Текстовые критерии

Обработка текстовых критериев в Excel выполняется по следующим правилам:

• Если задана одна буква, то равенству (=) будут найдены все начинающиеся на эту букву значения. Например, по критерию =П в столбце Название района будут найдены Партизанский, Пограничный, Пожарский районы и т.п.

• По условиям больше (>) или менше (<), будут найдены значения, которые располагаются в алфавитном порядке соответственно после или до заданного значения. Например, по критерию >К в столбце Название района будут выделены районы с названиями, начинающимися с букв от К до Я. Противоположный критерий <К позволяет отобрать районы, начинающиеся с букв от А до И.

• По критерию =”=текст” выделяются значения, точно совпадающие с заданным выражением текст. Например, чтобы найти записи относящиеся только к поселкам городского типа, не являющимися районными центрами надо задать формулу =”=пгт”, а если мы просто зададим пгт, то будут выделены все записи относящиеся к поселкам городского типа. Приведем другой пример, по критерию Ново в столбце Название административной единицы мы найдем записи с названиями Новогордеевка, Новошахтинский, Новомихайловка, Новокрещенка и т.д.

• Символы шаблона обрабатываются также как в автофильтре.

Вычисляемые критерии

Вычисляемыми критериями являются критерии, включающие более сложные операции, чем простое сравнение столбца с константой. Обработка вычисляемых критериев выполняется по следующим правилам:

• Заголовок столбца над вычисляемым критерием не должен совпадать с заголовком какого-либо столбца в анализируемом списке. Он может быть пустым или содержать любой другой текст. Это правило противоположно тому, что требуется при задании обычных критериев.

• Ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.

• Ссылки на ячейки внутри списка должны быть относительными.

П ример ссылки на ячейки вне списка. Возьмем список представленный на рис.24. Пусть нам надо найти районы, в которых плотность населения больше медианы плотности населения по Приморскому краю.

1. Вставьте несколько строк для интервала критериев выше списка на рабочем листе. Для этого установите курсор в ячейку A1 и три раза выполните команду Строки из меню Вставка.

2. В ячейку A1 введите заголовок вычисляемого критерия Плотность населения больше медианы. Перед вводом текста установите в A1 Формат ячейки Переносить по словам.

3. В ячейку D1 введите текст Медиана плотности населения. Перед вводом текста установите в D1 Формат ячейки Переносить по словам.

4. При создания вычисляемого фильтра в ячейку E1 вне списка введите формулу =МЕДИАНА(E6:E29). Воспользуйтесь командой Функция из меню Вставка, в диалоговом окне Мастер функций шаг 1 из 2 выберите Категория: Статистические и Выберите функцию: МЕДИАНА, щелкните ОК. В диалоговом окне Аргументы функции задайте интервал E6:E29, ОК.

5. В ячейку A2 введите условие вычисляемого критерия с абсолютной ссылкой на эту внешнюю ячейку =E6>$E$1

6. Перед тем как выполнять команду Расширенный фильтр, установите курсор в ячейку A5.

7. Выберите команду Расширенный фильтр из подменю Фильтр меню Данные и введите Диапазон условий $A$1:$A$2.

В строке состояния на рис.25 видно, что по этому фильтру выделено 12 из 24 исходных записей. Как и следовало ожидать, не больше половины всех районов имеют плотность населения выше медианы.

Рассмотренный пример показывает следующее:

• Заголовок интервала не совпадает ни с одним заголовком в списке, иначе фильтр работал бы неправильно. Заголовок может быть пустым, но и в этом случае его надо включать в интервал критерия в диалоговом окне Расширенный фильтр.

• В формуле критерия только ячейка E6 сравнивается с ячейкой E1, но при обработке фильтра сравнение выполняется последовательно для всех ячеек столбца E, начиная с ячейки E6 и до конца списка.

• Ссылка на ячейку E1 – абсолютная. Если в ячейке A2 задать формулу =E6>E2 с относительной ссылкой, то ячейка E6 сравнивалась бы с ячейкой E1, ячейка E7 – с ячейкой E2 и т.д., что, очевидно, не правильно.

• На значение, возвращаемое формулой критерия в ячейке A2, можно не обращать внимания. В данном случае значение ЛОЖЬ соответствует тому, что плотность населения Анученского района меньше медианы.

Пример ссылки на ячейки внутри списка

Если в таблице на рис.24 отсутствовал бы столбец Плотность населения, то мы могли бы применить вычисляемый фильтр, для поиска районов с заданной плотностью населения. Например, мы хотим найти районы, где плотность населения меньше чем 5 человек на кв.км. Тогда в формуле критерия =C6/D6<5 используются относительные ссылки, так как вычисления выполняются с данными из ячеек только текущей строки: C6 делится на D6, C7 делится на D7 и т.д. Результат фильтрации с вычисляемым критерием и относительными ссылками, приведен на рис.26.

Применение формы данных для поиска информации в списке

Фильтры являются эффективными. Но не единственными средствами поиска данных в списке. Выделить строки, удовлетворяющие заданным критериям, можно также по команде Форма из меню Данные. Для этого надо выполнить следующие действия:

1. Выделить любую ячейку в списке.

2. Выбрать команду Форма из меню Данные и в открывшемся диалоговом окне щелкнуть кнопку Критерии

3. Заполнить поля ввода так же, как при создании интервала критериев.

4. Щелкнуть кнопку Следующая, чтобы вывести первую строку списка, удовлетворяющую заданным критериям.

5. Пролистать выделенные записи, используя кнопку Следующая, или кнопку предыдущая.

Копирование отфильтрованных строк в другое место рабочего листа

В диалоговом окне Расширенный фильтр можно задать режим копирования строк в другое место рабочего листа: установить переключатель скопировать результат в другое место и в поле ввода Поместить результат в диапазон: ввести имя или адрес интервала, в который нужно поместить результат фильтрации. Проще задать интервал для копирования – щелкнуть мышью начальную ячейку этого интервала. Убедитесь, что справа от этой ячейки и ниже её имеется достаточно свободного места. Заголовки столбцов и все записи списка, удовлетворяющие критериям расширенного фильтра, будут помещены в заданный интервал. Если интервал для копирования задать полностью, отфильтрованные строки будут копироваться только до заполнения всех ячеек интервала. Интервалу, задаваемому в поле Поместить результат в диапазон:, присваивается имя Извлечь, которое можно использовать для перехода внутри листа. Например, чтобы вернуться к этому интервалу для замены заголовков столбцов, нажмите клавишу F5 и выберите Извлечь из диалогового окна Переход.

Чтобы поместить в новый интервал только некоторые столбцы списка, скопируйте туда их заголовки, в поле Поместить результат в диапазон: задайте ссылку на интервал, занимаемый этими заголовками. Например, для копирования только столбцов Название административной единицы и Численность населения отфильтрованного по поселкам городского типа списка «Мой край» рис.1 в интервал, начинающийся с ячейки L6, выполните следующие действия:

1. Скопируйте заголовки столбцов Название административной единицы и Численность населения в интервал ячеек L6:M6. Заголовки можно копировать в любом порядке в зависимости от требуемого вида отфильтрованных данных.

2. Выберите команду Расширенный фильтр из подменю Фильтр меню Данные.

3. В открывшемся диалоговом окне Расширенный фильтр задайте ссылки на интервал фильтруемого списка и интервал критериев, установите переключатель скопировать результат в другое место, напечатайте L6:M6 в поле Поместить результат в диапазон: и щелкните ОК.

Флажок Только уникальные записи диалогового окна Расширенный фильтр действует только в режиме скопировать результат в другое место и устраняет дублирование строк. Пусть из списка «Мой край» нужно выделить районы в которых есть поселки городского типа, при этом каждый из районов должен присутствовать в списке один раз. Для формирования такого списка выполните следующие действия:

1. Создайте интервал критериев, который бы позволил найти все записи, относящиеся к поселкам городского типа, для этого скопируйте заголовок Тип поселения в ячейку A1, а в ячейку A2 введите пгт.

2. В другой пустой области рабочего листа, например в ячейку K4 введите заголовок Название района, в котором есть поселки городского типа. Ячейка с заголовком является началом интервала для копирования отфильтрованных строк.

3. Выберите команду Расширенный фильтр из подменю Фильтр меню Данные.

4. В диалоговом окне Расширенный фильтр введите ссылки на интервалы списка и критериев. Установите переключатель скопировать результат в другое место, напечатайте K4 в поле Поместить результат в диапазон:, установите флажок Т олько уникальные записи и щелкните ОК. Результат показан на рис.27.