2. Основные требования к первичным учетным документам

Система налогового учета по налогу на прибыль организаций имеет трехуровне­вую структуру:

• 1 – уровень первичных учетных документов. На основании первичных учет­ных документов определяются суммы, составляющие налоговую базу по нало­гу на прибыль организаций;

• – уровень аналитических регистров налогового учета (налоговых регистров), Они служат для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к налоговому учету первичных учетных документах;

• – уровень расчета налоговой базы (налоговая декларация) по налогу на прибыль организаций. Расчет налоговой базы служит для исчисления налога на при-1 быль организаций.

Рассмотрим данные уровни налогового учета по налогу на прибыль организаций подробнее.

Первый уровень системы налогового учета по налогу на прибыль организаций.

Формы первичных учетных документов для целей налогового учета по налогу на прибыль налоговым законодательством не установлены, поэтому на основа­нии положений статьи 313 НК РФ в качестве первичных учетных документов налогового учета на практике могут быть использованы первичные учетные документы, используемые для целей бухгалтерского учета. Если же этого недостаточно, то налогоплательщик должен разработать первичные документы на­логового учета самостоятельно (например, справки бухгалтера или налоговые расчеты, корректировки, пояснительные записки и прочее).

Согласно пункту 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (альбомы унифицированных форм первичной учетной документации утверждает Госкомстат России), а документы, фор­ма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Для целей налогового учета первичные учетные документы бухгалтерского учета необходимо доработать. Согласно постановлению Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости мо­жет вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержден­ных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной доку­ментации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствую­щим организационно-распорядительным документом организации (напри­мер, приказ, распоряжение и т.д.).

Действующее налоговое законодательство не запрещает разработку и исполь­зование собственных первичных документов налогового учета, полностью неза­висимых от первичных учетных документов бухгалтерского учета. Однако, прак­тическая ценность такой системы налогового учет не высока, так как объем первичной учетной документации для целей налогового учета будет равен или больше объема первичных учетных документов бухгалтерского учета, что сделает систему налогового учета крайне трудоемкой и неэффективной.

Второй уровень системы итогового учета по налогу на прибыль организаций. Этот уровень системы налогового учета по налогу на прибыль организаций регламентирован действующим налоговым законодательством более детально. Соглас­но статье 314 Н К РФ аналитические регистры налогового учета – сводные формы систематизации данных итогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруп­пированные в соответствии с требованиями действующего налогового законода­тельства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

Аналитические регистры налогового учета предназначены для систематиза­ции и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы.

Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях, данные в них отражаются непрерывно в хронологическом порядке.

Еще раз отметим, что формы регистров налогового учета и порядок отраже­ния в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике организации для целей налогообложения. Однако к содержанию форм аналитических регистров налогового учета существует ряд общих требований. Так, на основании статьи 313 НК РФ формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

• наименование регистра;

• период (дату) составления;

• измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

• наименование хозяйственных операций;

• подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Во всем остальном налогоплательщики полностью самостоятельны при установлении форм аналитических регистров налогового учета.

При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Исправление ошибки в регистре налогового учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.

Министерство Российской Федерации по налогам и сборам разработало и предложило свою систему аналитических регистров налогового учета, которая, к сожалению, не зарегистрирована и не опубликована в законодательном по­рядке и далека от идеала. В случае использования этой системы налогового учета по налогу на прибыль организации налогоплательщикам придется допол­нять и дорабатывать предложенные аналитические регистры налогового учета. Кроме того, проанализировав содержание системы аналитических регистров налогового учета, предложенных МНС РФ, можно сделать вывод о том, что эта система предназначена только для налогоплательщиков, использующих метод начисления для определения доходов и расходов. Эта система не лишена ряда других недостатков и слишком громоздка для практической организации нало­гового учета на средних и небольших предприятиях.

Для использования на небольших предприятиях система ана­литических регистров налогового учета может быть упрощена: сведена всего к двум аналитическим регистрам налогового учета – регистру доходов и регис­тру расходов. При этом все сложные расчеты (например, расчет учитываемых для налогообложения процентов, расходов на рекламу, представительских рас­ходов, расчеты амортизации, расчеты налогов и прочие расчеты) должны осу­ществляться в отдельных первичных учетных документах налогового учета, а в аналитические регистры налогового учета должна заноситься только конечная информация (дата осуществления операции, наименование операции, сумма операции, вид дохода или расхода и прочее).

Кроме того, согласно статье 313 НК РФ допускается использование в каче­стве аналитических регистров налогового учета регистров бухгалтерского уче­та, которые могут быть дополнены необходимыми реквизитами для целей на­логового учета. Этот вариант ведения налогового учета также интересен предприятиям, имеющим небольшие обороты или простое налогообложение прибыли.

Третий уровень системы налогового учета по налогу на прибыль организаций.

Третьим уровнем налогового учета является расчет налоговой базы по налогу на прибыль. Фактически это уровень налоговой декларации по налогу на при­быль организаций. Согласно статье 315 НК РФ расчет налоговой базы за отчет­ный (налоговый) период составляется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из данных налогового учета нарастающим итогом с начала года.

Расчет налоговой базы по налогу на прибыль в обязательном порядке должен содержать следующие данные:

1) период, за который определяется налоговая база (с начала налогового пе­риода нарастающим итогом);

2) сумму доходов от реализации, полученных в отчетном (налоговом) периоде, в том числе:

• выручка от реализации товаров (работ, услуг) собственного производства, а также выручка от реализации имущества, имущественных прав;

• выручка от реализации ценных бумаг, не обращающихся на организован­ном рынке;

• выручка от реализации покупных товаров;

• выручка от реализации финансовых инструментов срочных сделок, не обра­щающихся на организованном рынке;

• выручка от реализации основных средств;

• выручка от реализации товаров (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств.

3) сумму расходов, произведенных в отчетном (налоговом) периоде, уменьшаю­щих сумму доходов от реализации, в том числе:

расходы на производство и реализацию товаров (работ, услуг) собственного производства, а также расходы. понесенные при реализации имущества, имущественных прав. При этом общая сумма расходов уменьшается на сум­мы остатков незавершенного производства, остатков продукции на складе и продукции отгруженной, но не реализованной на конец отчетного (нало­гового) периода;

• расходы, понесенные при реализации ценных бумаг, не обращающихся на организованном рынке;

• расходы, понесенные при реализации покупных товаров;

• расходы, понесенные при реализации финансовых инструментов срочных сделок, не обращающихся на организованном рынке;

• расходы, связанные с реализацией основных средств;

• расходы, понесенные обслуживающими производствами и хозяйствами при реализации ими товаров (работ, услуг).

4) прибыль (убыток) от реализации, в том числе:

• прибыль от реализации товаров (работ, услуг) собственного производства, а также выручка от реализации имущества, имущественных прав;

• прибыль (убыток) от реализации ценных бумаг, не обращающихся на орга­низованном рынке;

• прибыль (убыток) от реализации покупных товаров;

• прибыль (убыток) от реализации финансовых инструментов срочных сде­лок, не обращающихся на организованном рынке;

• прибыль (убыток) от реализации основных средств;

• прибыль (убыток) от реализации обслуживающих производств и хозяйств.

5) сумму внереализационных доходов;

6) сумму внереализационных расходов;

7) прибыль (убыток) от внереализационных операций;

8) итого налоговая база за отчетный (налоговый) период.

В практике работы предприятий встречается такой способ ведения налого­вого учета, как отражение операций на отдельных, специально открытых для целей налогового учета, субсчетах счетов бухгалтерского учета.

То же самое происходит и для всех остальных счетов бухгалтерского учета, информация которых необходима для целей исчисления налога на прибыль. С одной стороны, такой порядок ведения налогового учет исключает дублирова­ние одних и тех же операций в бухгалтерском и налоговом учете, более поня­тен бухгалтерам, что является положительными моментами, однако, с другой стороны, становится крайне сложно вести аналитические регистры налогового учета, требование о ведении которых содержится в действующем налоговом законодательстве. Кроме того, при такой системе ведения налогового учета по­является большое количество корректировок и дополнительных расчетов, вы­несенных в отдельные документы.

Так как подтверждением данных налогового учета являются аналитические регистры налогового учета, то при рассматриваемой системе ведения налого­вого учета могут возникнут споры с налоговыми органами в которых доказать наличие аналитических налоговых регистров (и соответственно налогового учета по налогу на прибыль организаций) будет трудно, поэтому не рекомендуется использовать в практике хозяйственной деятельности такую систему налогового учета.