Команда Автофильтр

Командой Автофильтр можно воспользоваться, выделив какую-либо ячейку в списке и выполнив команду Автофильтр из подменю Фильтр меню Данные. Справа от каждого заголовка столбца появится кнопка со стрелкой вниз. Щелкнув эту кнопку, Вы раскроете список уникальных значений данного столбца, которые можно использовать для задания критерия фильтра. В нашем примере предположим, что в списке, приведенном на рис.1 нужно выделить только строки, относящиеся к Дальнегорскому району. Для фильтрации этих данных следует установить курсор в любую ячейку таблицы (например A1), выбрать команду Автофильтр, в столбце Название района раскрыть список районов (нажав на кнопку со стрелкой, расположенную справа в данном столбце) и выбрать в нем Дальнегорский. Результат показан на рис.9.

При обработке больших интервалов раскрывающиеся списки команды Автофильтр могут содержать не одну сотню элементов. Для быстрого поиска нужного элемента нажмите его первую букву. Обратите внимание, что на рис.9 пропущены номера строк не удовлетворяющие критериям команды Автофильтр, эти строки Excel просто скрывает. Номера отфильтрованных строк выводятся другим цветом.

Для удаления фильтра по столбцу нужно в раскрывающемся списке критериев этого столбца выбрать параметр (Все). Для удаления всех действующих фильтров выберите команду Отобразить всё из подменю Фильтр меню Данные. Стрелки раскрывающихся списков критериев удаляются при повторном выполнении команды, а точнее при сбрасывании переключателя Автофильтр в подменю Фильтр меню Данные.

Критерии команды Автофильтр можно задавать по любому количеству столбцов. Сначала отфильтруйте список по одному столбцу, затем полученный список отфильтруйте по другому столбцу и т.д. В нашем примере мы отфильтровали БД по двум столбцам Название района (выбрали Дальнегорский район) и Тип поселения (выбрали пгт-поселок городского типа) рис.10.

К аждый раскрывающийся список критериев команды Автофильтр содержит в конце элементы Пустые и Непустые.

Если нужно отфильтровать строки, в которых значения заданного столбца не введены, выберите в качестве критерия фильтра элемент Пустые. Например, сначала отфильтруем строки в списке рис.1, относящиеся только к Надеждинскому району, а затем строки в которых не указана Численность населения, т.е. Пустые, результат приведен на рис.11.

Ч тобы избавится от строк с пустыми ячейками в фильтруемом столбце, выберите элемент Непустые. Например, отфильтруем сначала строки в списке рис.1, относящиеся к Надеждинскому району, а затем строки в столбце Численность населения, Непустые, результат приведен на рис.12.

В Excel можно создавать пользовательский автофильтр со сложным критерием, состоящим из одного или двух условий с любыми знаками сравнения. Такие критерии позволяют отфильтровывать значения, находящиеся в некотором интервале. Чтобы создать пользовательский автофильтр, раскройте список критериев для требуемого столбца и выберите элемент (Условие…). Откроется диалоговое окно Пользовательский а втофильтр, приведенное на рис.13.

В этом диалоговом окне можно задать два условия, соединяемые логическими операторами И (AND) или ИЛИ (OR). С левой стороны диалогового окна при помощи раскрывающегося списка выбирается оператор сравнения (равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно), который используется в данном условии. С правой стороны диалогового окна при помощи раскрывающегося списка выбирается одно из значений, которое содержится в столбце фильтруемого списка или, если требуемого значения в списке нет, то оно вводится с клавиатуры.

Предположим, мы хотим показать населенные пункты численность населения которых больше 20тыс. человек, но меньше 50тыс. человек. Для списка на рис.1 выполним команду Автофильтр из подменю Фильтр меню Данные. Раскроем список критериев для столбца Численность населения, выберем элемент (Условие…). В диалоговом окне Пользовательский автофильтр при помощи раскрывающегося списка, в первой строке выберем условие Больше или равно, а во второй строке выберем условие Меньше или равно. В первой строке справа введем число 20, а во второй строке – число 30. Переключатель установим в положение И. Результат выполнения данных операций приведен на рис.14.

Для нахождения всех текстовых значений столбца, попадающих в заданный алфавитный интервал, необходимо раскрыть список критериев этого столбца и выбрать элемент (Условие…). В диалоговом окне Пользовательский автофильтр следует задать два критерия, объединенных оператором И. Например, чтобы найти все населенные пункты, названия которых начинаются с буквы Б, нужно установить фильтр по столбцу Название административной единицы, задав в диалоговом окне Пользовательский Автофильтр два условия >Б И <В. Буквы Б и В надо напечатать в соответствующих полях д иалогового окна рис.15. Результат такой фильтрации для таблицы рис.1 приведен на рис.16.

При создании критериев можно использовать два символа шаблона:

• Звездочка (*) для представления любой последовательности символов.

• Вопросительный знак (?) для представления любого отдельного символа.

Например, чтобы получить результат представленный на рис.16, для списка на рис.1 выполним команду Автофильтр из подменю Фильтр меню Данные. Раскроем список критериев для столбца Название административной единицы, выберем элемент (Условие…). В диалоговом окне Пользовательский автофильтр задим критерий, как показано на рис.17.

Команды Копировать и Вставить из меню Правка дают возможность копировать отфильтрованные строки так же, как любые другие данные, на новое место текущего или другого рабочего листа.

Команда Расширенный фильтр

Интервал критериев

Команда Расширенный фильтр позволяет выполнять следующие операции:

• Создавать критерии с условиями по нескольким столбцам, связанным по правилу ИЛИ. Хотя для этого проще несколько раз выполнить команду Автофильтр.

• Создавать критерии с тремя и более условиями для заданного столбца, связанными по крайней мере одним союзом ИЛИ. Например, из списка населенных пунктов надо выбрать все районные центры, будь то города, поселки городского типа или села.

• Создавать вычисляемые критерии. Например,

Кроме того, команда Расширенный фильтр дает возможность автоматически извлекать строки из списка и помещать их копии в другое место текущего рабочего листа.

Команда Расширенный фильтр требует задания критериев фильтра в отдельном интервале рабочего листа. Критерии лучше разместить выше списка. Интервал критериев должен состоять не менее чем из двух строк. В первой строке размещаются заголовки столбцов, а во второй и последующих строках – соответствующие критерии фильтров. Если не используются вычисляемые критерии, то заголовки в интервале критериев должны точно совпадать с заголовками столбцов списка. Для этого можно выделить заголовки столбцов списка и скопировать их в первую строку интервала критериев с помощью команд Копировать и Вставить из меню Правка. Так как в интервале критериев могут использоваться не все столбцы списка, то ненужные заголовки следует удалить.

Рассмотрим пример критерия с двумя условиями, объединенными по правилу ИЛИ

Пусть из списка «Мой край» приведенного на рис.1, нужно выделить как все поселки городского типа, так и административные единицы, численность населения которых больше или равна 5000 человек. Для создания такого фильтра выполните следующие действия:

• Вставьте несколько строк для интервала критериев выше списка на рабочем листе. Для этого установите курсор в ячейку A1 и пять раз выполните команду Строки из меню Вставка.

• Создайте интервал критериев, как показано на рис.18. Заголовки условий (Тип поселения, Численность населения, тыс.чел) скопируйте. На рис.18 в ячейках A1:B3 критерии содержаться в виде обыкновенных меток. Под заголовком Тип поселения введено

пгт

а под заголовком Численность населения, тыс.чел.

>=5

В данном случае эти критерии располагаются на отдельных строках. Если их поместить на одной строке, то это будет означать, что нужно выделить записи, которые одновременно удовлетворяют обоим условиям, т.е. список поселков городского типа с численностью населения 5тыс. человек или больше, результат такой фильтрации показан на рис.21.

• Выберите команду Расширенный фильтр из подменю Фильтр меню Данные и введите в соответствии с рис.19 данные в диалоговом окне Расширенный фильтр. Перед тем как выполнять команду Расширенный фильтр, установите курсор в ячейку A6.

• У бедитесь, что установлен переключатель фильтровать список на месте, и щелкните ОК. Результат фильтрации показан на рис.20.

По команде Расширенный фильтр, так же как и по команде Автофильтр скрываются все строки, не удовлетворяющие критериям фильтра, выводятся номера строк в контрастном цвете, а в строке состояния указывается количество найденных записей.

И нтервал критериев может содержать любое число условий, которые интерпретируются следующим образом:

• Условия на одной строке объединяются по правилу И.

• Условия на отдельных строках объединяются по правилу ИЛИ.

При создании интервала критериев в диалоговом окне Расширенный фильтр ему присваивается имя Критерия. Это имя может использоваться для перехода по рабочему листу. Чтобы вернуться к интервалу и изменить критерии, нажмите клавишу F5 и выберите Критерии в диалоговом окне Перейти.

При выполнении команды Расширенный фильтр Excel всегда просматривает весь список, а не только его отфильтрованную часть. Поэтому при изменении критериев фильтра не нужно выполнять команду Отобразить всё.

Пример критерия с тремя условиями по одному столбцу, объединенных по правилу ИЛИ.

П редположим теперь, что в списке на рис.1 нужно выделить административные единицы с названиями, начинающимися с букв Ш, Я или Ж. В интервал критерия следует включить заголовок столбца Название административной единицы и ввести буквы Ш, Я, Ж в три ячейки под этим заголовком. Установить курсор в любую ячейку списка, который необходимо отфильтровать, затем открыть диалоговое окно Расширенный фильтр и задать ссылки на список и интервал критериев. Результат выполнения данных операций показан на рис.22

Пример критерия с условиями, объединенными по правилам И и ИЛИ одновременно.

К ак выделить одновременно поселки городского типа и села, численность населения которых больше 10тыс. человек? Необходимо создать интервал критериев, показанный на рис.23. Обратите внимание, что условие >=10 присутствует в каждой строке интервала, потому что записи каждой группы типа поселения (будь-то поселок городского типа или село), должны одновременно удовлетворять и критерию численности населения, т.е. эти два условия объединяются по правилу И.