1. Виды и средства деловой коммуникации

Деловая коммуникация - это процесс взаимодействия деловых партнеров,

в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности.

Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях. Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.

Два основных вида деловой коммуникации

контактное (непосредственное) общение собеседники общаются с глазу на глаз и имеют возможность оценить невербальное поведение друг друга, поэтому результативность такого контакта выше.

Невербальная коммуникация – это общение, обмен информацией без помощи слов. Это жесты, мимика, различные сигнальные и знаковые системы. Все эти способы общения по аналогии иногда также называют языками – первичными и вторичными, или естественными и искусственным

Опосредованная коммуникация – это «неполный» контакт, который осуществляется с помощью письменных или технических устройств (телефона, телеграфа, интернет и пр.)

Косвенным - Часто впечатление об организации складывается на основе информации, полученной косвенным путем (рассказы других людей, внешний вид товара и его упаковки, содержание и эффектность рекламы.

По содержанию виды деловой коммуникации подразделяются на познавательную, убеждающую, экспрессивную, суггестивную (внушающую), ритуальную.

Познавательная коммуникация имеет цель: расширить информационный фонд партнера, используются такие коммуникационные виды, как совещания, доклады, отчеты, семинары, сообщения, лекции, коференции…

Используются приемы и средства: комментарии, аргументация, анализ резюмирование, невербальные средства.

Ожидаемый результат- освоение партнером новой информации и применение ее в практике.

Убеждающая: цель сделать партнера своим единомышленником.

Условия-опора на личную мотивацию партнера и его интеллектуально-эмоциональную сферу.

Вид, форма- беседы, дискуссии, переговоры, напутствия, круглые столы т.д.

Средства-аргументация, демонстрация, сравнительный анализ, использование ведущих систем восприятия т.д.

Внушающая: цель оказать на сознание партнера воздействие с целью изменить его ценностные ориентации, установки, поведение.

Вид,форма: беседы, митинги, реклама, брифинги, дебаты, пресс-конф., т.д.

Средства: ссылки на авторитет, угрозы, шантаж, регулярное длительное воздействие, разъяснение внушаемых установок.

Ритуальные: цель закрепить и поддерживать традиционные отношения в бизнесе, сохранить традиции фирмы или создать новые.

Вид, форма: церемонии, ритуалы, чествования, празднования, торж.речи, прощание и встречи делегаций

Средства: включение участников в массовую деятельность, импровизация, неординарность, т.д.

Цели делового взаимодействия часто бывают так сложны, что различные его виды переплетаются друг с другом. Например, коммуникация может быть одновременно и познавательной, и убеждающей, и экспрессивной. Но в любом случае взаимодействие в бизнесе направлено на изменение эмоционального состояния и поведения партнера для реализации деловых интересов. 

Средствами деловых коммуникаций являются способы кодирования, передачи и декодирования (расшифровки) информации.

1.Кодирование – способ передачи информации от одного человека другому. Кодирование происходит с помощью символов и знаков (буквы, схемы, звуки, жесты).

Передача закодированной информации происходит через каналы. В качестве каналов могут выступать эфир, провода, бумага.

2. ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

Письмо должно отправляться на официальном бланке.

В шапке письма указывайте не только логотип и название компании, но и реквизиты (почтовые — всегда, платежные — при необходимости).

Письмо должно иметь четкую и точную дату.

правило «одно письмо — один информационный повод».

Исходящий номер приветствуется, особенно в «очень официальной» переписке.

Если письмо является ответом на письмо получателя — об этом нужно указать в части с исходящим номером (например, «№ _______ от ________ в ответ на письмо № _____ от ________»).

Подбирайть хорошо читабельный шрифт, избегайте фрагментов текста в мелком шрифте использовать стандартные шрифты,

Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.

Перепроверять название компании, должность и ФИО получателя.

При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».

принято отвечать на официальное письмо в течение 10 дней.

К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», а не на «вы».

Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».

Длинные письма никто читать не любит; основной текст  (не больше 1,5 страницы) + приложения.

Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.

Классическая структура любого письма предусматривает три элемента: вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).

Пишите так, чтобы абзац не превышал 4-5 строк.

Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами —«красную строку» или пустую строку.

Перечисления оформляйте в нумерованные и маркированные списки.

Не употребляйть слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).

В деловой переписке не принято использовать постскриптум.

Внимательно проверьте документ на опечатки и ошибки — грустно будет, если маленькая неосторожность будет иметь печальные последствия.

Подписывайте текст от имени первых лиц компании (уполномоченных его подписывать).

Подпись должна быть «мокрой», и лучше подпишите его синей ручкой: (достоверно.)

Официальное письмо желательно скреплять мокрой печатью (даже если при наличии текста на официальном бланке по законодательству этого не требуется).

Нумерация страниц осуществляется в нижнем правом углу.

Если к вашему письму имеются приложения — сообщайте о них в главном тексте и обязательно используйте в приложениях названия и точную нумерацию.

Официальные письма распечатываются только на бумаге формата А4;

Письмо не должно содержать размытость, следы от печати и прочие визуальные признаки неряшливости.

Маленькая хитрость — вложите документ в фирменный «файлик», так вы сможете к «файлику» приклеить какую-то стороннюю важную информацию; более того, мало кто вообще использует «файл» в конвертах, это покажет вашу заботу.

Еще одна маленькая хитрость — попробуйте важное письмо написать «от руки»: гарантируем, вы произведете очень серьезное впечатление, и получатель внимательно ознакомится со всем письмом, а также будет его ставить в пример.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости.