3. Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами

У розрахунках з організаціями в бюджетних установах викорис­товуються такі види розрахунків:

• шляхом попередньої оплати;

• шляхом оплати після отримання ТМЦ чи послуг;

• в порядку планових платежів.

Облік розрахунків за попередньою оплатою належать розра­хунки з підприємствами, організаціями та фізичними особами шля­хом попередньої оплати вартості товарів які установа отримає в май­бутньому згідно умов договору.

При такій формі розрахунків розрахунки за товари чи послуги з юридичними та фізичними особами (крім підзвітних осіб) здійсню­ються після їх отримання. Попередня оплата дозволяється у випад­ках, визначених законодавством. Так, установи та організації, що утримуються за рахунок бюджету, можуть здійснювати передоплату тільки при закупівлі окремих видів товарів, визначених Постановою № 1404, зокрема:

• на строк до одного місяця:

• Послуг пошти та зв'язку;

• Послуг з енергопостачання;

• Лікарських засобів і виробів медичного призначення;

• Транспортних послуг із залізничних перевезень;

• А також інші.

• на строк не більше 3 місяців дозволяється попередня оплата:

• Робіт з капітального будівництва, капітального ремонту, рекон­струкції та реставрації, придбання основних засобів і житла;

• Науково-дослідних робіт та дослідно-конструкторських робіт;

• Товарів,робіт і послуг у нерезидента;

• Вакцин для профілактичних щеплень людей і тварин;

• Програмного забезпечення і програмних продуктів;

• А також деяких інших товарів та послуг.

• на строк не більше 6 місяців:

• Товарів, робіт і послуг, пов'язаних із створенням уніфікованої телекомунікаційної системи диспетчерського контролю та ав­томатизованого керування гірничими машинами і технологіч­ними комплексами на вугледобувних підприємствах;

• Обладнання для створення центру із застосування ПЕТ-технології з метою раннього виявлення онкологічних захворю­вань.

• на строк до одного року — оплата періодичних видань;

• на строк до 18 місяців — товарів, робіт і послуг, пов'язаних з придбанням та ремонтом повітряних суден.

Для проведення попередньої оплати бюджетні установи надають до органів Держказначейства наступні документи:

• платіжні доручення;

• підтвердні документи (договори, накладні, акти, тощо);

• реєстр фінансових зобов'язань.

При проведенні авансових платежів наступний можливий тільки після подання до органів Держказначейства документів, що підтверд­жують отримання товарів за договором.

Для обліку розрахунків за попередньою оплатою призначений рахунок 2113 Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги. Це активно-пасив­ний рахунок.

По дебету його відображають перераховану попередню оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому (при цьому кредитуються субрахунки 2311, 2313), а по кредиту відобра­жають отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в мину­лому шляхом попередньої оплати (при цьому дебетуються рахунки активів та видатків).

Цей рахунок використовується також і при розрахунках за нада­ні платні послуги (навчання, проживання в гуртожитках, здаванні в оренду майна, та інші). В цьому випадку по дебету відображається сума нарахування відповідної суми, а по кредиту — її погашення.

Так, відповідно до Інструкції № 242 на цьому рахунку відобража­ються операції з розрахунків:

• з підприємствами, установами, організаціями, яким установа реалізувала товари, роботи, послуги, якщо умовами договору передбачена оплата після їх надання;

• з нарахування орендної плати;

• плати за користування гуртожитком студентами та учнями на­вчальних закладів.

Залишок на рахунку може бути як дебетовим так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі зобов'язань.

На практиці бувають випадки, коли на початок нового бюджетно­го року на реєстраційний рахунок установи повертається дебіторська заборгованість, що виникла в минулому році, наприклад, у зв'язку з неотриманням матеріалів, послуг тощо). Ця заборгованість відобра­жається по дебету рахунків з обліку грошових коштів та кредиту об­ліку розрахунків з дебіторами.

Якщо такі суми заборгованості виникли по загальному фонду або спеціальному фонду бюджету (крім власних коштів), то бюджетна установа повинна перерахувати їх до відповідного (місцевого чи дер­жавного) бюджету. Адже кошти з бюджету виділяються на бюджет­ний календарний рік і ці надходження в межах календарного року відносяться на відновлення касових видатків, а повернені в наступ­ному році установі вже не належать і перераховуються до відповідно­го бюджету. При цьому установа повинна списати цю заборгованість за минулий рік.

Дебіторська заборгованість минулих років, перерахована раніше за рахунок коштів спецфонду бюджету (якщо в поточному році асиг­нування за відповідним джерелом не передбачені), підлягає перера­хуванню в дохід загального фонду бюджету.

Якщо в поточному бюджетному році повертаються суми дебі­торської заборгованості минулого року, що виникли по власних ко­штах, то такі суми зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки і не підлягають сплаті до бюджету. При необхідності установа вно­сить зміни до кошторису спеціального фонду.

Аналітичний облік розрахунків з різними дебіторами по рахун­ку 2111 ведеться позиційним способом окремо по кожному дебітору в розрізі КЕКВ в меморіальному ордері № 4 «Накопичувальна відо­мість за розрахунками з іншими дебіторами» ф. № 408.

Відомість відкривається окремо по спеціальному та загальному фонду. Записи здійснюються на підставі виписок казначейства чи установи банку та первинних документів про оприбуткування ма­теріальних цінностей чи актів виконаних робіт отриманих послуг. В кінці кожного місяця підраховується залишок по кожному дебітору та визначається залишок в цілому по установі. Цей же меморіальний ордер є і регістром синтетичного обліку.

Сума оборотів по меморіальному ордеру заноситься в головну книгу.

Суми дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду за нарахованими але не отриманими доходами за надані платні послу­ги відображаються в формах звітності № ф.7д, 7м «Звіт про забор­гованість бюджетних установ». Також в пояснювальній записці до квартального звіту вказуються причини виникнення заборгованості і додається «Довідка про дебіторську заборгованість за загальним і спеціальним фондом» та розшифровка простроченої дебіторської за­боргованості.