Подведение итогов

Отсортировав список и отфильтровав в нем только нужные записи, Вы можете воспользоваться командой Итоги из меню данные для получения различных итогов данных. По команде Итоги можно добавить итоговые строки для каждой группы данных в списке, а также выполнить другие расчеты на групповом уровне. С помощью этой команды нетрудно вычислить, например среднее значение данного столбца для каждой группы строк, найти число строк в каждой группе, количество пустых элементов в каждой группе, рассчитать стандартное отклонение для каждой группы.

Команда Итоги дает возможность подвести также общие итоги, т.е. применить выбранную функцию, например СУММА или СРЕДН, не только к группе записей в списке, но и ко всему списку. Более того, Вы можете задать, место размещения общих итогов в конце или в начале списка. Последнее удобно при длинном списке, так как не нужно искать общие итоги в его конце.

В любом случае Вы избавляетесь от утомительных перемещений по рабочему листу, потому что при подведении итогов список структурируется, и с помощью символов структуры можно просмотреть данные на нужном уровне детализации.

При рассмотрении команды Итоги будет использоваться список, приведенный на рис.28, в котором представлены названия, численность населения городов, районных центров и поселков городского типа Приморского края. Список отсортирован по значениям столбца Название района.

П редположим, что нужно найти общее количество человек, проживающее в городах, поселках городского типа, районных центрах по каждому району. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите из меню Данные команду Итоги.

2. З аполните диалоговое окно Промежуточные итоги в соответствии с рис.29.

3. Убедитесь, что флажки Заменить текущие итоги и Итоги под данными установлены, и щелкните ОК. Результат показан на рис.30.

В соответствии с заданными в диалоговом окне Промежуточные итоги параметрами Excel выполнит следующие действия:

• Создаст формулу подведения итогов для каждого изменения значений в столбце Название административной единицы.

• Построит формулу с функцией СУММА для столбца Численность населения (чтобы сложить значения в этом столбце по каждой группе)

• Поместит промежуточные итоги под каждой группой данных, а общие итоги – в конце списка.

Используемая при подведении итогов в области данных по умолчанию функция зависит от типа данных:

• Для поля данных, содержащего числовые значения, Excel по умолчанию использует функцию суммы.

• Д ля поля данных, содержащего нечисловые значения, Excel использует по умолчанию функцию подсчета количества значений.

Список на рис.30 структурирован, этим можно воспользоваться, чтобы

• Вывести только общие итоги, щелкнув символ уровня строки 1, результат показан на рис.31 (кнопки 1, 2, 3 находятся в левом углу таблицы).

• Вывести общие и промежуточные итоги, щелкнув символ уровня строки 2, результат показан на рис.32.

• Вывести полный список, щелкнув символ уровня 3, результат показан на рис.30.

С труктурой можно воспользоваться для сортировки по значениям промежуточных итогов. Например, упорядочить список так, чтобы районы, где больше всего населения проживает в городах, поселках городского типа, районных центрах попали в начало списка, можно, выполнив следующие действия:

1. Щелкнуть символ уровня строки 2 для ввода только основных и промежуточных итогов.

2. Отсортировать этот «свёрнутый» по убыванию поля Численность населения.

После сортировки связь детальных и соответствующих итоговых строк сохраняется.

Формула в ячейке D11 на рис.33 может служить примером того, как Excel подводит итоги. В ней использована функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ(), в которой аргумент 9 задает тип вычислений. Не стоит применять собственные формулы подведения итогов, к интервалу, содержащему эту функцию.

Флажок Конец страницы между группами в диалоговом окне Промежуточные итоги дает возможность распечатать каждую группу списка с итогами на отдельной странице.

Для удаления итогов, а вместе с ними и структуры, откройте диалоговое окно Промежуточные итоги и щелкните кнопку Убрать все. Чтобы заменить текущие итоги новыми, получаемыми по другой формуле, задайте в этом окне нужные параметры и установите флажок Заменить текущие итоги.