3. Локальні нормативі документи в сфері трудових відносин, пов'язанні з організацією та веденням бухгалтерського та податкового обліку.

Вітчизняне законодавство достатньо відповідально ставиться до питань регулювання трудових відносин. Навіть кодекс спеціальний мається — КЗпП. Так само відповідально дотримуватися норм цього Кодексу та інших нормативних документів про працю мають і роботодавці. Однією із запорук дотримання трудових прав та гарантій працівників є належне ведення кадрової документації. Удавана на перший погляд простота ведення такої документації на практиці викликає безліч запитань, пов’язаних із правильним її оформленням. Цей тематичний номер, впевнені, допоможе вам успішно впоратися з можливими проблемами. А конкретно у цьому його розділі ми розповімо про правила складання внутрішніх документів підприємства з питань регулювання трудових відносин.

Штатний розпис

 Для чого він потрібен?

Мінпраці визначає штатний розпис як документ, який встановлює для певного підприємства структуру, штати та посадові оклади працівників (див. лист від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Він застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності підприємства (установи, організації) та містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації.

Відповідно до ч. 3 ст. 64 ГК підприємство самостійно визначає штатний розпис для своїх працівників. Причому його затвердження на підприємстві є обов’язковим (листи Мінпраці від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 та від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Увага! Відсутність на підприємстві штатного розпису вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке посадовим особам роботодавця загрожує адміністративна відповідальність на підставі ч. 1 ст. 41 КпАП: штраф від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.).

На підставі штатного розпису (а також правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій) керівник підприємства приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо: прийняття громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації). У свою чергу, кадрова служба здійснює набір персоналу, оформляє необхідні кадрові документи, у тому числі про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, установлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників і вносить пропозиції з приводу його поліпшення, у встановленому порядку готує інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.

 Порядок складання та затвердження

Проект штатного розпису підприємства готується відділом організації праці та заробітної плати, погоджується з керівниками служб та відділів, а також із заступниками керівника підприємства. Якщо на підприємстві відділ організації праці та заробітної плати не створено, розробку зазначеного документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу) або за рішенням керівника підприємства — на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

Доцільно зазначити, що штатні розписи підприємств розробляються на основі типових або міжгалузевих нормативів чисельності працівників (зрозуміло, якщо такі встановлено). От, наприклад, згідно з вимогами ст. 21 Закону № 375 штатний розпис кожного дитячого закладу оздоровлення та відпочинку державної, комунальної або приватної форми власності встановлюється власником відповідно до Типових штатних нормативів дитячих закладів оздоровлення та відпочинку, затверджених наказом Міністерства України у справах сім’ї, молоді та спорту від 16.04.2009 р. № 1254.

Як правило, штатний розпис спочатку візується керівниками всіх структурних підрозділів, далі підписується керівником кадрової служби та головним бухгалтером, а потім затверджується керівником підприємства.

Штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням) (зразок наказу див. на с. 6). Перший примірник затвердженого штатного розпису зберігається у справі служби документації, а копії надсилаються до відділу кадрів для набору працівників та до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів надсилаються відповідні витяги зі штатного розпису.

Зміни до штатного розпису підприємства вносяться наказами «Про внесення змін до штатного розпису» (приклад такого наказу наведено на с. 6).

Наказ про затвердження штатного розпису, як і всі накази з особового складу, реєструється у книзі реєстрації наказів. Ця книга ведеться працівником кадрової служби, який готує та веде облік наказів з особового складу. Зверніть увагу: книга реєстрації наказів є документом постійного зберігання. Вона має бути пронумерованою, прошнурованою, скріпленою підписом керівника та сургучною печаткою підприємства. Вилучення аркушів із книги та виправлення не допускаються. Записи у книзі мають відповідати наявності наказів. Заповнення граф необхідно виконувати стисло відповідно до змісту наказу.

 Основні правила складання

При складанні штатного розпису необхідно враховувати такі особливості:

1. Затверджених типових або спеціалізованих форм бланків штатного розпису не існує. Ніде не прописані й обов’язкові реквізити, які має містити цей документ. Тому штатний розпис складається в довільній формі. За основу можете взяти наш зразок, наведений на с. 5.

2. При складанні та затвердженні штатного розпису слід мати на увазі, що штатним одиницям (посадовим одиницям, які необхідно мати на підприємстві) присвоюють лише такі назви робіт, посад або професій, які відповідають Класифікатору професій*. Справа в тому, що на підставі штатного розпису, затвердженого керівником підприємства, працівники відділу кадрів уносять записи до трудової книжки. А в п. 2.14 Інструкції № 58 чітко сказано, що записи у трудовій книжці про назву роботи, професію або посаду, на яку прийнято працівника, виконуються для робітників і службовців відповідно до професійних назв робіт, зазначених у Класифікаторі професій. Тому аби запобігти потраплянню до трудової книжки працівника неправильних назв професій, необхідно звіряти їх відповідність Класифікатору професій ще на етапі складання штатного розпису. Чому це так важливо? По-перше, внесення до трудової книжки неправильних даних (зокрема, не зазначених у Класифікаторі професій назв професій) загрожує притягненням до дисциплінарної відповідальності керівника підприємства. А по-друге, у випадках, коли працівник має право на пільгову пенсію (за роботу у шкідливих, небезпечних умовах), якщо найменування посади не відповідає професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій, працівник може втратити право на отримання пенсії на пільгових умовах. Ви ж не бажаєте такої долі собі та своїм працівникам?

3. Штатний розпис слід складати не поіменно, із зазначенням найменувань посад і прізвищ працівників, як це інколи трапляється на підприємствах, а за структурними підрозділами в порядку підпорядкованості, у тому числі враховуючи підлеглість усередині структурного підрозділу(наприклад, голов. бухгалтер — 1, заст. голов. бухгалтера — 1, економіст 1-ї категорії — 2, бухгалтер 2-ї категорії — 4 тощо).

4. До штатного розпису має бути внесено конкретні посади, тобто якщо на підприємстві передбачено наявність як основних працівників, так і сумісників, то відповідна посада також має відображатися у штатному розписі. При цьому у графі «Кількість одиниць» штатним розписом за посадою сумісника може бути передбачено 1 одиницю, а може й 0,5 одиниці. На одну «цілу» одиницю за вказаною посадою можна оформити одного працівника, а можна двох сумісників по 0,5 ставки (окладу). Чинним законодавством не встановлено обмежень щодо оплати праці сумісникам. Тому сумісник може отримувати заробітну плату за результатами своєї праці, тобто за фактично виконану роботу, у розмірі, кратному одній повній ставці, що відповідає цій посаді у штатному розписі. Наприклад, якщо у штатному розписі передбачено посаду прибиральниці з окладом 1000 грн., то за рішенням керівника на роботу за сумісництвом можна прийняти прибиральницю, котра як сумісник за фактично виконану роботу протягом місяця отримуватиме не 500 грн. (половину окладу), а 1000 грн.

Наслідки відсутності

Відсутність на підприємстві (будь-якої форми власності при будь-якій кількості працівників) правил внутрішнього трудового розпорядку спричинює негативні наслідки у вигляді адміністративного штрафу на посадову особу підприємства від 30 до 100 нмдг (нагадаємо, цевід 510 до 1700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КпАП). Штраф накладається на підставі протоколу, складеного Територіальною державною інспекцією з праці.

Крім того, відсутністю документа про ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку під підпис може скористатися несумлінний працівник, який порушує дисципліну праці. На висловлені йому претензії він має право відповісти, що ніхто не ознайомив його з вимогами трудового розпорядку. Натомість наявність таких правил дає переваги роботодавцю, оскільки за їх порушення працівника можна притягти до дисциплінарної відповідальності (наприклад, оголосити догану). А у випадку систематичного невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього правилами ВТР, роботодавець має право навіть звільнити такого працівника на підставі п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП, якщо до нього раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення (більше про підстави для звільнення працівників див на с. 35). У разі звільнення працівника на цій підставі за відсутності правил ВТР або неознайомленні з ними працівника під підпис роботодавець не застрахований від того, що суд не поновить його на роботі.

Зверніть увагу: у деяких галузях народного господарства для окремих категорій працівників замість правил внутрішнього трудового розпорядку діють статути і положення про дисципліну (ст. 142 КЗпП).

 КОЛЕКТИВНИЙ ДОГОВІР

 Чи обов’язково його укладати?

Колективний договір відповідно до ч. 7 ст. 65 ГК має укладатися між власником (або уповноваженим ним органом) і трудовим колективом (або уповноваженим ним органом) на всіх підприємствах, що використовують найману працю. Причому форма власності і господарювання підприємства значення не має (ч. 1 ст. 2 Закону про колдоговори). Цим документом регулюються виробничі, трудові й соціальні відносини трудового колективу з адміністрацією підприємства.

Однак незважаючи на наявність у ГК наведеного вище положення, колективний договір укладається не на всіх підприємствах. Особливо це стосується підприємств малого та середнього бізнесу. Що відносно цього питання думають спеціалісти контролюючих органів? На думку фахівців Мінпраці, підприємства не зобов’язані укладати колективні договори (див. листи Мінпраці від 28.09.2005 р. № 09-444, від 03.10.2005 р. № 7825/0/14-05/015-15). Аргументація їх така, що чиннезаконодавство не встановлює норми обов’язковості укладення таких договорів. Крім того, міжнародними нормами, зокрема Конвенцією № 98, ратифікованою Україною, та Рекомендацією № 91, передбачено укладання колективного договору на добровільних засадах. І те, що необхідність укладання колективного договору визначена ГК, не є перешкодою його неукладання, адже ГКне регулює трудові відносини, а визначає основні засади господарювання в Україні і регулює господарські відносини, що виникають у процесі організації та здійснення господарської діяльності між суб’єктами господарювання, а також між цими суб’єктами та іншими учасниками відносин у сфері господарювання (ст. 1 ГК). До того ж у ст. 8¹ КЗпП говориться: якщо міжнародним договором або міжнародною угодою, в яких бере участь Україна, встановлено інші правила, ніж ті, що їх містить законодавство України про працю, то застосовуються правила міжнародного договору або міжнародної угоди.

Та й відповідальності за відсутність колективного договору діючим законодавствомне передбачено. Але майте на увазі: натрапити на відповідальність роботодавець ризикує у випадкуухилення від участі в переговорах. Так, на осіб, які представляють власників або уповноважені ними органи чи профспілки або інші уповноважені трудовим колективом органи і ухиляються від участі в переговорах щодо укладення, зміни або доповнення колективного договору чи навмисно порушили строк або не забезпечили роботу відповідної комісії у визначені сторонами строки, накладається штраф до 10 нмдг (170 грн.) (ст. 17 Закону про колдоговори, ст. 41¹ КпАП). Вони несуть також дисциплінарну відповідальність аж до звільнення з посади.

Та попри всі ці доводи щодо необов’язковості укладання колективного договору, доцільніше все ж таки його укладати (так вважають і фахівці Мін-праці в іншому своєму листі — від 07.04.2006 р. № 2411/0/14-06/18). Справа в тому, що до колективного договору мають бути включені нормативні положення, якщо в актах законодавства міститься пряме визначення про обов’язковість закріплення цих положень в колективному договорі. Так, приміром, відповідно до ст. 15 Закону про оплату праці шляхом переговорів і на умовах, визначених колективним договором, повинні встановлюватись: форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною, галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами. Подібні вимоги містяться і в Законі про охорону праці, Законі про відпустки та інших актах законодавства. У разі відсутності колективного договору законодавець пропонує альтернативний варіант —погоджувати ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності — з іншим уповноваженими на представництво органом. Так, можна вчинити й у такий спосіб, але пам’ятайте: лише достатньо повний і змістовний колективний договір може забезпечити стабільні відносини між працівниками і роботодавцями, чітко визначаючи права та обов’язки сторін, стати надійною правовою основою для створення належних умов праці, в тому числі оплати праці.

Як додатковий аргумент на користь доцільності укладання колективного договору зазначимо те, що він може стати вам у пригоді при визнанні у податковому обліку витрат на забезпечення працівників лікувально-профілактичним харчуванням, на виплату матеріальної допомоги працівникам тощо, звісно, за умови наявності у колективному договорі відповідних положень, що регулюють ці питання.

ПОСАДОВІ ІНСТРУКЦІЇ

 Функціональне призначення

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай вона уключає стислий виклад основних обов’язків, повноважень і необхідних навичок, що стосуються конкретної посади на підприємстві. Крім того, посадова інструкція покладає відповідальність на працівника підприємства за порушення її положень або перевищення своїх повноважень. Маючи статус нормативного документа, посадові інструкції чітко визначають вимоги до певних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов’язків між працівниками, роблять можливою об’єктивну оцінку діяльності працівника, є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.

Вимоги посадових інструкцій ураховуються при прийомі громадян на роботу, при атестації працівників, залученні їх до дисциплінарної відповідальності в разі невиконання або неналежного виконання обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.

 Особи, які повинні розробляти посадові інструкції

Слід зазначити, що посадова інструкція входить до номенклатурного переліку найменувань уніфікованих форм документів Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98. Цей документ відносить посадову інструкцію до класу організаційно-розпорядчої документації, підклас —документація з організації процесів управління. Тобто посадові інструкції не належать ні до документації з управління кадрами, ні до документації з оцінки трудової діяльності. А це означає, що розробка посадових інструкцій, а також їх реєстрація та зберігання не відносяться до функцій кадрової служби підприємства.

Іншим підтвердженням неправомірності покладання обов’язків зі складання посадових інструкцій на кадрову службу є відсутність таких обов’язків у кваліфікаційних характеристиках професій працівників цієї служби: директора з кадрових питань та побуту; менеджера (управителя) з персоналу; інспектора з кадрів (див. Довідник кваліфікаційних характеристик професій. Випуск 1. Розділ 1).

Тож якщо не кадровик, то хто? Насправді посадові інструкції працівникам розробляє керівник структурного підрозділу або уповноважена ним особа. Тільки керівник може визначити, які завдання повинен вирішувати співробітник для досягнення цілей, що стоять перед підрозділом і підприємством у цілому. Конкретні обов’язки може визначити й сам співробітник, який їх уже виконує або виконуватиме. Розробку окремих пунктів доцільно доручити підрозділам, які контролюють дотримання вимог законодавства про охорону праці, пожежної безпеки, екології. Такий підхід дозволить співробітнику зосередити увагу на поставлених перед ним завданнях, чітко й однозначно сформулювати та з’ясувати коло обов’язків і надані повноваження, усвідомити свою відповідальність, визначитися у взаємозв’язках зі співробітниками свого та інших підрозділів, побачити проблеми та недоліки в організації роботи й отримати можливість її вдосконалення.

Методичне керівництво і контроль правильності оформлення посадових інструкцій, своєчасності їх затвердження та внесення змін здійснює підрозділ, до функцій якого входить організація процесів управління (наприклад, відділ з організації праці та заробітної плати).

Згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій організовує роботу зі складання положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій працівникам, забезпечує внесення до них необхідних змін інженер з організації управління виробництвом. Він забезпечує розробника посадової інструкції необхідними нормативними документами, локальними документами підприємства — положеннями, методичними рекомендаціями, посадовими інструкціями працівників цього та інших підрозділів тощо; консультує з питань оформлення, погодження тощо; організовує затвердження, реєстрацію, копіювання та зберігання документів; розробляє посадові інструкції керівникам підприємства.