42

Система управления базами данных Access

Содержание

2

Лабораторная работа 1. Создание и редактирование базы данных 2

Лабораторная работа 2. Установление связей между таблицами 11

Лабораторная работа 3. Создание и редактирование формы для ввода данных 15

Лабораторная работа 4. Сортировка и фильтрация данных 24

Лабораторная работа 5. Обработка данных с помощью запросов 28

Лабораторная работа 6. Создание и редактирование отчетов 35

Лабораторная работа 1. Создание и редактирование базы данных

Цели работы:

1. Познакомиться с основными понятиями баз данных.

2. Научиться создавать таблицы в разных режимах.

3. Освоить приемы заполнения и редактирования таблиц.

4. Научиться сохранять и загружать базы данных.

Задание 1. Создайте базу данных с именем Агрофирма Колос.

Технология выполнения

1. Запустите приложение Access. В правой части его окна автоматически появится область задач Приступая к работе (рис. 1).

С ее помощью можно открыть уже имеющуюся БД, которая недавно открывалась (область Открыть последнюю базу данных). Если требуемой БД нет в списке недавно открывавшихся, то следует вызвать диалоговое окно Открытие файла базы данных с помощью пункта Другие, а затем найти и выбрать необходимый файл.

Рис. 1. Начало работы с Access

2. Н

   Рис. 2. Область задач Создание файла

   ажмите кнопку Новая база данных, активизируется область задач Новая база данных (рис. 2), в которой укажите имя базы данных – в нашем случае это Агрофирма Колос. После указания имени БД укажите расположение базы данных, нажав на кнопку (появится стандартное диалоговое окно для выбора места сохранения файлов). Затем нажмите кнопку Создать.

После создания новой БД в области объектов появится пустая таблица с именем Таблица1. По умолчанию активен режим таблицы, при переходе в который открывается вкладка Режим таблицы.

Д ля любой таблицы в Access следует задать ключевое поле (первичный ключ), которое позволяет однозначно определить каждую запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для обеспечения уникальности имеющихся в таблице записей.

При создании новой базы данных в режиме таблицы автоматически создается ключевое поле с именем Код (рис. 3).

Рис. 3. Новая таблица и панель работы с таблицами

Задание 2. В режиме таблицы создайте таблицу СотрудникиФирмы, содержащую сведения о сотрудниках. Включите в таблицу поля КодСотрудника (ключевое поле), Фамилия, Имя. Отчество, ДатаРождения. Заполните таблицу сведениями о нескольких сотрудниках.

Технология выполнения

Р ежим таблицы позволяет сразу начать ввод данных в таблицу. Новое поле с именем Поле1 создается автоматически при вводе данных в столбец таблицы Добавить поле (рис. 4). Добавлять, удалять и переименовывать поля таблицы можно с помощью одноименных кнопок вкладки Режим таблицы. Там же можно задать тип и формат данных, которые будут храниться в этих полях.

1. В столбец Добавить поле введите фамилии сотрудников фирмы (рис. 4). Поле Код заполняется автоматически! Переход к следующей строке осуществляется клавишей управления курсором со стрелкой вниз.

К лавиши Enter, Tab и клавиша со стрелкой вправо переводят курсор в соседнюю ячейку.

2. С помощью команды Переименовать из группы Поля и столбцы на вкладке Режим таблицы созданному полю присвойте имя Фамилия, а поле Код переименуйте в КодСотрудника.

A ccess 2007 включает набор встроенных шаблонов полей, позволяющих значительно сократить время, затрачиваемое на создание полей. Шаблон поля – готовый набор характеристик и свойств, которые описывают поле. Также можно использовать существующие поля из других таблиц. Для этого нужно воспользоваться командой Добавить существующие поля из группы Поля и столбцы вкладки Режим таблицы (рис. 3).

3. На вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы щелкните кнопку Новое поле (рис. 3). Появится область Шаблоны полей. Выделите поле Имя из категории Контакты в области Шаблоны полей и перетащите его в нужное место таблицы. В категории Основные поля выполните двойной щелчок на поле Дата и время. Это поле так же появиться в таблице.

4. Переименуйте поле Дата и время в ДатаРождения.

П ри создании таблицы необходимо определить, какого типа данные будут храниться в каждом поле, и в каком формате (можно задавать не для всех типов). Тип и формат данных для каждого поля можно задать в группе Форматирование и тип данных вкладки Режим таблицы (рис. 3).

5. На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных в списке Формат для поля ДатаРождения установите Краткий формат даты.

6. Между столбцами Имя и ДатаРождения вставьте поле Отчество.

Для этого:

• Щелкните заголовок поля ДатаРождения. Вокруг столба ДатаРождения появится цветная рамка.

• На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы нажмите команду Вставить. Слева от выделенного столбца появится новое поле.

• Дважды щелкните имя нового поля. Введите Отчество, а затем нажмите клавишу Enter.

7. В созданную таблицу введите данные о сотрудниках (рис. 4).

Рис. 4. Таблица СотрудникиФирмы

Для поля КодСотрудника по умолчанию выбран тип данных – счетчик, а для полей Фамилия, Имя и Отчество – текстовый.

8. Сохраните таблицу. Для этого щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить или щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и выберите команду Сохранить в контекстном меню или нажмите кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа. В появившемся окне диалога Сохранение введите имя таблицы – СотрудникиФирмы и нажмите кнопку ОК.

Задание 3. В режиме конструктора создайте таблицу СтруктураФирмы, в которой будет представлена информация о ее структурных подразделениях.