4. Разработка руководства пользователя и эксплуатационной документации

1..Введение

1.1. Область применения. Задача Создание информационной базы АИС «Архив». АИС предназначена для ведения электронного учета информации о выпускниках. Может применяться в архивах учебных заведений.

1.2. Краткое описание возможностей. Функциональные возможности программы:

• ввод и хранение информации в таблице;

• редактирование данных таблиц;

• различные виды поисков;

• вывод информации на экран;

• вывод на печать.

3. Уровень подготовки пользователей. Приложение ориентировано на пользователя, имеющего опыт работы в любом Windows-приложении.

2. Назначение и условие применения. Для нормального функционирования приложения достаточно ПК со средними характеристиками, на котором установлена СУБД Vfoxpro 9.0, а также программа Excel пакета MSOffice. Для печати информации необходим принтер.

3. Подготовка к работе.

3.1. Состав и содержание дистрибутива. Дистрибутив содержит папку «Архив» со всеми программными файлами.

3.2. Порядок загрузки данных и программ. Перед началом работы необходимо проверить наличие на жестком диске (D:\) папки с именем: архив. В случае её отсутствия необходимо скопировать папку архива с дистрибутива на жесткий диск.

Входные данные. Входные данные представлены ведомостью с оценками, регистрационной книгой, приказами о зачислении, отчислении.

Выходные данные.Данная выводятся на экран в виде форм и отчетов.

4. Описание операций.

4.1. Выполняемые функции и задачи. Приложение выполняет следующие функции:

• Вывод форма с оценками студентов

• Вывод формы по специальностям студентов

• Формирование отчетов по оценкам и специальностям

• Поиск Выпускников по ФИО

• Поиск выпускниковпо номеру диплома

• Поиск по специальности и дате выдачи

• Добавление данных в таблицы

• Поддерживает импорт из Excel

4.2. Описание операций технологического процесса.

Запуск. Для работы запустить Archive.exe; после запуска, приложение предлагает на выбор несколько функций.

Добавить. Добавление новых данных проводится через таблицу (только для администратора БД).

Редактировать. Для выполнения операции необходимо найти нужное поле в таблице или форме и отредактировать его.

Поиск. Для организации поиска нужной информации необходимо:

• Открыть меню поиска.

• Выбрать тип поиска.

• Ввести искомое значение в поле ввода.

5.Аварийные ситуации.

• При возникновении аварийной ситуации необходимо перезагрузить программу, это должно исправить ошибку.

6. Рекомендации к освоению. Для успешной работы требуется иметь опыт работы с любым приложением Windows и внимательно изучить данное руководство.

5. Результаты решения задачи

Рисунок 10. Схема связи таблиц.

.

Рисунок 11. Таблица «Оценки».

Рисунок 12. Многотабличная форма «Специальность».

Рисунок 13. Результаты запроса по номеру диплома.

Ведомость ЗИО

Ведомость ТМ-41

Ведомость ВТ-41

Ведомость ТП-41

3. Технико-экономическое обоснование проекта

Для определения эффективности создания и использования программного продукта на предприятии, необходимо рассчитать стоимость создания программного продукта, величину затрат по использованию этого программного продукта по назначению и величину эффекта, который будет получен предприятием, в результате использования данного продукта. Эффектом от использования программного продукта будет величина дополнительно полученная прибыль или экономия издержек производства или реализации предприятия.

Расчет текущих затрат на разработку ПО

• использование технических средств (амортизация);

• использование программных средств(амортизация);

• эксплуатация технических средств (электроэнергия, ремонт и пр.);

• заработная плата разработчиков ПО (основная и дополнительная);

• отчисления на социальное страхование от з\п разработчиков ПО;

• накладные затраты (использование помещения, з\п персонала, оплата услуг организаций, затраты на подготовку к проекту и пр.)

Таблица 7.Технология разработки программного продукта

Этап разработки АИС	Оснащение	Специалист	Затраты времени
			чел.-час.,	маш.-час.
1. Разработка архива	Технические средства Ноутбук Asus Мышь Х7 Программное обеспечение Windows 7 MS VFoxPro 9.0	Администратор БД	15	15
2. Опытная эксплуатация	Технические средства Ноутбук Asus Мышь Х7 Принтер Samsung Программное обеспечение Windows 7 MS VFoxPro 9.0	Тестировщик	5	5
3. Доработка программы по результатам эксплуатации	Технические средства Ноутбук Asus Мышь Х7 Программное обеспечение Windows 7 MS VFoxPro 9.0	Администратор БД	8	8
4. Разработка документации	Технические средства Ноутбук Asus Мышь Х7 Принтер Samsung Программное обеспечение Windows 7 OpenOffice Writer	Секретарь	22	22
Всего			50	50

Таблица 8.Расчет стоимости износа технических и программных средств для разработки ПО

Наименование	Стоимость, руб.	Нормативный срок службы, час	Сумма амортизации, руб/час	Время работы, час	Стоимость износа, руб.
Технические средства	15600				10,81
Ноутбук Asus	12000	70080	0,17	50	8,5
Мышь Х7	600	17520	0,03	50	1,5
Принтер Samsung	3000	87600	0,03	27	0,81
Программные средства	9100				7,78
Windows 7	8000	52560	0,15	50	7,5
MS VFoxPro 9.0	1100	87600	0,01	28	0,28
OpenOffice Writer	-	26280	0	22	0
Всего	24700				18,59

Таблица 9. Расчет стоимости электроэнергии на эксплуатацию технических средств для разработки ПО.

Наименование	Время работы, час	Установленная мощность, кВт	Цена 1 кВт-час, руб.	Стоимость электроэнергии, руб.
Ноутбук Asus	50	0,1	4,5	22,5
Мышь Х7	50	0	4,5	0
Принтер Samsung	27	0,3	4,5	36,45
Итого:				58,95

Таблица 10. Расчет заработной платы (основной и дополнительной) разработчиков ПО.

Разработчики	Трудоемкость работ, час	Часовая тарифная ставка, руб\час	Основная з\п, руб.	Дополнительная з\п, руб.	Сумма, руб.
Администратор БД	23	110	2530	303,6	2833,6
Тестировщик	5	90	450	54	504
Секретарь	22	100	2200	264	2464
Итого	50		5180	621,6	5801,6

Таблица 11. Расчет себестоимости разработанного ПО

Статья затрат	Сумма, руб
1. Прямые затраты, всего в том числе:	9679,62
1.1. Основная заработная плата программиста	5180
1.2.Дополнительная заработная плата и стимулирующие выплаты программиста	621,6
1.3. Отчисления на социальное страхование	1740,48
1.4. Материальные затраты (краска, бумага)	500
1.5. Расходы на содержание и эксплуатацию технических средств, всего в том числе:	1629,76
стоимость износа технических средств	10,81
стоимость потребляемой электроэнергии	58,95
отчисления на ремонт и обслуживание технических средств	1560
1.6. Стоимость использования программных средств (износ)	7,78
2. Накладные затраты, всего	14519,43
3. Себестоимость программы	24199,05

Таблица 12. Расчет экономии трудовых затрат.

Выполняемые работы	До использования ПО			С использованием ПО
	Трудоемкость, час.	Часовая ставка, руб\час	Стоимость работ, руб.	Трудоемкость, час.	Часовая ставка, руб\час	Стоимость работ, руб.
1. Подготовка (путь до архива)	0,5	33,7	16,85	0	33,7	0
2. Выбор параметров поиска данных	0,4	33,7	13,48	0,2	33,7	10,11
3. Ввод данных в форму	0	33,7	0	0,01	33,7	0,337
4. Поиск данных	0,3	33,7	10,11	0,01	33,7	0,337
5. Анализ результата	0,3	33,7	10,11	0,01	33,7	0,337
6. Составление отчета	0,5	33,7	16,85	0,01	33,7	0,337
Итого:	2		67,4	0,24		8,088

67,4 – 8,088 = 59,312 (2 часа)

59,312 / 2 = 29,656 (1 час)

29,656 * 1800 = 53380,8 (в год)

Всего экономия составила – 53380,8 в год

Таблица 13. Затраты на использование технических и программных средств

Наименование	Затраты на электроэнергию, руб/год	Отчисления на амортизацию, руб/год	Отчисления в ремонтный фонд, руб/год	Проч. материальные затраты, руб/год
Системный блок Intel Core2duo	405	375	300	-
Монитор PHILIPS	243	400	200	-
Мышь Genius	0	250	50	-
Принтер HP	2430	300	300	500
Windows 7	-	270	-	-
MS VFoxPro 9.0	-	110	-	-
OpenOffice Writer	-	0	-	-
Созданный ПП	-	7259,72	-	-
Итого	3078	8964,72	850	500

З_эл.эн = 1800час/год * ∑Установленная мощность, кВт * Цена 1 кВт-час, руб.

З_ам = Стоимость оборудования * Годовая норма амортизации

З_рем = Стоимость оборудования * Годовая норма отчислений на ремонт

Годовая стоимость износа программных средств: Windows 7, OpenOfficeWriter, VFOXPRO9.0 Созданного ПП (принять 30% от стоимости программных средств): З _пр.ср

З_доп = З_эл.эн + З_ам + З_рем + З_пр + З_зп + З _пр.ср

З_доп=3078+8964,72+850+500+60600=73992,72

Э_эфф = (Э_общ / З_доп) * 100% ≥ Э_{эфф. норм}

Э_эфф= (53380,8/ 73992,72)*100% = 72,1 %

Срок окупаемости = 73992,72/ 53380,8=1,4 лет