Краткие cведения о программе «excel»

Для запуска Excel нажмите кнопку Пуск на. панели задач, выберите последовательно команду Программы, папку MS Office 95(97) и программу Microsoft Excel.

Ввод информации.

В таблице Excel одна из ячеек всегда выделена указателем ячейки. Это ячейка называется активной. Ввод информации в активную ячейку должен заканчивается нажатием клавиши [Enter].

Для удаления содержимого ячейки сделайте ее активной и нажмите клавишу [Delete].

Ввод формул.

Ввод формулы должен всегда начинаться со знака = (равно). Например, для получения в ячейке C1 суммы двух чисел, находящихся в ячейках A1 и B1, следует в ячейку C1 ввести формулу: =A1+B1.

Запомните: Адрес ячейки начинается только с латинских букв.

Формула может быть введена с клавиатуры. Однако существует и другой способ задания формулы: после ввода знака равенства в ячейку С1 следует выполнить щелчок мышью на ячейке, которая должна быть указана в формуле первой (A1). Адрес данной ячейке появится в итоговой ячейке (C1). Далее следует ввести оператор сложения, а затем выполнить щелчок на следующей ячейке (B1)

В формулах можно указывать не только отдельные ячейки, но и целые блоки ячеек. В качестве координат блока указывается адрес левой верхней ячейки и через разделитель (двоеточие) адрес правой нижней ячейки. Например:

=СУММ(A1:С5) - сумма 15-ти чисел.

При вводе функции удобно работать с Мастером функций. В этом случае:

• выделите ячейку, в которую требуется ввести функцию;

• выберите команду Функции из меню Вставка;

• в открывшемся окне "шаг 1 из 2" сначала выделите категорию, а затем выберите требуемую функцию;

• нажмите кнопку Далее для перехода в следующее диалоговое окно;

• в окне "шаг 2 из 2" укажите диапазон ячеек. Для этого передвиньте окно Мастера функций и выделите мышью нужный диапазон ячеек в таблице.

• нажмите кнопку [Готово] для завершение ввода формулы.

Выделение блока ячеек.

С помощью мыши выделение интервала выполняется путем нажатия левой кнопки на первой ячейке и перетаскивания указателя мыши по остальным ячейкам интервала для их подсвечивая.

Для выделения несмежных диапазонов ячеек необходимо вначале мышью выделить первый блок ячеек, затем нажать клавишу [Ctrl] и, удерживая нажатой клавишу [Ctrl], мышью выделить другие блоки ячеек.

Копирование формулы

Для копирования формулы в интервал ячеек необходимо:

• Установить указатель ячейки в ту ячейку, которую надо скопировать.

• Выбрать команду Копировать из меню Правка.

• Передвинуть указатель ячейки в первую ячейку интервала, в который нужно копировать.

• Выполнить маркировку всего интервала, в который нужно скопировать, и нажать клавишу [Enter].

При копировании формул используется понятие абсолютной адресации. Абсолютный адрес - это не изменяющийся при копировании формулы адрес ячейки. Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Например, адрес ячейки B4 при копировании не будет изменяться, если в формулу записать ее адрес в виде: $B$4 .

Для копирования формулы в соседние ячейки очень удобно использовать маркер заполнения. Для этого:

• Выделите ячейку с исходной формулой.

• Поместите курсор мыши на маркер заполнения (маленький квадратик) в правом нижнем углу копируемой ячейки. При этом курсор должен приобрести вид маленького черного крестика.

• Перетащите мышью маркер заполнения по ячейкам, которые требуется заполнить.

Оформление таблицы.

1.Для изменения ширины столбца следует:

• установить курсор мыши между двумя заголовками столбцов так, чтобы курсор мыши приобрел вид двунаправленной стрелки,

• перетащить правую границу столбца с помощью мыши.

2.Для задания в таблице нового числового формата:

• выделите блок ячеек,

• выполните команду Ячейки из меню Формат,

• в панели "Число" выберите из списка "Числовые форматы" категорию "Числовой" и установите требуемое число десятичных знаков,

• активизируйте кнопку [OK].

3.Для формирования рамки (границы) выполните следующие шаги:

• выделите блок ячеек, вдоль границ которых должна быть проведена линия,

• выполните команду Ячейка из меню Формат ,

• выберите вкладку "Рамка" ("Граница"),

• в открывшемся диалоговом окне "Рамка", выберите местоположения и тип рамки,

Если рамка сформирована не полностью, повторите описанные действия.

Построение диаграммы

Если вы работаете с MS Office 95, выполните следующее:

• Выделите в рабочем листе данные, которые надо включить в диаграмму.

• Выполните команду Диаграмма из меню Вставка и выберите лист, в котором должна находится диаграмма.

• После активизации Мастер диаграмм выполните следующие 5 шагов:

Шаг 1: Убедитесь, что диапазон ячеек задан правильно и нажмите кнопку [Далее].

Шаг 2: Выберите тип диаграммы.

Шаг 3: Уточните вид диаграммы.

Шаг 4: Определите где находятся данные (в строках или столбцах) и при необходимости задайте количество строк и столбцов, содержимое которых будет использовано в качестве меток оси Х или как текст легенд.

Шаг 5: Добавьте в диаграмму название диаграммы, легенды и надписи к осям и нажмите кнопку [Готово].

Если вы работаете с MS Office 97, выполните следующее:

• Выполните команду Диаграмма из меню Вставка.

• После активизации Мастер диаграмм выполните следующие 4 шага:

Шаг 1: Выберите тип и вид диаграммы. После выбора нажмите кнопку [Далее].

Шаг 2: Перейдите на вкладку Ряд , где нажмите на кнопку Добавить. Введите в поле Значение диапазон ячеек с данными, для которых должна быть построена диаграмма, а в поле Подписи оси Х – диапазон ячеек, содержащий метки оси Х.

Примечание: для ввода диапазона ячеек щелкните мышкой кнопку свертки (с маленькой красной стрелкой) в правой части поля, затем выделите нужные ячейки и нажмите клавишу [Enter].

Шаг 3: Введите название диаграммы и подписей к осям.

Шаг 4: Выберите лист, в котором должна находится создаваемая диаграмма и нажми те кнопку [Готово].