4.8 Документация

4.8.1 Ценность документации

Ценность документации проявляется в нескольких критических случаях в системе менеджмента качества, таких как:

- достижение качества продукта/услуги и улучшения качества;

- обеспечение повторяемости процессов;

- предоставление подходящего обучения;

- оценка эффективности системы.

Выпуск документации не должен быть самоцелью, но должен добавлять ценность деятельности.

4.8.2 Типы документации, используемой в системах менеджмента качества

Требования к документации в системе менеджмента качества проистекают из необходимости передачи целей коммуникаций, согласованности действий и предоставления объективных доказательств полученных результатов. В системах менеджмента качества имеется несколько типов документации, таких как:

- документация, которая предоставляет последовательную информацию, как внутреннюю так и внешнюю о системе менеджмента качества. Многие организации представляют такую документации в виде руководства по качеству;

- документация, которая описывает как система менеджмента качества или ее элементы применяются к определенному продукту, проекту или контракту. Многие организации представляют такую документацию в виде плана качества;

- документация, которая предоставляет последовательную информацию о том как выполняются действия или процессы. Многие организации представляют такую документацию в виде процедур;

- документация, которая предоставляет объективное свидетельство выполненных действий или достигнутых результатов. Такая документация представляется в виде отчетов.

Каждая организация устанавливает объем требуемой документации и использование средств массовой информации.

Это зависит от таких факторов как: размер и сложность организации; сложность продуктов и процессов; риск неудовлетворения требований заказчика; компетентности персонала; и степени, в которой необходимо демонстрировать соответствие требованиям системы менеджмента качества.

4.9 Процессный подход

Процессный подход содействует способности организации устанавливать и понимать ее деятельности и их взаимосвязи. Это дает возможность организации определять и контролировать эти деятельности.

Процесс преобразует входящие элементы в выходящие, используя регулирующие механизмы (ресурсы) при управлении. Входящие элементы, управление (процедура) и/или выходящие элементы могут быть материальными или нематериальными. Система измерения может быть использована для сбора информации или данных для анализа выполнения процесса и/или входящих и выходящих характеристик.

Процессы могут быть включены в сеть, которая вместе с ними обеспечивает достижение запланированной цели.

Выходящие элементы одного процесса могут быть входящими для другого процесса. Таким образом, процессы могут быть объединены в цепь процессов. Это показывает что выходящие элементы от процесса поставщиков являются входящими для процесса организации и что выходящие элементы от процесса организации являются входящими для процесса заказчика.

в эффективной системе менеджмента качества, процессы и связанные с ними ответственности, процедуры и ресурсы, установлены и поддерживаются согласованным образом. Система менеджмента качества требует координацию и совместимость процессов, являющихся ее компонентами и определения их взаимосвязей.

Взаимозависимости деятельностей организации часто являются сложными и в результате превращаются в сеть процессов. Очень важно высветить цепь процессов, дающих главную часть добавочной стоимости и как каждый процесс влияет на способность выполнять требования заказчика по отношению к продукту. В целях менеджмента качества, это будет вести к упрощению этих процессов.

Чтобы прояснить взаимосвязи, ответственности и полномочия, также как и чтобы содействовать постоянному улучшению, очень важно назначать ответственность для управления каждым процессом.