33. Организация церемонии открытия выставки

Открытие выставки является очень ответственным моментом, поэтому сценарий церемонии всегда разрабатывается заблаговременно. Открытие обычно проходит в торжественной обстановке. Перед выставкой издаются и рассылаются яркие пригласительные билеты. Очень важно, чтобы внешний вид приглашения соответствовал торжественности момента. Приглашения должны составляться в корректной форме и с хорошим настроением. Обязательно нужно указать время и место церемонии открытия.

К назначенному часу все проходы на выставку перекрываются, кроме главного, охрана выставки свои посты занимает, а работники службы безопасности – свои. В помещении около главного входа на выставку, которое временно от гостей отделено цветной ленточкой, приглашаются почетные гости, члены оргкомитета, представители средств массовой информации и общественности. Обычно в то время, которое отведено для сбора гостей, играет духовой или симфонический оркестр. Цветы и музыка создают у публики праздничное и приподнятое настроение. Поэтому цветы и оркестр на выставке – всегда желательно, а вопрос, какие именно – это дело вкуса устроителей.

Подходит время церемонии, шум в зале стихает, директор выставки обращается к собравшейся публике и предоставляет слово председателю оргкомитета. Обычно время торжественной части ограничивается одним часом. Когда торжественная часть заканчивается, директор выставки одному из гостей вручает ножницы и предлагает разрезать ленточку, которая условно обозначает вход на выставку. Ножницы можно подать на вышитой салфетке или на бархатной подушечке. Это эстетически украсит техническую сторону выставки.

Когда ленточка разрезана, директор выставки приглашает всех гостей ознакомиться с экспозициями. Директор выставки, члены оргкомитета и другие организаторы церемонии в соответствии с рангом распределяют почетных гостей и несколькими группами ведут их по маршрутам, которые были ранее намечены, но так, чтобы их пути не пересекались и группы друг другу не мешали. Сопровождающие по ходу осмотра дают пояснения по отдельным экспозициям и разделам.

Уже в первый же день многие коммерсанты и предприниматели устанавливают нужные контакты и начинают проводить переговоры о поставках, закупках, партнерстве или сотрудничестве. На выставке многие встречаются с персоналом стендов разных фирм как со старыми знакомыми. Их цель – укрепить, продолжить, а также развить наметившееся ранее сотрудничество.

Процесс подготовки экспозиции является очень трудоемким и сложным. Сценарий открытия выставки играет важную роль в успехе всего мероприятия. Поэтому к его составлению стоит подойти очень ответственно. Всю подготовку к мероприятию можно разделить на несколько этапов.

План подготовки выставки

Необходимо сформировать комитет, ответственный за проведение всего мероприятия. ЦВК «Экспоцентр» профессионально занимается подготовкой и организацией любых выставок. Компания готова взять всю работу от самого начала до ее завершения всецело на себя. После того как будет составлен подробный план экспозиции, утверждена тематика, разработано художественное оформление, можно перейти к разработке сценария открытия выставки. Первое, с чем нужно определиться, – это дата открытия. Она будет указана во всех пригласительных буклетах.

Официальные приглашения должны быть разосланы всем персонам, которые, по мнению компании, должны посетить ее выставку. Часто перед открытием экспозиции проводятся пресс-конференции и другие рекламные акции, призванные максимально широко осветить это мероприятие и привлечь больше посетителей.

Далее необходимо тщательно проработать сценарий официальной церемонии открытия выставки. Успех открытия и проведения мероприятия напрямую зависит от профессионализма персонала. Сотрудники должны быть очень коммуникабельными, наблюдательными и осведомленными, чтобы у каждого посетителя была возможность получить ответ на все свои вопросы по тематике выставки.

Презентабельный вид персонала является очень важным моментом. Лучше, если сотрудники будут одеты в фирменном стиле компании.

Сценарий открытия выставки обязательно должен быть в праздничном стиле, например, можно вручать посетителям в этот день призы и подарки. Можно использовать для этого сувениры в фирменном стиле. Они будут долго напоминать гостям о выставке и вашей компании.

Отличным рекламным ходом является привлечение к открытию выставки СМИ. Если это событие будет освещено в источниках массовой информации, экспозицию посетит намного больше потенциальных клиентов. Можно использовать телевидение, прессу, Интернет. Сообщения в социальных сетях способны за короткое время оповестить огромное количество людей о проведении мероприятия.