4. Планирование формы презентации

Продолжительность презентации - это не время, которое необходимо докладчику, а время, которое аудитория согласна потратить на доклад. Необходимо распределять время, отведенное, на саму презентацию и дебаты:

• Если предстоит убедить аудиторию в неочевидных вещах, оставьте достаточное количество времени (примерно 2/3 общего времени презентации) для последующего обсуждения. Подготовьте дополнительные "дублирующие" слайды для последующего детального обсуждения.

• Если просто необходимо проинформировать дружелюбную аудиторию, сконцентрируйтесь на самой презентации, оставив примерно 1/3 общего времени для обсуждения.

Всегда следует планировать закончить презентацию вовремя. Вряд ли кто пожалуется, что презентация оказалась слишком короткой.

Количество слайдов, приходящихся на определенную продолжительность презентации, зависит от сложности докладываемой темы и от выбранного докладчиком стиля повествования. В среднем, от 1 до 1,5 минут на один слайд. Такая скорость может показаться слишком большой, но:

• Она подталкивает докладчика к использованию простых слайдов.

• Презентация становится более динамичной, так как каждый новый слайд "возрождает" внимание аудитории. Три слайда, содержащие по три пункта, полезнее, чем один с девятью пунктами.

• Докладчик может пропустить некоторые слайды, чтобы сократить презентацию.

Когда докладчик отводит более трех минут на слайд, презентация превращается в речь.

5. Распределение слайдов

Вступление и заключение – три/четыре слайда. Оставшиеся слайды делятся на разделы согласно структуре презентации (три раздела). Если один раздел длиннее остальных, стоит изменить структуру. Если к концу остается больше слайдов, чем необходимо, сохраните только сверхважные, а остальные приберегите для обсуждения.

Обычно уровень внимания аудитории наиболее высок в начале презентации. Затем он падает, в определенных интервалах колеблется и к концу презентации повышается снова. Эта кривая зависит от аудитории, с которой вы имеете дело, а также от раскрываемой темы и таланта докладчика.

В некоторых случаях первое, что должен сделать докладчик, – это завоевать доверие. Один из способов добиться этого - пригласить человека, который смог бы представить докладчика с благоприятной стороны перед началом презентации. Кроме того, можно прибегнуть к перечислению источников информации перед презентацией.

• Для нейтральной или дружелюбной аудитории можно использовать "шоковый эффект" – сразу объявить главный вывод (заинтересовать, привлечь внимание).

• Обращаясь к враждебной аудитории, стоит говорить только о теме презентации или задавать вопросы таким образом, чтобы подтолкнуть людей к главному выводу.

Закончить презентацию нужно так, чтобы она запомнилась, и обязательно необходимо предложить последующие действия. Можно попытаться вывести аудиторию на дебаты. Обязательно нужно убедиться, что выводы соответствуют информации, размещенной на слайдах.

Окончательная схема, как правило, отличается от первоначального варианта. Используя построение схемы, можно избежать типичной ошибки – анализ заканчивается в последний момент, как раз перед трансформацией данных в презентацию.