3.Официальная корреспонденция

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для  таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в  определенном порядке. 

Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;  1 Государственный герб (для государственных  предприятий);  2 эмблема организации;  3)код предприятия по ОКПО (для  внутриреспубликанской переписки), если он есть;  4) код документа по ОКУД (если  есть);  5)наименование организации (полное  и сокращенное);  6)почтовый и телеграфный адреса;  7) номер телефона;номер факса, телетайпа. Номер сщета в банке 10)дата; индекс документа 12) ссылка на индекс и дату  входящего документа;  13)адресат; заголовок к тексту; текст; подпись; фамилия и телефон исполнителя Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его  вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д. 

К настоящему времени системная типология официальных документов еще не азработана. По содержанию и назначению виды официальной корреспонденции выделяют- распорядительные, отчетные, инструктивно методические(справочные), плановые и др.

По сфере человеческой деят-ти как управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.

По доступности документируемой информации различают документы открытого доступа, закрытого доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения классифицируют на срочные, второстепенные, итоговые и периодические.

По первичности –оригинал(первое),копии

Официальная корреспонденция разделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации. (отношения соподчинения)это тип служебной документации.

Внешняя деловая переписка осущ. разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу.

Документы которыми обмениваются организации называются официальной корреспонденцией

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют распорядительные документы, являющиеся основой всей официально-деловой документации, поскольку они обеспечивают управляемость обектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации, а также обуславливают продолжение и функционирование всех доку ментов иного вида. К последним относятся: плановая, отчетная, финансовая документации, документацию по обеспечению кадрами(по личному составу), по материально техническому обеспечению, договорную документацию и другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения.

Электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения и др.), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

4.Классификация и типология деловых писем.

1.По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.  Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).

Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Требующие ответа(коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение,письмо-рекламация, письмо-просьба , письмо-обращение), и не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-едупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.

Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).

Обычные письма направляются одному получателю.

4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

Коммерческая корреспонденция – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

Типология

Существует несколько видов деловых писем

1.Письмо –просьба формируется четко, пояснения к просьбе как можно сжатее, подчеркнуть личную заинтересованность.поблагодарить.

2. Письмо -извещение-посылается как жест вежливости(за быстрый ответ т.д)

3. письмо напоминание- цель письма тактично напомнить об обязательствах и сроках их выполнения (когда нет своевременного результата)

4. Письмо- подтверждение- является подтверждением данных раннее гарантий,обещаний (скорее моральное чем юридическое)

5 Письмо –претензия-своего рода официальное предупреждение, внем должны быть основания для предъявления претензии, конкретные требования стороны.

6 Письмо –отказ правильно составленное письмо помогает не смотря на отказ, дальнейшему сотрудничеству.(корректный комментарий, причины отказа,конец письмо позитивный с упоминанием о готовности к дальнейшему сотрудничеству.

7 Письмо- извинение- содержит изложение причин, по которым что-то не состоялось(встреча, не явка на вожное мероприятие)

8 Гарантийное письмо- обязательство за покупку,услуги..содержит конкретный вид операции кот. стоит произвести. Конец письма гарантирует оплату. Указываются банковские реквизиты,подписи- 2, руководителя и главбуха.

9. Циркулярное письмо- донести одну и туже инфу нескольким адресатам (дочерним фирмам, филиалам т.д.) личная подпись на 1 экз. на остальных –факсилиле.