26

Практическое занятие №1

Создание базы данных «Мой край» в Microsoft Excel	3
Первый шаг – разработка модели	3
Второй шаг – выбор программного средства	3
Третий шаг – сбор информации и заполнение БД	3
Полезные ссылки	3
Формирование базы данных	5
Четвертый шаг – конструирование отчетов и запросов	7
Сортировка списков	7
Команда Автофильтр	10
Команда Расширенный фильтр	14
Интервал критериев	14
Текстовые критерии	18
Вычисляемые критерии	19
Применение формы данных для поиска информации в списке	22
Копирование отфильтрованных строк в другое место рабочего листа	22
Подведение итогов	23
Функции баз данных	27
Список Интернет-ресурсов по работе в Microsoft Excel	28

Создание базы данных «Мой край» в Microsoft Excel

Первый шаг – разработка модели

БД «Мой край» представляет собой обычную таблицу с полями: Название административной единицы, Тип поселения, Название района, Численность населения, Год основания, Расстояние до Симферополя. Таким образом, это реляционная БД, состоящая из одной таблицы. Пока из одной, а может быть, у Вас появятся новые интересные идеи и наша БД значительно преобразится, у нее появятся новые поля и вполне вероятно новые таблицы.

Второй шаг – выбор программной среды

Какую же выбрать программную среду? Постараемся доказать, что нам вполне достаточно Microsoft Excel. Excel имеет богатый набор средств: команды сортировки, поиска, извлечения данных для получения нужной информации. Мы покажем возможности электронных таблиц на конкретных примерах. Но сначала шаг третий.

Третий шаг – сбор информации и заполнение БД

Формирование базы данных

В списке Excel каждый столбец - это поле, а каждая строка - это запись.

При формировании БД в Excel необходимо руководствоваться следующими правилами:

• Значения, хранящиеся в одном столбце (значения одного поля), должны иметь один и тот же тип, то есть каждый столбец должен содержать однородную информацию. Например, в БД «Мой край» один столбец для названий административных единиц, другой – для численности населения, третий – для названия района, в котором находится данная административная единица, четвертый – расстояние до Владивостока, пятый – год основания и т.д.

• Верхняя строка в таблице должны содержать название, описывающие назначение соответствующего столбца.

• Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри таблицы, так как список отделяется от остальной части рабочего листа пустыми строками и столбцами.

• В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме данной таблицы.

• Рекомендуется именовать лист названием списка.

Н а рис.1 приведен список из шести столбцов. Как создать такую таблицу?

Список состоит из строк и столбцов. Столбцы — это поля списка (таблицы БД). Первая строка списка обычно содержит имена полей (заголовки столбцов). Создадим первую строку.

Установите необходимую ширину столбцов, воспользуйтесь командой Столбец, Ширина меню Формат.

Перед началом последующих операций необходимо выделить ячейки, в которых будут расположены названия полей списка.

Названия полей списка часто состоят из нескольких строк, поэтому для данных ячеек необходимо установить флажок Перенос по словам, воспользуйтесь вкладкой Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (оно открывается по команде Ячейки из меню Формат).

Для эстетического отображения названий полей воспользуйтесь вкладкой Выравнивание диалогового окна Формат ячеек и установите выравнивание по вертикали – по центру и выравнивание по горизонтали – по центру.

Чтобы подчеркнуть названия полей списка воспользуйтесь вкладкой Граница диалогового окна Формат ячеек. На рис.2 приведены примеры диалогового окна Формат ячеек.

П еред вводом данных необходимо установить тип данных для каждого столбца нашей таблицы. Чтобы установить тип данных столбца надо выделить этот столбец и воспользоваться вкладкой Число диалогового окна Формат ячеек рис.3.

Новые данные можно добавлять непосредственного в конец списка. Однако редактирование списка можно выполнять с помощью стандартной экранной формы. Для этого выделите какую-нибудь ячейку в списке (например, A1) и выполните команду Форма из меню Данные. Перед выполнением команды Форма из меню Данные, должна быть выделена только одна ячейка списка. На рис.4 приведен пример такой формы для БД рис1.

В строке заголовка формы выводится имя рабочего листа, содержащего редактируемый список. На левой части формы располагаются заголовки столбцов списка и поля ввода соответствующих значений. Если столбец содержит формулы, то поле ввода отсутствует. Ширина формы определяется максимальной шириной столбцов на рабочем листе, а высота формы – количеством столбцов в списке. Справа располагаются кнопки управления списком. Для добавления новой строки (записи) в БД щелкните кнопку Добавить. Excel выведет пустую форму, в поля которой можно вводить значения новой строки. Чтобы вернуться на рабочий лист щелкните кнопку Закрыть. При добавлении новых строк список удлиняется, не затрагивая ячейки вне списка. Для коррекции в списке исходных данных найдите с помощью полосы прокрутки в диалоговом окне формы нужную запись (строку) и внесите изменения в соответствующее поле ввода. Чтобы удалить текущую запись из списка щелкните кнопку Удалить. Удаление записи в диалоговом окне формы нельзя отменить, поэтому Excel выводит запрос на подтверждение этой операции.

Вид нашей БД приведен на рис.1.

Шаг четвертый – конструирование запросов и отчетов

Сортировка списков

Таблицы естественны для Excel и потому для поиска данных в таблицах, их отборе, сортировке предусмотрены специальные средства. Excel предоставляет многочисленные способы сортировки интервалов ячеек рабочих листов. Возможна сортировка по строкам или по столбцам, по возрастанию или убыванию, с учетом или без учета прописных букв. Можно выполнять сортировку по нескольким столбцам.

Для сортировки списка сначала выделите в нем любую ячейку и выберите в меню Данные команду Сортировка. Excel автоматически определит размер списка, строку заголовков, которую не надо сортировать, и откроет диалоговое окно Сортировка.

Продемонстрируем сортировку на списке, приведенном на рис.1. Необходимо отсортировать список по столбцу Численность населения. Для этого выделите одну ячейку в этом списке и выполните команду Сортировка из меню Данные, откроется п оказанное на рис.5 диалоговое окно.

В ыберете поле, по которому нужно сортировать список (в нашем случае – Численность населения). Установите переключатель по убыванию. В разделе Идентифицировать поля по должен быть установлен переключатель подписям (первая строка диапазона) и щелкните ОК. Результат сортировки списка показан на рис.6. Всегда проверяйте результат сортировки. Если она Вас не устраивает, то воспользуйтесь командой Отменить из меню Правка. Если после сортировок нужно восстановить исходный порядок строк в списке, то до сортировки необходимо создать столбец с номерами строк, а затем можно отсортировать список по этому столбцу. В рассмотренном примере исходный список рис.1 был отсортирован по одному столбцу –Численность населения.

О тсортируем список по полю Название района. Выполните команду Сортировка из меню Данные. Выберите поле по которому нужно сортировать список, в нашем случае Название района. Для сортировки по возрастанию, т.е. от А до Я, установите переключатель по возрастанию.

В результате строки списка сгруппировались по значениям этого столбца в алфавитном порядке, но внутри каждой группы строки не упорядочены.

О тсортируем строки внутри каждой группы по столбцу – Название административной единицы. Для этого необходимо сортировать по двум столбцам: Название района и Название административной единицы. На рис.7 показаны соответствующие установки диалогового окна Сортировка, а на рис.8 представлен список после сортировки по двум столбцам.

Excel дает возможность отсортировать данные не более, чем по трем столбцам. Отсортировать более чем по трем столбцам можно последовательно: сначала по наименее важному столбцу, затем по следующему по важности столбцу и т.д.

Если перед сортировкой была выделена только одна ячейка, то Excel просматривает область вокруг нее и выделяет непрерывный интервал данных, который и принимает за сортируемый интервал.

Для сортировки части списка необходимо выделить только нужные строки и столбцы и выполнить команду Сортировка из меню Данные. При сортировке части списка убедитесь, что выделены все столбцы списка, иначе в невыделенных столбцах строки при сортировке не будут переставлены.

Сортировка в Excel не ограничивается стандартным упорядочением по возрастанию или убыванию.