II.4. Документационное и материально-техническое обеспечение работы психолого-акмеологической службы

Документационное обеспечение работы психолого-акмеологической службы представляет собой очень важный участок работы психолога-акмеолога – специалиста такой службы. Ведение документации преследует несколько целей:

• обеспечение правовой базы деятельности службы;

• обеспечение планомерности, преемственности в работе службы: сохранность банка данных о работе службы, возможность использования данного банка другими специалистами в случае изменения кадрового состава службы;

• осуществление объективного контроля за деятельностью психолого-акмеологической службы.

Среди документов, используемых в работе службы, следует выделить два блока: общий и специальный. В общий блок документации входят: Конституция РФ, свод действующих законов о государственной службе РФ, трудовое законодательство, Устав организации, в рамках которой функционирует данная служба, различные документы организации (приказы, распоряжения и т.п.), касающиеся прямо или косвенно работы службы, Положение о психолого-акмеологической службе, должностные инструкции сотрудников службы.

Блок специальных документов представляют журнал учета деятельности психолога-акмеолога, планы работы службы в целом и по подразделениям, отчетные материалы о работе службы, заключения, рекомендации специалистов службы, банк данных мониторинга личностно-профессионального развития сотрудников, психолого-акмеологические характеристики сотрудников, профессиограммы и акмеограммы специалистов организации различного профиля деятельности, материалы докладов, справок о состоянии того или иного направления работы службы и т.п..

Среди документов специального блока особое место занимает журнал учета деятельности психолога-акмеолога. Журнал заполняется ежедневно и отражает тот объем и характер работы, которые имели место в течение рабочего дня. В журнале имеется несколько граф. Примерная схема данного журнала представлена ниже.

Дата	№ п/п	ФИО обратившегося, год рождения	Должность, структурное подразделение	Психолого-акмеологическая проблема

Оказанная психолого-акмеологическая помощь	Используемые методы и приемы	Рекомендуемые сроки повторного обращения	Примечания

Схема 3. Графы журнала учета деятельности службы (развертка на двух страницах)

В графе «Психолого-акмеологическая проблема» описывается суть обращения сотрудника в психолого-акмеологическую службу либо по собственной инициативе, либо по рекомендации специалистов службы, а также актуальное психолого-акмеологическое состояние сотрудника.

Графа «Оказанная психолого-акмеологическая помощь» раскрывает содержание работы с проблемой, результаты ее совместного решения. В графе «Используемые методы и приемы» указываются те средства, которые применялись в работе с клиентом, дается полное название методик, результатов работы с ними. В графе «Примечания» указываются не только особые замечания по ходу и результатам конкретной работы, но и фамилия, имя, отчество сотрудника службы, выполняемого данную работу.

Заключения и рекомендации специалистов писхолого-акмеологической службы должны быть научно обоснованными и корректными, носить конкретный характер и являться строго конфиденциальными. В целях систематизации психолого-акмеологической информации, а также учета принимаемых на основе предложений специалистов службы управленческих решений, заключения и рекомендации документируются в журнале учета деятельности службы.

Банк мониторинга (психолого-акмеологических данных о личностно-профессиональном развитии сотрудников) формируется на основе системы разработанных показателей оценки наличного и потенциального уровня личностно-профессионального развития специалистов. Сотрудники службы несут персональную ответственность за сохранность и передачу банка психолого-акмеологических данных¹.

Составление отчетов также является немаловажной документационной стороной деятельности сотрудника службы. Сотрудники службы готовят отчеты следующих категорий:

- за квартал, о прохождении испытания кандидатами на работу в организацию, о результатах психолого-акмеологического сопровождения приема и увольнения сотрудников;

- за полугодие, о состоянии психолого-акмеологического потенциала среды организации, о работе с молодыми специалистами и кадровым резервом организации;

- за год, о состоянии психолого-акмеологической работы в целом, о психолого-акмеологическом сопровождении процесса подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров.

Срок хранения отчетных материалов не менее трех лет, данных психолого-акмеологической диагностики сотрудника - весь период его работы в организации.

В целях осуществления объективного контроля деятельности психолого-акмеологической службы сотрудники службы должны иметь:

- документы, приказы вышестоящих органов организации, регламентирующие работу специалистов службы;

- должностные инструкции сотрудников (психологов-акмеологов), утвержденные руководителем организации;

- научно-методические материалы по организации и проведению психолого-акмеологической работы;

- планы работы службы и конкретных специалистов (полугодовые и годовые);

- планы и программы занятий по психолого-акмеологическому сопровождению личностно-профессионального развития сотрудников и организации в целом;

- банк данных мониторинга о личностно-профессиональном развитии сотрудников;

- журнал учета деятельности службы;

- протоколы данных применения экспериментальных методик.

Материально-технологическое оснащение деятельности психолого-акмеологической службы включает совокупность технических средств и помещений, используемых службой для своего нормального функционирования. В числе технических средств служба должна иметь:

• Компьютеры (из расчета одного компьютера на каждого сотрудника службы).

• Систему видеозаписи и видеопроизводства.

• Систему звукозаписи и звукопроизводства.

• Копировальную технику.

• Комплекты диагностических методик, диагностических компьютерных программ.

• Мультимедийные диски.

• Оверхед-проектор 600, 3-линзовый.

• Ноут-бук.

Вопросы для самопроверки:

• Раскройте сущность процесса моделирования вообще и психолого-акмеологического моделирования, в частности.

• Дайте классификацию видов моделей, используемых в моделировании профессиональной деятельности госслужащих.

• Какие задачи в психолого-акмеологическом обеспечении профессиональной деятельности выполняет диагностическое направление деятельности ПАС?

• Назовите объекты, с которыми связана работа диагностического направления ПАС.

• Перечислите исходные принципы отбора диагностических инструментариев, используемых в работе ПАС.

• Охарактеризуйте цели и содержание работы организационно-методического подразделения ПАС.

• Как осуществляется переход от проблематизации к проектированию путей совершенствования использования кадров организации.

• Раскройте роль документоведения в обеспечении успешности деятельности ПАС.

• Перечислите законодательные и другие правовые основы деятельности службы.

• Опишите основные собственно документальные источники деятельности службы

• Дайте характеристику системе материально-технологического обеспечения деятельности ПАС.

• Перечислите основное оборудование ПАС и раскройте его назначение.