1.12. Учетные регистры

Учетные регистры – документы для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними. Они классифицируются (разделяются) по внешнему виду, по объему содержания операций, по назначению (характеру записей) и по строению (форме).

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы:

• бухгалтерские книги – вид учетных регистров синтетического (Главная книга, книга "Журнал-Главная") и аналитического учета (книги учета основных средств, затрат производства, реализации продукции и др.). Представляют собой сброшюрованные и пронумерованные одноформатные листы бумаги, заверенные подписью главного бухгалтера и име­ющие двустороннее строение: одна сторона для дебетовых, другая – для кредитовых записей;

• карточки – отдельные листы (бланки), разграфленные для нужд учета, изготовленные из картона или бумаги определенного размера, что дает возможность организовать картотеки. При этом разделителями карточки разбиваются на разделы с соответствующими указателями (индикаторами) для обеспечения быстроты нахождения в картотеке требующейся карточки. В карточках обычно ведут аналитический учет. Они очень удобны для копировальных записей и группировок учетных данных. В зависимости от формы и назначения карточки бывают контокоррентные (предназначены для учета таких объектов, показатели которых дают в общей сумме, например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами и других расчетов), многографные (применяются для учета объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям и т.д.), инвентарные (для учета объектов основных средств), количественно-суммового учета (для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме; в них указываются: дата и номер бухгалтерской проводки, содержание записи, приход, расход и остаток по количеству и сумме), складского учета (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах).

• свободные листы – применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал).

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные:

• хронологические регистры используют для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. Виды хронологического регистра: регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций, книги покупок и продаж;

• систематические регистры – регистры, в которых документы регистрируются в определенной системе (группировке); они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций (например, инвентаризациионная опись ценностей) и подразделяются на систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета;

• комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов в хронологическом порядке.

По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические:

• в синтетических регистрах записи ведутся только в денежном выражении с указанием, кроме бухгалтерской проводки, также даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и журналы-ордера;

• аналитические регистры (карточки, книги, ведомости) используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценностей используются денежные и натуральные измерители.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры – это регистры с объединением отдельных граф дебетовых и кредитовых записей (карточки для учета расчетов, материальных ценностей и других операций).

Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правиль­ности разноски. По окончании месяца по каждой странице учет­ных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем состав­ления оборотных ведомостей или другим способом.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бух­галтерской отчетности является коммерческой тайной.

После утверждения годового отчета учетные регистры группиру­ют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета

В бухгалтерской практике применяются три способа исправления ошибок.

1. Корректурный способ применяется, когда ошибка обна­ружена сразу путем зачеркивания одной чертой. Написание сверху или справа правильной циф­ры. Рядом ставится подпись исправителя и дата. Может быть оформлена бухгалтерская справка. В денежных документах исправления не допус­каются!

2. Способ дополнительной проводки применяется, если проводка составлена правильно, а сумма ука­зана меньше фактической и отражена она во мно­гих регистрах.

Исправляется ошибка путем составления бухгалтер­ской справки, где указывается также и бухгалтер­ская проводка на разницу.

3. Способ красного сторно (сторнировочная запись, запись красным) — «отрицательные записи», «уменьшение, снятие». Если проводка составлена неправильно, она исправляется путем составления той же проводки с указанием той же суммы — сторнировочной записью или красным, т.е. сумма подлежит вычитанию. Затем составляется пра­вильная бухгалтерская проводка, оформляется бухгалтерская справка.

Пример. Произошла хозяйственная операция: по­лучены деньги в кассу 20000 руб. с расчетного счета.

1. Бухгалтер составил проводку: Д-т 60 К-т 51 — 20 000 руб.

Сторнировочная запись: Д-т 60 К-т 51 — 20 000 руб,

Правильная проводка: Д-т 50 К-т 51 — 20 000 руб,

2. Бухгалтер составил проводку: Д-т 50 К-т 51 — 250 000 руб.

А. Сторнировочная запись: Д-т 50 К-т 51 – 230 000 руб.

Б. Сторнировочная запись: Д-т 50 К-т 51 — 250 000 руб.

Правильная проводка: Д-т 50 К-т 51 — 20 000 руб.

Красным сторно пользуются также при отражении экономии.