2. Создание структуры таблицы данных

Создание пустой базы данных:

• Запустите Microsoft Access из меню Пуск или с помощью ярлыка. Появится представление Backstage.

• В группе Доступные шаблоны щелкните элемент Пустая база данных.

• Справа в разделе Пустая база данных в поле Имя файла введите имя файла базы данных или используйте предоставленное имя.

• Нажмите кнопку Создать. Будет создана новая база данных и открыта новая таблица в режиме таблицы.

Access 2010 содержит ряд шаблонов, дополнительные шаблоны можно загрузить с веб-сайта Office.com. Шаблон Access представляет собой готовую базу данных с профессионально разработанными таблицами, формами и отчетами. Шаблоны позволяют быстро пройти начальные этапы создания базы данных.

Открытие недавно использовавшейся базы данных:

• Запустите Microsoft Access.

• В представлении Backstage щелкните элемент Недавние, выберите базу данных, которую необходимо открыть. Приложение Access откроет базу данных.

Открытие базы данных из представления Backstage:

• Запустите Microsoft Access.

• На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть. В появившемся диалоговом окне выберите файл и нажмите кнопку Открыть. Будет открыта база данных.

3. Ввод, редактирование и форматирование данных

Чтобы ввести информацию в ячейки базы данных, нужно поставить курсор на данную ячейку и затем обычным образом ввести данные.

Для выделения всех полей необходимо в меню Правка выбрать команду Выделить все записи.

Изменить ширину каждого столбца так, чтобы ширина колонок была минимальной, но был виден весь текст, можно следующим образом:

• При помощи мыши, перетащив границу столбца;

• Выделите нужный столбец и нажмите правую кнопку мыши, в контекстном меню выберите команду Ширина столбца; в открывшемся окне нажмите кнопку По ширине данных.

Высоту строки можно изменить аналогичным образом с помощью мыши или в меню Формат командой Высота строки. Достаточно отредактировать одну строку, высота остальных строк изменяется автоматически.

Для изменения шрифта надо вывести указатель мыши за пределы таблицы, нажать левую кнопку мыши, в контекстном меню выбрать Шрифт. Или в меню Правка на панели инструментов выбрать команду Шрифт.

Для выполнения сортировки таблицы по полю нужно выделить данное поле, нажать кнопку Сортировка по убыванию (по возрастанию) на панели инструментов.

Добавление записей в конец таблицы можно сделать тремя способами:

• передвинуть курсор в конец таблицы и ввести новые записи;

• на панели инструментов нажать кнопку Новая запись;

• в меню Записи выбрать команду Ввод данных.

Чтобы изменить запись в таблице базы данных, необходимо:

• отметить курсором мыши запись, удалить ее в буфер;

• с клавиатуры ввести новую запись;

• либо открыть меню Правка на панели инструментов, выбрать команду Заменить... На экране появится диалоговое окно замены. Ввести формат замены.

Удаление поля из таблицы:

• с помощью мыши, соединив границы рядом идущих полей;

• командой меню Правка→Удалить поле.

Вставка нового поля в таблицу:

• в окне базы данных выбрать Таблица, нажать кнопку Конструктор.

• поставьте курсор на ту строку, перед которой вам необходимо вставить запись. Нажмите кнопку Вставить строку на панели инструментов и введите нужные данные.

Замена определенной записи другой записью во всей таблице:

• выделить заданную запись;

• в меню Правка выбрать команду Заменить и ввести формат замены.