35. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий

Все имеющие гриф «КТ» документы, дела и издания должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Помещения должны отвечать требованиям внутриобъектного режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.

Дела с грифом «КТ», выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ, они могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

С документацией с грифом «КТ» разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя предприятия или структурного подразделения.

Документы, дела и издания с грифом «КТ» могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только через делопроизводство СБ или уполномоченного СБ.

Изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без санкции руководителя делопроизводства СБ или уполномоченного СБ, осуществляющего их учет, запрещается.

Смена сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КТ», оформляется распоряжением начальника подразделения. При этом составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый указанным руководителем.

Уничтожение документов «КТ» производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта.

Печатание документов «КТ» разрешается в машинописном бюро или непосредственно в подразделениях. Для учета отпечатанных документов ведется специальный журнал.

35. Обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющих коммерческую тайну

Лица, допущенные к работам, документам и к сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут личную ответственность за соблюдение ими установленного режима. Прежде чем получить доступ к коммерческой информации, они должны изучить требования настоящей инструкции и других нормативных документов по защите коммерческой тайны в части, их касающейся, сдать зачет на знание указанных требований и дать индивидуальное письменное обязательство по сохранению коммерческой тайны.

Лица, допущенные к сведениям, составляющим КТ, обязаны:

а) строго хранить в тайне коммерческие секреты, ставшие им извест­ными в силу исполнения трудовых или иных обстоятельств, пресекать действия других лиц, которые могут привести к разглашению коммерческих секретов;

б) выполнять только те работы и заниматься только теми закрытыми сведениями, к которым получили доступ в силу своих служебных обязан­ностей, знать степень важности, выполняемой работы;

в) при составлении документов с грифом КТ опреде­лять количество экземпляров этих документов в строгом соответствии с действительной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения;

г) для составления документов, содержащих сведения КТ, пользоваться только специальными бланками, предварительно учтенными у лиц, отвечающих за сохранность КТ или уполномоченным руководителем предприятия лицом;

д) при получении документов проверить на них наличие учетных но­меров и грифа КТ, пересчитывать количество листов и экземпляров;

е) своевременно знакомиться с полученными документами и разборчиво расписываться на них с указанием даты ознакомления;

ж) поступившие документы, имеющие гриф предприятия, своев­ременно направлять для приобщения к делу с соответствующими отметками об исполнении (номер дела, что сделано по документу, дата, подпись) и с резолюцией руководителя;

з) сдавать лицу, уполномоченному руководителем предприятия, исполненные входящие документы, а также предназначенные для рассылки, подшивки в дело, уничтожения и взятия их на учет;

и) иметь личную внутреннюю опись документов, содержащих сведения, составляющих КТ, и вносить в нее все полученные для исполнения документы, которую по окончании рабочего дня сдавать руководителю подразделения;

к) об утрате или недостаче документов содержащих сведения, составляющих КТ, немедленно сообщать служ­бе безопасности предприятия, а до ее создания – руководителю предприятия и своему непосредственному руководителю;

л) при увольнении, перед уходом в отпуск своевременно сдать все числящиеся документы, содержащие сведения, составляющие КТ;

м) знакомить представителей контрагентов с конфиденциальными доку­ментами исключительно с письменного разрешения руководителя предприятия (службы безопасности);

н) по первому требованию руководителя предприятия (службы безопасности) предъяв­лять для проверки все числящиеся и имеющиеся документы, содержащие сведения, составляющие КТ, представлять по требованию уполномоченных руководителем предприятия лиц письменное объяснение о нарушениях установленных правил вы­полнения работ, связанных с КТ;

о) своевременно сообщать руководителю предприятия или службу безопасности о всех попытках получения через них информации, относящейся к сведениям, составляющим являющей­ся КТ, методах и способах, применявших­ся для этого, и лицах, причастных к этому.