Лабораторная работа № 2
Работа со сводными таблицами в Excel
Цель работы: освоить технологию работы со сводными таблицами.
1. Понятие сводной таблицы
Возможность быстрого анализа данных помогает принимать более эффективные деловые решения. Но чаще всего данные, на основе которых принимают решения, имеют очень большой объём. Сводные таблицы – идеальный инструмент для работы с такими данными, так как они упрощают обобщение, анализ, изучение и представление данных. Их можно создавать с помощью всего нескольких действий и быстро настраивать в зависимости от того, как вы хотите отобразить результаты
Сводные таблицы – это инструмент отображения данных в интерактивном виде. Они позволяют перевести строки и колонки с данными исходной таблицы в удобочитаемый презентабельный вид. Вы можете группировать пункты, фильтровать полученные результаты, изменять внешний вид и вставлять специальные формулы, которые будут выполнять новые расчеты.
Сводные таблицы получили такое название от своей возможности интерактивного перетаскивания полей, что позволяет динамически изменять внешний вид сводной таблицы, давая вам совершенно новый ракурс, используя тот же источник данных. При этом исходные данные сами по себе не меняются и не зависят от того, какой вид отображения вы выберете.
Структура (макет) сводной таблицы
Сводная таблица состоит из четырех областей: Фильтры, Колонки, Строки и Значения. В зависимости от того, куда вы разместите данные, внешний вид сводной таблицы будет меняться. Рассмотрим функцию каждой из областей более подробно.
ОБЛАСТЬ ЗНАЧЕНИЙ
В этой области происходят все расчеты исходных данных. Как правило, в это поле перетаскиваются данные, которые необходимо рассчитать.
ОБЛАСТЬ СТРОК
Исходные данные, перенесенные в это поле, размешаются в левой части сводной таблицы и представляют из себя уникальные значения этого поля.
Сюда обычно помещают данные, которые необходимо сгруппировать. ОБЛАСТЬ СТОЛБЦОВ
Область столбцов содержит заголовки, которые находятся в верхней части сводной таблицы.
ОБЛАСТЬ ФИЛЬТРОВ
В верхней части сводной таблицы находится необязательная область фильтров с одним или более полем.
В зависимости от выбора фильтра меняется внешний вид сводной таблицы. Если вы хотите изолировать или, наоборот, сконцентрироваться на конкретных данных, вам необходимо поместить соответствующие поля в эту область.
2. Создание сводной таблицы
Для создания сводной таблицы нам понадобится Таблица-список исходных данных, которая должна удовлетворять определенным условиям. Первая строка таблицы должна содержать заголовки столбцов. Таблица должна содержать: хотя бы один столбец, содержащий повторяющиеся значения, хотя бы один столбец, содержащий числовую информацию, которая будет использоваться для создания промежуточных итогов. В таблице не должно быть пустых строк, столбцов, ячеек.
Создание сводной таблицы рассмотрим на примере.
Пример. Исходная таблица "Отчёт отдела продаж" содержит сведения о результатах продаж отдельными менеджерами – продавцами по различным типам автомобилей.
Рисунок 1.Исходная таблица
Сводная таблица должна содержать сведения о результатах продаж менеджеров – продавцов по всем типам автомобилей (просуммированные).
Установите курсор в любую ячейку диапазона, содержащего исходные данные. На вкладке Вставка в группе Таблицы выберите пункт Сводная таблица.
Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы (Рис. 2).
Рисунок 2. Создание сводной таблицы
В появившемся диалоговом окне Создание сводной таблицы определяем источник данных и место, где мы хотим разместить сводную таблицу.
Опция Использовать внешний источник данных позволяет создать сводную таблицу на основе нескольких исходных таблиц.
Убедитесь в том, что в разделе Выберите данные для анализа переключатель установлен в положение Выбрать таблицу или диапазон, и проверьте диапазон ячеек, содержащий исходные данные, в поле Таблица или диапазон. Excel автоматически определяет диапазон для отчета сводной таблицы, но можно заменить его, указав другой диапазон или имя, определенное для диапазона.
В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы задайте расположение На новый лист.
Щелкаем OK.
Microsoft Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и настроить отчет сводной таблицы (Рис. 3).
Рисунок 3. Макет сводной таблицы и список полей сводной таблицы
В списке с полями для добавления в отчет, ставим галочки напротив основных показателей
Обратите внимание, что если мы ставим галочки напротив полей с текстовыми значениями, excel по умолчанию помещает эти значения в область строк, с числовыми значениями – в область значений.
Можно также выделить имя поля в разделе полей и перетащить его в требуемую область раздела макета.
Размещаем поля в нужные области сводной таблицы (Рис. 4).
Рисунок 4. Готовая сводная таблица и список полей сводной таблицы
Мы построили простую сводную таблицу, в которой отображены показатели продаж-менеджеров-продавцов (Рис. 5).
.
Рисунок 5. Результирующая сводная таблица
Чтобы изменить порядок полей Сводной таблицы щелкните правой кнопкой мыши поле в разделе макета и выберите нужную область или перетащите поле в разделе макета из одной области в другую.
Чтобы удалить поле, выполните в списке полей сводной таблицы одно из указанных ниже действий:
В поле Выберите поля для добавления в отчет снимите флажок поля, которое требуется удалить.
В области макета щелкните поле, которое требуется удалить, и нажмите кнопку Удалить.