятся на прямые и обратные.

Формальные ссылки, не определяя характера взаимосвязи, позволяют, тем не менее, перейти из текста просматриваемого документа в упоминаемый в нем документ.

4. Составление примечаний и справочных сведений к документу.

Реально существующие между документами связи фиксируются, оформляются с помощью примечаний и справочных сведений к документу.

В примечаниях содержится информация о месте документа в действующем законодательстве, о его соотношении с другими документами, о его действии или фактически утрате силы и т.д.

В случае наличия примечания к документу в целом, сообщение об этом дается в информационной строке над текстом документа в режиме просмотра текста. Например, в примечании может быть информация об особенностях вступления в силу данного документа.

Примечания могут носить объективный или субъективный характер. В тексте документа эти два вида примечаний отличаются цветом. Кроме того, в тексте примечаний, носящих субъективный характер, содержится указание: “КонсультантПлюс:Примечание”. В СПС КонсультантПлюс предусмотрена возможность отключения таких примечаний по желанию пользователя.

5. Подготовка новых редакций документов.

Изменение нормативных правовых актов правотворческим органом в большинстве случаев происходит без одновременного утверждения новой редакции соответствующих частей (разделов, статей) изменяемого документа.

Многочисленные изменения одного документа без создания его редакции приводят к тому, что становится практически невозможно пользоваться таким документом. Выход из создавшегося положения эксперты фирмы-разработчика СПС видят в создании своих, не утвержденных правотворческим органом редакций нормативных правовых актов.

В системах КонсультантПлюс под новой редакцией документа понимается текст документа с внесенными в него изменениями. 

При этом процедура внесения изменений в документы состоит из двух этапов.

Этап 1. Оперативное предупреждение пользователя об изменениях, внесенных в документ.

В систему оперативно вносится документ, содержащий изменения (документ Б), из текста которого можно по гипертекстовым ссылкам попасть в изменяемый им документ (документ А). В списке обратных ссылок документа А появляется сообщение о том, что документ А был изменен документом Б, одновременно на экране над текстом документа А появляется специальная информационная строка-предупреждение: “Внимание: Документ изменен — см. Обратные ссылки”.

До создания новой редакции документа А с помощью этих инструментов можно использовать измененный документ без риска получить устаревшую информацию.

Этап 2. Внесение изменений в текст документа, то есть создание новой редакции.

После введения в ИБ изменяющего документа Б в строгом соответствии с его текстом специалистами компании “Консультант Плюс” создается новая редакция документа А.

Текст новой редакции документа А включается в ИБ отдельным документом, при этом сохраняется первоначальный текст документа А (исходная редакция), а также все последующие редакции этого же документа, то есть в системе представлена полная ретроспектива редакций одного документа.

Все редакции одного документа связаны между собой, и, находясь в тексте одной из редакций, можно попасть в последнюю действующую или в любую другую интересующую пользователя редакцию документа.